2.2.1. Kế toán tạm ứng
2.2.1.1. Khái niệm
Là một khoản tiền hoặc vật tƣ do doanh nghiệp giao cho ngƣời nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó đƣợc phê duyệt. Nhƣời nhận tạm ứng phải là ngƣời lao động làm việc tại doanh nghiệp.
2.2.1.2. Chứng từ sử dụng - Giấy đề nghị tạm ứng - Phiếu chi - Phiếu thu - Bảng thanh toán tạm ứng 2.2.1.3. Tài khoản sử dụng TK 141 “Tạm ứng” Kết cấu tài khoản 141
- Các khoản tiền, vật tƣ đã tạm ứng cho ngƣời lao động của doanh nghiệp.
- Các khoản tạm ứng đã đƣợc thanh toán.
- Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lƣơng.
- Các khoản vật tƣ sử dụng không hết nhập lại kho.
Số dƣ nằm bên Nợ
2.2.1.4. Sơ đồ kế toán
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán tài khoản 141
2.2.1.5. Sổ sách kế toán
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ (S02b-DN) - Chứng từ ghi sổ (S02a- DN)
- Sổ cái TK 141 (S02c1-DN)
- Sổ chi tiết các tài khoản TK 141 (S38-DN)
2.2.2. Kế toán nợ phải thu khách hàng 2.2.2.1. Khái niệm 2.2.2.1. Khái niệm
Khoản phải thu khách hàng là giá trị thanh toán của các loại vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ,… mà khách hàng đã nhận đƣợc của doanh nghiệp nhƣng chƣa thanh toán tiền hàng.
2.2.2.2. Chứng từ sử dụng 152,153 152, 153, 241, 152,153 152, 153, 241, 331,642 Tạm ứng vật liệu, dụng cụ Thanh toán tạm ứng 111, 112 Tạm ứng bằng tiền 111 Khoản tạm ứng chi không biết 334 Khoản tạm ứng chi không hết trừ vào lƣơng
111
Nếu số đã nộp tạm ứng không phải chi thêm
TK 141
- Hóa đơn bán hàng - Hợp đồng mua bán - Phiếu thu
- Biên bảng kiểm kê hàng - Chứng từ có liên quan khác
2.2.2.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng 131 “Phải thu khách hàng”
TK này có số dƣ nằm bên Có Số tiền phải thu của khách
hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tƣ, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tƣ tài chính:
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trƣờng hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Số tiền khách hàng đã trả nợ: - Số tiền đã nhận ứng trƣớc, trả trƣớc của khác hàng:
- Khoảng giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng có khiếu nại:
- Doanh thu của số hàng đã bán bị ngƣời mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT).
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại cho ngƣời mua.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trƣờng hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
2.2.2.4. Sơ đồ hạch toán Nợ TK 131 Có Nợ TK 131 Có 511,515 Doanh thu chƣa thu tiền 3331 1 Thuế GTGT (nếu có) 711 111,112 Các khoản chi hộ khác hàng 413
Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh giá các khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ
635 Chiết khấu thanh toán
521 Chiết khấu thƣơng mại, giảm giá, hàng bị trả lại 33311 Thuế GTGT ( nếu có) Tổng phải thanh toán Thu nhập do thanh lý, nhƣợng bán TSCĐ chƣa thu tiền Tổng số tiền KH phải thanh toán Khách hàng ứng trƣớc hoặc thanh toán tiền
111,112,113 331 Bù trừ nợ 2293,642 152,153,156,611 Nợ khó đòi xử lý xóa sổ KH thanh toán nợ bằng hàng tồn kho 133 Thuế GTGT (Nếu có)
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán TK - 131 2.2.1.5. Sổ sách kế toán - Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ (S02b-DN) - Chứng từ ghi sổ (S02a- DN) - Sổ cái TK 131 (S02c1-DN)
- Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua TK 131 (S31- DN).
2.3. Báo cáo tài chính
Tài khoản 111,112,141,131 đƣợc tổng hợp lên Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ (B03-DN) và Bảng cân đối kế toán (B01-DN).
2.3.1. Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
- Tiền thu tƣ̀ bán hàng, cung cấp di ̣ch vu ̣ và doanh thu khác (Mã số 01) Chỉ tiêu này đƣợc lập căn cứ vào tổng số tiền đã thu (tổng giá thanh toán) trong kỳ do bán hàng hóa , thành phẩm , cung cấp di ̣ch vụ, tiền bản quyền, phí, hoa hồng và các khoản doanh thu khác (nhƣ bán chƣ́ng khoán kinh doanh), kể cả các khoản tiền đã thu tƣ̀ các khoản nợ phải thu liên quan đến các giao di ̣ch bán hàng hoá , cung cấp di ̣ch vu ̣ và doanh thu k hác phát sinh từ các kỳ trƣớc nhƣng kỳ này mới thu đƣợc tiền và số tiền ứng trƣớc của ngƣời mua hàng hoá, dịch vụ.
Chỉ tiêu này không bao gồm các khoản tiền thu từ thanh lý , nhƣơ ̣ng bán TSCĐ, BĐSĐT, tiền thu hồi các khoản cho vay, góp vốn đầu tƣ vào đơn vị khác, cổ tƣ́c và lợi nhuâ ̣n đƣợc chia và các khoản tiền thu khác đƣợc phân loa ̣i là luồng tiền từ hoạt động đầu tƣ; Các khoản tiền thu đƣợc do đi vay, nhâ ̣n vốn góp của chủ sở hữu đƣợc phân loa ̣i là luồng tiền tƣ̀ hoa ̣t đô ̣ng tài chính.
Số liê ̣u để ghi vào chỉ tiêu này đƣợc lấy tƣ̀ sổ kế toán các TK 111, 112 (phần thu tiền), sổ kế toán các tài khoản phải thu (chi tiết tiền thu tƣ̀ bán hàng , cung cấp di ̣ch vu ̣ chuyển trả ngay các khoản nợ phải trả), sau khi đối chiếu với sổ kế toán các TK 511, 131 (chi tiết các khoản doanh thu bán hàng, cung cấp di ̣ch vu ̣ thu tiền ngay, số tiền thu hồi các khoản phải thu hoă ̣c thu tiền ƣ́ng trƣớc trong kỳ) hoă ̣c các TK 515, 121 (chi tiết số tiền thu tƣ̀ bán chƣ́ng khoán kinh doanh).
Chỉ tiêu này đƣợc lập căn cứ vào tổng số tiền đã trả trong kỳ do mua hàng hóa , dịch vụ , thanh toán các khoản chi phí phu ̣c vu ̣ cho sản xuất , kinh doanh, kể cả số tiền chi mua chƣ́ng khoán kinh doanh và số tiền đã thanh toán các khoản nợ phải trả hoặc ứng trƣớc cho ngƣời bán hàng hóa , cung cấp di ̣ch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Chỉ tiêu này không bao gồm các khoản tiền chi để mua sắm , xây dƣ̣ng TSCĐ, BĐSĐT, XDCB (kể cả chi mua N VL để sƣ̉ du ̣ng cho XDCB ), tiền chi cho vay , góp vốn đầu tƣ vào đơn vị khác , và các khoản tiền chi khác đƣợc phân loa ̣i là luồng tiền tƣ̀ hoa ̣t đô ̣ng đầu tƣ ; Các khoản tiền chi trả nợ gốc vay , trả lại vốn góp cho chủ sở hữu , cổ tƣ́c và lợi nhuâ ̣n đã trả cho chủ sở hƣ̃u đƣợc phân loa ̣i là luồng tiền tƣ̀ hoa ̣t đô ̣ng tài chính.
Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này đƣợc lấy tƣ̀ sổ kế toán các TK 111, 112 (phần chi tiền), sổ kế toán các tài khoản phải thu và đi vay (chi tiết tiền đi vay nhâ ̣n đƣợc hoă ̣c thu nợ phải thu chuyển trả ngay các khoản nợ phải trả), sau khi đối chiếu với sổ kế toán các TK 331, các TK phản ánh hàng tồn kho . Chỉ tiêu này đƣợc ghi bằng số âm dƣới hình thƣ́c ghi trong ngoă ̣c đơn ( …).
- Tiền chi trả cho ngƣời lao đô ̣ng (Mã số 03)
Chỉ tiêu này đƣợc lập că n cƣ́ vào tổng số tiền đã trả cho ngƣời lao đô ̣ng trong kỳ báo cáo về tiền lƣơng , tiền công , phụ cấp , tiền thƣởng... do doanh nghiê ̣p đã thanh toán hoă ̣c ta ̣m ƣ́ng.
Số liê ̣u để ghi vào chỉ tiêu này đƣợc lấy tƣ̀ sổ kế toán các TK 111, 112 (chi tiết tiền trả cho ngƣời lao đô ̣ng ), sau khi đối chiếu với sổ kế toán TK 334 (chi tiết số đã trả bằng tiền ) trong kỳ báo cáo . Chỉ tiêu này đƣợc ghi bằng số âm dƣới hình thƣ́c ghi trong ngoă ̣c đơn (…).
- Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh (Mã số 06)
Chỉ tiêu này đƣợc lập căn cứ vào tổng số tiền đã thu từ các khoản khác từ hoạt động kinh doanh , ngoài khoản tiền thu đƣợc phản ánh ở Mã số 01, nhƣ: Tiền thu tƣ̀ khoản thu nhâ ̣p khác (tiền thu về đƣợc bồi thƣờng , đƣợc pha ̣t, tiền thƣởng và các khoản tiền thu khác ...); Tiền đã thu do đƣợc hoàn thuế ; Tiền thu đƣơ ̣c do nhâ ̣n ký quỹ, ký cƣợc; Tiền thu hồi các khoản đƣa đi ký cƣợc, ký quỹ; Tiền thu tƣ̀ nguồ n kinh phí sƣ̣ nghiê ̣p , dƣ̣ án (nếu có); Tiền đƣợc các tổ chƣ́c , cá nhân bên ngoài thƣởng, hỗ trơ ̣; Tiền nhâ ̣n đƣợc ghi tăng các quỹ do cấp trên cấp hoă ̣c cấp dƣới nô ̣p...
Số liê ̣u để ghi vào chỉ tiêu này lấy tƣ̀ sổ kế toán cá c TK 111, 112 sau khi đối chiếu với sổ kế toán các TK 711, 133, 141, 244 và sổ kế toán các tài khoản khác có liên quan trong kỳ báo cáo.
- Tiền chi khác cho hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh (Mã số 07)
Chỉ tiêu này đƣợc lập căn cứ vào tổ ng số tiền đã chi cho các khoản khác , ngoài các khoản tiền chi liên quan đến hoạt động sản xuất , kinh doanh trong kỳ báo cáo đƣợc phản ánh ở Mã số 02, 03, 04, 05, nhƣ: Tiền chi bồi thƣờng, bị phạt và các khoản chi phí khá c; Tiền nô ̣p các loa ̣i thuế (không bao gồm thuế TNDN); Tiền nộp các loa ̣i phí , lê ̣ phí , tiền thuê đất ; Tiền nô ̣p các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ; Tiền chi đƣa đi ký cƣơ ̣c , ký quỹ; Tiền trả la ̣i các khoản nhận ký cƣợc , ký quỹ, tiền chi trƣ̣c tiếp bằng nguồn dƣ̣ phòng phải trả; Tiền chi trƣ̣c tiếp tƣ̀ quỹ khen thƣởng , phúc lợi; Quỹ phát triển khoa học và công nghệ ; Tiền chi trƣ̣c tiếp tƣ̀ các quỹ khác thuô ̣c vốn chủ sở hƣ̃u ; Tiền chi trƣ̣c tiếp tƣ̀ nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dƣ̣ án,…
Số liê ̣u để ghi vào chỉ tiêu này lấy tƣ̀ sổ kế toán các TK 111, 112, 113 trong kỳ báo cáo , sau khi đối chiếu với sổ kế toán các TK 811, 161, 244, 333, 338, 344, 352, 353, 356 và các Tài khoản liên quan khác . Chỉ tiêu này đƣợc ghi bằng số âm dƣới hình thƣ́c ghi trong ngoă ̣c đơn (…).
2.3.2. Bảng cân đối kế toán
- Tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền (Mã số 110)
Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ số tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền hiê ̣n có của doanh nghiê ̣p ta ̣i thời điểm báo cáo , gồm: Tiền mă ̣t ta ̣i quỹ , tiền gƣ̉i ngân hàng (không kỳ ha ̣n ), tiền đang chuyển và các khoản tƣơng đƣơng tiền của doanh nghiê ̣p. Mã số 110 = Mã số 111
-Phải thu ngắn hạn của khách hàng (Mã số 131)
Chỉ tiêu này phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng có kỳ hạn thu hồi còn la ̣i không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thƣờng ta ̣i thời điểm báo cáo . Số liê ̣u để ghi vào chỉ tiêu này căn cƣ́ vào tổng số dƣ Nơ ̣ chi tiết của Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” mở theo tƣ̀ng khách hàng.
