a) Quy trình ghi sổ
Hình 3.8: Hình thức ghi sổ TK 131
b) Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn bán hàng
Chứng từ kế toán: Hợp đồng bán hàng, hợp đồng mua hàng, phiếu thu, biên bảng kiểm kế hàng,… Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ chứng từ kế toán TK 131 Sổ cái tổng hợp TK 131 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết
- Hợp đồng mua bán - Phiếu thu
- Biên bảng kiểm kê hàng - Chứng từ có liên quan khác
c) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 1311100000 - Phải thu khách hàng mua buôn/TN đầu mối - Tài khoản: 1312000000 - Phải thu cửa hàng trực thuộc
d) Một số nghiệp vụ điển hình
Nghiệp vụ: Ngày 01/08/2016 Xuất 1.600 lít dầu DO 0.005S bán cho
Công ty TNHH Huỳnh Sơn chƣa thu tiền, đơn giá 14.440 đồng/lít. Thuế suất thuế GTGT là 10%.
Căn cứ vào hóa đơn số0043678 (Phụ lục 4), kế toán định khoản: Nợ TK 1311100000 25.414.400
Có TK 5111000000 23.104.000 Có TK 3331100000 2.310.400
Nghiệp vụ: Ngày 05/08/2016 Nhận giấy báo Có Ngân hàng Nông
nghiệp & Phát triển nông thôn Việt Nam do DNTN Hoàng Hôm trả tiền mua hàng, trị giá thanh toán 237.180.000đ mua ngày 27/07/2016.
Căn cứ vào vào Giấy báo Có 0002006525(Phụ lục 4), kế toán định khoản: Nợ TK 1121073007 237.180.000
Có TK 1311100000 237.180.000
Nghiệp vụ: Ngày 09/08/2016 Nhập quỹ 1.908.060 đ tiền mặt số tiền do
Cửa hàng số 14 chuyển trả tiền hàng. (Phiếu thu số: 0000001073)
Căn cứ vào phiếu thu số: 0000001073 (Phụ lục 4), kế toán định khoản: Nợ TK 1111000000 1.906.080
Có TK 1312000000 1.906.080
e) Sổ sách kế toán tổng hợp
- Sổ cái tổng hợp 1312000000 (Phụ lục 4)
Trình tự ghi sổ:
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu thu, chi,..), tiến hành phân loại, tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội kinh tế lập bảng tổng hợp chứng từ gốcc.
* Bảng tổng hợp chứng từ gốc tài khoản 1311100000, 1312000000 gồm các chỉ tiêu:
+ Chứng từ: Mã chứng từ (do kế toán quy định), số hiệu (lấy từ chứng từ gốc), ngày tháng chứng từ (ngày tháng trên chứng từ gốc).
+ Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ gốc)
+ Ghi Nợ tài khoản 1311100000, 1312000000: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Có tác tài khoản khác (ví dụ: 5111000000, 3331100000,..)
+ Ghi Có tài khoản 1311100000, 1312000000: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Nợ tài khoản khác (ví dụ: 1111000000, 1121073007,...)
- Từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại tài khoản 1311100000, 1312000000 ghi vào sổ cái tổng hợp tài khoản 1311100000, 1312000000. * Sổ cái tổng hợp tài khoản 1311100000, 1312000000 gồm các chỉ tiêu sau: + Phát sinh Nợ: Lấy dòng tổng cộng số tiền (chính là tổng số phát sinh Nợ của tài khoản 1311100000, 1312000000 đƣợc lấy từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại của tài khoản 1311100000, 1312000000).
+ Phát sinh Có: Lấy dòng cộng tổng số tiền (chính là tổng số phát sinh Có của tài khoản 1311100000, 1312000000 đƣợc lấy từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại của tài khoản 1311100000, 1312000000).
