3.1.2.1. Lĩnh vực hoạt động
Lĩnh vực kinh doanh gồm có xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và khí hóa lỏng, kinh doanh kho, cảng, vận tải xăng dầu,ao lƣờng, vật tƣ, thiết bị phục vụ ngành xăng dầu,….
Các sản phẩm chính nhƣ:
- Xăng gồm 2 loại: RON 92, RON 95 - Dầu nhờn Petrolimex
- Gas Petrolimex,…
3.1.2.2. Thuận lợi
- Với 21 cửa hàng nằm rộng khắp tỉnh Hậu Giang thuận tiện cho việc mua bán cũng nhƣ việc bố trí các phƣơng tiện vận chuyển xăng dầu đƣờng bộ lẫn đƣờng thủy.
- Là thành viên của Công ty TNHH MTV xăng dầu Tây Nam Bộ mà Công ty TNHH MTV xăng dầu Tây Nam Bộ lại là thành viên của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nên chất lƣợng và sản lƣợng xăng dầu luôn đƣợc đảm bảo an toàn tuyệt đối.
- Công ty luôn có những đội ngũ nhân viên nhiệt trình và giàu kinh nghiệm chuyên môn.
3.1.2.3. Khó khăn
- Tình hình giá xăng dầu của thế giới thƣờng xuyên xảy ra biến động nên cũng ảnh hƣởng đến tình hình xăng dầu của Công ty.
- Xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh.
- Sự quản lý của nhà nƣớc còn nhiều yếu kém đối với lĩnh vực kinh doanh xăng dầu nên đã tạo nên thị trƣờng kinh doanh không lành mạnh.
3.1.2.4. Phƣơng hƣớng phát triển
- Không ngừng đổi mới, tăng cƣờng cạnh tranh, giữ vững thị phần xăng dầu trên địa bàn Petrolimex phân công.
- Đẩy mạnh phát triển mạng lƣới bán lẻ, không ngừng tăng sản lƣợng xằng dầu bán ra, nâng cao năng suất lao động, khai thác tối đa giá trị gia tăng cửa hàng xăng dầu nhằm nâng cáo hiệu quả kinh doanh, khẳng định giá trị thƣơng hiệu và uy tính của Petrolimex.
- Đảm bảo an toàn về con ngƣời và tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần bảo đảm an ninh trật tự xã hội và bảo vệ môi trƣờng xanh - sạch - đẹp.
- Phấn đấu kinh doanh hiệu quả ngày càng cao, bảo đảm an toàn về tài chính, tiếp tục duy trì nộp ngân sách đầy đủ và đúng hạn.
- Xây dựng đội ngũ lao động với trình độ nghiệp vụ ngày càng cao và gắn bó mật thiết với Doanh nghiệp, luôn nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao
với tình yêu công việc, gắn kết quả lao động sản xuất kinh doanh, sự đóng góp của cá nhân với thu nhập lƣơng thƣởng và các hình thức tôn vinh khác.
- Đẩy mạnh kinh doanh hàng hóa/dịch vụ Petrolimex (Dầu nhờn Petrolimex, Gas Petrolimex, Sơn Petrolimex,…) và các dịch vụ khác trên cơ sở tận dụng các nguồn lực có sẵn, vừa góp phần đảm bảo công ăn việc làm, gia tăng thu nhập, vừa góp phần phát triển các Doanh nghiệp trong màu cờ sắc áo Pretrolimex, hƣởng ứng cuộc vận động “Ngƣời Việt Nam ƣu tiên dùng hàng Việt Nam”.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức Chi nhánh
Nguồn: Phòng kế toán chi nhánh xăng dầu Hậu Giang
Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Chi nhánh
3.1.3.1. Giám đốc
- Là ngƣời điều hành và quyết định mọi hoạt động hằng này của chi nhánh. - Xây dựng và quản lý việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và chính sách kinh doanh của Công ty, đảm bảo hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
- Nghiên cứu tiếp thị, xây dựng chiến lƣợc tiếp thị, quảng cáo và khuyến mãi, phục vụ hoạt động kinh doanh trong phạm vi kinh doanh.
- Theo dõi tình hình kinh doanh và tài chính tại chi nhánh, báo cáo kịp thời về Công ty.
- Quản lý toàn bộ nhân viên, thực hiện toàn quyền với nhân viên chi nhánh theo chính sách thủ tục nhân sự công ty.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH
- Ký duyệt Hợp đồng kinh tế.
- Ký duyệt các khoản chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh theo kế hoạch đã đƣợc Tổng Giám đốc phê duyệt trên cơ sở bảo đảm hợp lý và hiệu quả kinh tế.
- Ký các văn bản trong phạm vi quản lý của Chi nhánh…
3.1.3.2. Phó giám đốc
- Thay mặt Giám đốc giải quyết những công việc theo giấy ủy quyền của Giám đốc và phải báo cáo lại những việc đã giải quyết với Giám đốc.
- Chủ động tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ đƣợc phân công và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
3.1.3.3. Phòng kế toán
- Thực hiện các công việc về nghiệp vụ chuyên môn kế toán theo đúng quy định của Nhà nƣớc về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán,…
- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Chi nhánh dƣới mọi hình thức và cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan.
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu, tình hình luân chuyển sử dụng vốn, tài sản của chi nhánh.
- Kiểm tra và ký duyệt các khoản thu, chi, thanh toán… phát hiện và ngăn chặn các khoản lãng phí, sai pham quy định tại Chi nhánh.
- Cung cấp số liệu và các báo cáo cho Ban Giám đốc cũng nhƣ các cơ quan, bộ phận có thẩm quyền khác.
3.1.3.4. Phòng kinh doanh
- Thực hiện các hoạt động tiếp thị - bán hàng tới khách hàng và khách hàng tiềm năng của Công ty nhằm đạt mục tiêu về Doanh số, thị phần…
- Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phòng để hoàn thành công việc đã đƣợc phê duyệt
- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo qui định của Chi nhánh theo yêu cầu của Ban điều hành.
- Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực phòng, đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Chi nhánh. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành.
3.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán 3.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 3.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng kế toán chi nhánh xăng dầu Hậu Giang
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Chi nhánh
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
- Trƣởng phòng kế toán:
+ Chụi trách nhiệm về mọi hoạt động vủa bộ phân kế toán.
+ Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận kế toán. + Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên trong bộ phận.
+ Tham mƣu cho Giám đốc trong công tác kiểm soát hoạt động của chi nhánh,…
- Kế toán tổng hợp: thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán, chứng từ
có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để làm cơ sở lập các báo cáo cuối tháng, quý, năm.
- Kế toán công nợ: kiểm tra và theo dõi các khoản công nợ: phải thu,
phải trả,… Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi các khoản công nợ khó đồi, nợ quá hạn…
- Kế toán thanh toán:
+ Tiến hành hạch toán các bút toán có liên quan đến việc thu, chi tiền gửi, tiền mặt. Phản ánh kip thời các khoản thu, chi bằng tiền. Tiến hành kiểm tra,
TRƢỞNG PHÒNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN THUẾ THỦ QUỸ
đối chiếu số liệu thƣờng xuyên với thủ quỹ để có thể đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.
+ Thực hiện các giao dịch với ngân hàng nhƣ việc chuyển tiền, rút tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng.
+ Lập các báo cáo, sổ sách tồn quỹ cuối kỳ cho Giám đốc. - Kế toán thuế:
+ Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh.
+ Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra của từng cơ sở.
+ Theo dõi tình hình giao nhận hóa đơn tại các cửa hàng.
+ Cuối tháng: kế toán thuế làm các báo cáo thuế để làm cơ sở lập báo cáo quý, cuối năm quyết toán thuế TNDN, TNCN cho Chi nhánh
- Thủ quỹ: thực hiện thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy định của
công ty, tự động kiểm tra đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp, đảm bảo số dƣ tồn quỹ phục vụ kinh doanh và chi trả lƣơng cho nhân viên bằng việc thông báo kịp thời số dƣ tồn quỹ cho kế toán tổng hợp. Cuối tháng phải tính số dƣ và lập bảng kiểm kê quỹ.
3.1.4.2. Tổ chức chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán
- Tổ chức chứng từ Công ty áp dụng chứng từ kế toán theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ do Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam cấp theo quy định của Bộ tài chính.
Do mạng lƣới kinh doanh Chi nhánh phân bổ nhiều nơi khác nhau trong khu vực Hậu Giang nên để tổ chức công tác kế toán tốt Chi nhánh đã áp dụng hình thức kế toán là kế toán máy bằng phần mềm SAP EPR. Công ty sử dụng hình thức kế toán máy đƣợc thiết kế theo hình thức Chứng từ ghi sổ, nhƣng trình tự ghi sổ kế toán không hoàn toàn giống với trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nhƣng mà đã đƣợc đƣợc sửa lại nhƣ Hình:3.3. Đặc trƣng cơ bản của hình thức là các nghiệp vụ phát sinh đều đƣợc phản ánh vào các chứng từ gốc, sau đó các chứng từ gốc đƣợc phân loại, tổng hợp. Theo hình thức này các sổ kế toán bao gồm:
+ Sổ chứng từ kế toán là cách đặt tên của sổ chi tiết tài khoản. Sổ này dùng để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các tài khoản chi tiết.
+ Sổ cái tổng hợp là cách đặt tên của Sổ cái theo hình thức chứng từ ghi sổ. Sổ này dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế toán cũng nhƣ tình hình hoạt động Chi nhánh ở dạng tổng quát.
Nguồn: Phòng kế toán chi nhánh xăng dầu Hậu Giang
Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán
Ghi chú:
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm trả
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm ghi sổ. Căn cứ vào Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào Sổ Cái tổng hợp. Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi vào sổ chứng từ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ chứng từ kế toán Sổ cái tổng hợp Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết
vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ Cái tổng hợp lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái tổng hợp và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính.