- Phải thu ngắn hạn khác (Mã số 136)
Chỉ tiêu này phản ánh các khoản phải thu khác có kỳ hạn thu hồi còn lại không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thƣờng tại thời điểm báo cáo, nhƣ: Phải thu về các khoản đã chi hộ , tiền lãi, cổ tƣ́c đƣợc chia,
các khoản tạm ứng , cầm cố, ký cƣợc, ký quỹ, cho mƣơ ̣n ta ̣m thời…mà doanh nghiê ̣p đƣợc quyền thu hồi không quá 12 tháng. Số liê ̣u để ghi vào chỉ tiêu này là số dƣ Nợ chi tiết của các Tài khoản: TK 1385, TK1388, TK334, TK338, TK 141, TK 244.
2.4. Các nhân tố tác động đến hiệu quả kế toán vốn bằng tiền, các khoản phải thu. phải thu.
2.4.1. Lƣợc khảo tài liệu các nhân tố tác động
Những nghiên cứu có liên quan đến các nhân tố tác động đến hiệu quả công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu:
2.4.1.1. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa
Tổ Chức Công Tác Kế Toán Doanh Nghiệp - Trƣờng đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh - Khoa kế toán - kiểm toán. Bộ môn hệ thống thông tin kế toán - Nhà xuất bản Phƣơng Đông. Trong Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tác giả còn chia những nhân tố sau:
a)Xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho doanh nghiệp
a.1) Xác định nhu cầu thông tin: Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng nhu cầu thông tin trung thực, hợp lý dáng tin cậy cho đối tƣợng sử dụng thông tin. Do đó khi tiến hành tổ chức công tác kế toán việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng.Xác định nhu cầu thông tin của doanh nghiệp làm sơ sở cho việc xác định các đối tƣợng kế toán trong doanh nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán và vận dụng các phƣơng pháp kế toán phù hợp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán. a.2) Xây dựng danh mục đối tƣợng kế toán: Đối tƣợng kế toán là tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Các đối tƣợng kế toán đƣợc xác định dựa trên yêu cầu thông tin đƣợc cung cấp, bên cạnh đó cần xác định các đối tƣợng quản lý chi tiết có liên quan.
a.3) Tổ chức chứng từ kế toán:Khi các đối tƣợng kế toán có các biến
động tăng giảm cần phải có phƣơng pháp và cách thứctheo dõi ghi chép các biến động. Chứng từ kế toán là giấy tờ và vật mang tín phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán (Khoản, Điều 4- Luật Kế toán).
Căn cứ hệ thống chứng từ đã xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp, các yếu tố trong chứng từ phải đƣợc thể hiện đầy đủ sau đó sẽ phân loại chứng từ và tạo điều kiện tốt cho việc ghi sổ kế toán.
a.4) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:Vận dụng hình thức kế toán
tuân thủ chế độ sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm quản lý doanh nghiệp.
a.5) Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán: Việc vận dụng các
hình thức kế toán cần tuân thủ chế độ sổ sách kế toán và phải phù hợp với các đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Khi tiến hành tooe chức kế toán trong điều kiện tin học hóa, sổ sách là các kết quả cuối cùng do phần mềm kế toán in ra, do đó cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức cuae sổ sách kế toán theo quy định của chế độ kế toán.
a.6) Các chính sách kế toán khác: Trong điều kiện tin học hóa công tác
kế toán, các chính sách, phƣơng pháp kế toán cần đƣợc trình bày đầy đủ, rõ ràng nhằm thuận tiện cho việc đánh giá, lựa chọn phần mềm hoặc viết chƣơng trình kế toán. Các chính sách bao gồm: Phƣơng pháp kê khai hàng tồn kho; phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho; phƣơng pháp tính giá TSCĐ; Phƣơng pháp hạch toán ngoại tệ.
a.7) Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán và cung cấp thông tin kế toán:Căn cứ vào yêu cầu thông tin để xác định các báo cáo kế toán cần cung
cấp. Báo cáo kế toán gồm tất cả các hình thức cung cấp thông tin kế toán có thể ở dạng giấy hoặc kết xuất dạng files Execl, PDF,… Thông tin mà hệ thống kế toán báo cáo có thể nằm trong các sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo tài chính hay các báo nội bộ.
Ngoài hệ thống sổ sách theo quy định thì doanh nghiệp cần rất nhiều biểu mẫu khác để phục vụ cho nhu cầu thông tin. Do đó tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, cần căn cứ nhu cầu thông tin thiết kế chi tiết các báo báo kế toán cần thiết đặc biệt là các báo cáo quản trị phục vụ nội bộ doanh nghiệp. Bên cạnh đó hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp còn là căn cứ quan trọng khi đánh giá, lựa chọn phần mềm kế toán.
b) Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là công việc quan trọng khi tiến hành tổ chức