+ Tài khoản đối ứng: là tài khoản đối ứng với Nợ, Có của tài khoản 1311100000, 1312000000 dựa trên bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
-Sổ cái tổng hợp sẽ đƣợc đối chiếu, kiểm tra với số liệu của bảng chi tiết từ đó lập Báo cáo tài chính
Cuối năm, sổ cái sẽ đƣợc in ra giấy, đóng thành cuốn và lƣu tại phòng kế toán.
f) Sổ kế toán chi tiết
- Sổ chứng từ kế toán 1311100000 (Phụ lục 4) - Sổ chứng từ kế toán 1312000000 (Phụ lục 4)
Trình tự ghi sổ
- Hằng ngày, chứng từ gốc sau khi theo dõi số cái tổng sẽ làm căn cứ ghi vào sổ chứng từ kế toán của tài khoản 1311100000, 1312000000.
Sổ chứng từ kế toán 1311100000, 1312000000 bao gồm các chỉ tiêu sau:
+ Cột Chứng từ: Mã (do kế toán qui định), Số hiệu (số thể hiện trên chứng từ gôc) và Ngày (ngày, tháng lập trên chứng từ gốc).
+ Cột Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ gốc). + Cột Tài khoản đối ứng: là tài khoản đối ứng với Nợ, Có của tài khoản 1311100000, 1312000000 dựa vào chứng từ.
+ Cột số tiền bên Nợ: đƣợc lấy từ số tiền trên chứng từ. + Cột số tiền bên Có: đƣợc lấy từ số tiền trên chứng từ. - Tổng số phát sinh
+ Cột Nợ (là số phát sinh Nợ TK 1311100000, 1312000000): Do phần mềm kế toán dựa trên cột số tiền.
+ Cột Có (là số phát sinh Có TK 1311100000, 1312000000): Do phần mềm kế toán dựa trên cột số tiền.
- Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu sổ chứng từ kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết rồi đối chiếu kiểm tra sổ cái tổng hợp. Nếu số liệu khớp đúng thì từ sổ cái tổng hợp tiến hành lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo tài chính.
Sổ chứng từ kế toán đƣợc in thành cuốn và lƣu lại tại phòng Kế toán.
3.2.3. Báo cáo tài chính
3.2.3.1. Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
- Số tiền 37.287.537.424 đƣợc lấy từ bút toán Nợ TK 11110000000, 1121073006, 112073007, 1121073008, 1121073009 đối ứng Có TK 1311100000, 1312000000 đƣa lênh mã số 01- Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác.
- Số tiền (796.579.806) đƣợc lấy từ bút toán Nợ TK 3318000000 đối ứng với Có TK 11110000000, 1121073006, 112073007, 1121073008, 1121073009 đƣa lên mã số 02 – Tiền chi trả chi ngƣời cung cấp hàng hóa và dịch vụ.
- Số tiền (486.609.751) đƣợc lấy từ bút toán Nợ TK 3341100000, 3342000000 đối ứng với Có TK 1111000000, 1121073008 đƣa lên mã số 03 – Tiền chi cho ngƣời lao động.
GVHD: THÁI THỊ BÍCH TRÂN 49 SVTH: NGUYỄN NGỌC THẢO NHƢ - Số tiền 5.368.339 đƣợc lấy từ bút toán Nợ TK 1111000000, 1121073006, 112073007, 1121073008 đối ứng với Có TK 1331100000 đƣa lên mã số 06 – Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh.
3.2.3.2. Bảng cân đối kế toán
- Số tiền 5.543.696 dƣ nợ cuối kỳ của tài khoản 1111000000, 1121073006, 112073007, 1121073008, 1121073009 sẽ đƣợc đƣa lên mã số 111.
- Số tiền 3.486.065.682 dƣ nợ cuối kỳ của tài khoản 1311100000, 1312000000 sẽ đƣợc đƣa lên mã số 131.
- Số tiền 23.725.000 dƣ nợ cuối kỳ của tài khoản 1411200000 sẽ đƣợc đƣa lên mã số 136.