3.1.4.3. Chính sách, chế độ kế toán, chuẩn mực
Chính sách kế toán:
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 - Đơn vị sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc
- Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc. - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên
- Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định: Phƣơng pháp đƣờng thẳng. - Nộp thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Phƣơng pháp lập dự phòng giảm giá đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn: việc trích lập dự phòng đƣợc thực hiện theo quy định tại thông tƣ 228/2009/TT - BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài Chính.
Chế độ kế toán: Hệ thống kế toán Việt Nam và Chuẩn mực kế toán Việt Nam. Thực hiện các quy định kế toán theo Luật kế toán và chế độ kế toán theo thông tƣ 200/2014/TT - BTC, Chuẩn mực kế toán: Tuân theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
3.1.4.4. Tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán của công ty đƣợc diễn ra thƣờng kỳ.
- Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các chứng từ, nội dung chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trƣớc khi ghi sổ các chứng từ.
- Kiểm tra tình hình chấp hành các nguyên tắc, chế độ, thủ tục kế toán trên sổ sách và trên các báo cáo kế toán nhƣ: Kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản, hình thức ghi sổ sách kế toán,…
- Kiểm tra bộ máy kế toán: Kiểm tra việc phân công công việc cũng nhƣ chức vụ của các thành viên trong bộ máy kế toán từ đó kịp thời giúp Kế toán
trƣởng thay đổi những yếu tố hạn trong bộ máy kế toán để đảm bảo đƣợc chất lƣợng công việc mà nhà quản lý đề ra.
3.2. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty TNHH MTV xăng dầu Tây Nam Bộ-CN xăng dầu Hậu Giang TNHH MTV xăng dầu Tây Nam Bộ-CN xăng dầu Hậu Giang
3.2.1. Kế toán vốn bằng tiền 3.2.1.1. Kế toán tiền mặt 3.2.1.1. Kế toán tiền mặt a) Quy trình ghi sổ Hình 3.5: Hình thức ghi sổ TK 111 b) Chứng từ sử dụng - Phiếu thu - Phiếu chi c) Tài khoản sử dụng
Chứng từ kế toán: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, biên bảng kiểm kê quỹ,
hóa đơn GTGT,… Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ chứng từ kế toán TK 111 Sổ cái tổng hợp TK 111 Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
TK 111 – Tiền mặt
+ TK 1111000000 - Tiền mặt VND
d) Nghiệp vụ điển hình
Nghiệp vụ: Ngày 02/08/2016 thu 12.100.000đ tiền bán hàng từ cửa hàng
số 14 (phiếu thu số 0000001061).
Căn cứ vào phiếu thu số 0000001061(Phụ lục 1), kế toán định khoản: Nợ TK 1111000000 12.100.000
Có TK 1312000000 12.100.000
Nghiệp vụ: Ngày 14/082016 Thanh toán tiền cƣớc viễn thông tháng
7/2016 cho Viễn Thông Hậu Giang (phiếu chi số: 0000001112).
Căn cứ phiếu chi số :0000001112 (Phụ lục 1), kế toán định khoản: Nợ TK 6411123000 800.000
Nợ TK 1331100000 80.000 Có TK 1111000000 880.000
Nghiệp vụ: Ngày 21/08/2016 Thay bàn phím ATC tại cửa hàng số 19
(phiếu chi số: 0000001126).
Căn cứ vào phiếu chi số: 0000001126 (Phụ lục 1), kế toán định khoản: Nợ TK 6411051800 700.000
Nợ TK 1331100000 70.000 Có TK 1111000000 770.000
e) Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ cái tổng hợp tài khoản 1111000000(Phụ lục 1)
Trình tự ghi sổ:
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu thu, chi), tiến hành phân loại, tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội kinh tế lập bảng tổng hợp chứng từ gốc.
* Bảng tổng hợp chứng từ gốc tài khoản 1111000000 gồm các chỉ tiêu: + Chứng từ: Mã chứng từ (do kế toán quy định), số hiệu (lấy từ chứng từ gốc), ngày tháng chứng từ (ngày tháng trên chứng từ gốc).
+ Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ gốc)
+ Ghi Nợ tài khoản 1111000000: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Có tác tài khoản khác (ví dụ: 1312000000, 1121073006,…)
+ Ghi Có tài khoản 1111000000: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Nợ tài khoản khác (ví dụ: 6411051800, 1331100000,...)
- Từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại tài khoản 1111000000 ghi vào sổ cái tổng hợp tài khoản 1111000000.
* Sổ cái tổng hợp tài khoản 1111000000 gồm các chỉ tiêu sau:
+ Phát sinh Nợ: Lấy dòng tổng cộng số tiền (chính là tổng số phát sinh Nợ của tài khoản 1111000000 đƣợc lấy từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại của tài khoản 1111000000).
+ Phát sinh Có: Lấy dòng cộng tổng số tiền (chính là tổng số phát sinh Có của tài khoản 1111000000 đƣợc lấy từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại của tài khoản 1111000000).
+ Tài khoản đối ứng: là tài khoản đối ứng với Nợ, Có của tài khoản 1111000000 dựa trên bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
-Sổ cái tổng hợp sẽ đƣợc đối chiếu, kiểm tra với số liệu của bảng chi tiết