Thực chất khi triển khai áp dụng triệt để hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001-2000 đã bao hàm cả việc quản lý khâu mua hàng. Tuy nhiên, do tính chất quan trọng của việc quản lý đầu vào không chỉ quản lý về chất lợng số lợng mà quan trọng hơn là quản lý về giá, cho nên cần phải đề cập kỹ hơn về quản lý đầu vào của công ty. Đầu vào của công ty có thể phân chia thành các loại mặt hàng nh sau: Nguyên liệu thô ( tre, gỗ, bột giấy) nhiên liệu ( Than, xăng dầu) vật t cho sản xuất, phụ tùng, hóa chất, thiết bị thay thế cho dây chuyền công nghệ và thiết bị vận tải, tổng cộng chi phí cho đầu vào của công ty chiếm 72% tổng chi phí.
+ Cha tạo đợc cơ chế để các nhà cung ứng cạnh tranh với nhau, thậm chí có nhiều nhà cung ứng độc quyền cung cấp một số mặt hàng nào đó. Điều này làm cho công ty phải chịu thiệt thòi cả về giá và chất lợng.
+ Thông tin cho việc mua hàng thờng không đầy đủ, không đa chiều nên việc quyết định mua khó mà chính xác đợc.
+ Khi mua hàng ngoài công ty thờng mua qua trung gian chứ không làm theo cách trực tiếp giao dịch rồi ủy thác nhập khẩu. Cách làm nh vậy làm công ty phải chịu thiệt thòi do mất chi phí cho nhà cung ứng trung gian.
+ Viện kiểm soát chất lợng, số lợng đầu vào cha đợc thực hiện nghiêm ngặt, đúng nguyên tắc, đặc biệt là kiểm soát nguyên liệu và than. Do chất lợng đầu vào nhiều khi không đảm bảo nên gây thiệt hại do tăng định mức sử dụng nguyên liệu, vật t, giảm chất lợng sản phẩm.
* Để làm tốt hơn công tác quản lý đầu vào cần phải cải tiến triệt để khâu này, việc cải tiến cần phải tuân theo các nguyên tắc sau:
1. Xây dựng và áp dụng triệt để các hớng dẫn kiểm soát sản phẩm đầu vào trong hệ thống quản lý ISO 9001-2000 nhằm đảm bảo chất lợng và số lợng sản phẩm. 2. Tạo ra cơ chế để các nhà cung ứng phải cạnh tranh với nhau, nhờ vậy giảm đợc
giá mua và tăng chất lợng sản phẩm.
3. Quyết định mua hàng trên cơ sở đầy đủ thông tin, đặc biệt là thông tin giá cả thị trờng.
4. Duy trì chính sách " Bạn hàng truyền thống" để ổn định sản xuất kinh doanh nhng trên cơ sở 3 nguyên tắc trên.
5. Dần dần tiến tới trực tiếp giao dịch mua hàng nớc ngoài.
- Riêng đầu vào nguyên liệu có tính chất phức tạp riêng của nó, mặc dù giá mua hiện tại cao hơn mặt bằng giá khu vực, và chất lợng nguyên liệu lại rất kèm. Nh-
ng giá mà ngời nông dân đợc h- ởng lại qúa thấp, thậm chí không đủ chi phí . Đó là nguyên nhân hàng loạt nông nhân phá cây nguyên liệu trồng cây khác và nguy cơ ngành giấy sẽ thiếu nguyên liệu trên con đờng phát triển. Nên có cơ chế thực sự thị trờng trong lĩnh vực này. Trừ vùng nguyên liệu do doanh nghiệp có vốn đầu t làm phải khai thác thu hồi sản phẩm - Nhà nớc không nên quy định giá mua, không nên phân bổ chỉ tiêu theo kiểu xin cho - Mà để cho doanh nghiệp tự chủ ký hợp đồng, giá cả theo từng chủng loại, chất lợng và thời điểm.
- Tất cả các loại nguyên liệu phải mua qua cân - Cần hạn chế tối thiểu sự tác động của con ngời vào công tác giao nhận, hoặc vào các tác nghiệp cụ thể.