4.1. Tiếp nhận và nghiên cứu các thông tin về dự án
Phòng kinh tế thị trờng hoặc giám đốc xí nghiệp có liên quan tiếp nhận bất kỳ thông tin nào về 1 dự án xây dựng và ghi vào sổ thông tin về dự án của phòng hoặc của giám đốc xí nghiệp. Phòng hoặc giám đốc xí nghiệp sẽ tiến hành các buổi tìm hiểu, nghiên cứu sơ bộ về dự án gồm quy mô, địa điểm dự án và tính khả thi của dự án. Nếu thấy dự án có tính khả thi và thuộc phậm vi hoạt động thờng xuyên của công ty hoặc xí nghiệp thì phòng kinh tế thị trờng hoặc xí nghiệp sẽ gửi đơn xin dự thầu.
4.2. Tiếp nhận th mời thầu hoặc th chỉ định thầu
Th mời thầu hoặc th chỉ định thầu sẽ đợc chuyển về phòng kinh tế thị trờng hoặc xí nghiệp liên quan. Sau đó, phòng hoặc xí nghiệp sẽ mua bộ hồ sơ mời thầu tiến hành xem xét yêu cầu trong hồ sơ mời thầu hoặc chỉ định thầu để đảm bảo hiểu rõ các yêu cầu của bên mời thầu và khả năng thực hiện của công ty, xí nghiệp.
Nếu bên mời thầu yêu cầu lập hồ sơ dự thầu thì phòng kinh tế thị trờng kết hợp với phòng dự án hoặc xí nghiệp liên quan sẽ làm hồ sơ dự thầu theo hớng dẫn trong hồ sơ mời thầu. Trong quá trình xem xét các yêu cầu của bên mời thầu, cần chú ý các điểm cha rõ, các điểm mâu thuẫn, các điểm có nhiều cách hiểu khác nhau. Các điểm đó phải đợc trao đổi với bên mời thầu để thống nhất và lập thành văn bản. Khi đã hiểu rõ các yêu cầu của bên mời thầu, cần đánh giá khả năng của công ty trong việc đáp ứng các yêu cầu này dựa trên các nội dung chủ yếu sau: phạm vi kinh doanh của công ty, xí nghiệp; khả năng kỹ thuật, chuyên môn; tiến độ thi công và nhân lực thực hiện. Phòng kinh tế thị trờng, giám đốc xí nghiệp có thể kết hợp với các phòng chuyên môn khác có liên quan để đảm bảo xác định đúng khả năng của công ty trớc khi làm hồ sơ dự thầu hay ký kết hợp đồng.
Nếu chủ đầu t không yêu cầu lập hồ sơ dự thầu, trờng hợp chỉ định thầu, thì phòng kinh tế thị trờng sẽ thực hiện việc đàm phán với khách hàng về các nội dung của hợp đồng.
4.3. Công tác lập hồ sơ dự thầu
4.3.1. Bớc 1: Chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu