3. Phương tiện vận tải 7.483 2.842 4
2.2.2.1. Khai báo và nộp hồ sơ
a.Khai báo HQ
Khai báo HQ là một hoạt động bắt buộc đối với mọi DN nếu muốn thông quan một lô hàng nhâp khẩu. Khi có thông tin về một lô hàng NK sắp được chuyển đến cảng của Việt Nam, các cán bộ làm công tác thông quan của công ty phải nhanh chóng tiến hành công việc khai báo HQ. Người làm công tác HQ của công ty phải cung cấp những thông tin chi tiết về các đối tác XK hàng hóa cũng như những thông tin về DN mình, chi tiết về hàng hóa (tên, số lượng, trị giá....) cùng một số thông tin khác có liên quan (phương tiện, phương thức vận chuyển hàng hóa, xuất xứ của lô hàng...) để cơ quan HQ tiến hành kiểm tra, đối chiếu trước khi cơ quan này quyết định cho lô hàng NK đó có được phép thông quan hay không.
Trong quá trình khai báo, các cán bộ này phải tuân thủ đầy đủ các quy định về nghĩa vụ đối với người khai báo, để đảm bảo cho công tác thông quan được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận lợi
Vì lô hàng hạt nhựa được vận chuyển đến Việt Nam theo đường biển nên theo quy định, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hoá đến cửa khẩu dỡ hàng ghi trên vận tải đơn, cán bộ làm thủ tục HQ của công ty phải đến cơ quan HQ để làm thủ tục.
Trước đây, cũng như tất cả các DN hoạt động xuất NK khác của Việt Nam, công ty phải đến cơ quan HQ để đăng kí tờ khai NK trên giấy. Công việc này đòi hỏi các cán bộ làm thủ tục HQ của công ty phải bố trí một khoảng thời gian lớn, đó là chưa kể những rắc rối, dây dưa có thể xảy ra trong quá trình khai báo. Nhưng kể từ năm 2006, sau khi mô hình thông quan điện tử được nhà nước thực hiện thí điểm thành công và nhân rộng, lãnh đạo công ty đã quyết định chuyển sang sử dụng phương thức khai báo này. Với một DN có thế mạnh về xuất NK của khu vực Miền Trung, phương thức này đã giúp công ty rất nhiều trong việc giảm thiểu chi phí và công sức đầu tư cho việc khai báo HQ.
Để thực hiện phương thức khai báo này,công ty đã đầu tư một hệ thống máy tính có nối mạng trực tiếp với cơ quan HQ để thực hiện khai báo trên tờ khai điện tử. Phương thức này hiện nay được sử dụng để thay thế hoàn toàn phương thức khai báo truyền thống trước đây
Trong việc khai báo trên tờ khai HQ điện tử, công ty dựa vào các chứng từ NK mà chủ yếu là hợp đồng thương mại để khai báo. Công ty ghi rõ đầy đủ mọi nội dung liên quan đến lô hàng NK bao gồm 38 mục, trong đó 29 mục ở mặt trước và 9 mục ở mặt sau. Trong đó, một số mục ít thay đổi hoặc chỉ thay đổi nhỏ như mục 1,2,5 cho đến mục 17. Có chăng chỉ thay đổi về số, ngày của hợp đồng, của hoá đơn, của vận đơn, về tên cảng xếp dỡ hàng, tên người XK.
Mục 1: Người XK- Mã số
Trong mục này, nhân viên của công ty phải khai báo tên đầy đủ và địa chỉ của DN, cá nhân XK, kể cả số điện thoại và fax. Riêng ô mã số không cần phải điền.
Ví dụ công ty ký hợp đồng nhập một lô hàng hạt nhựa của một đối tác phía Singapore là công ty Mentass(s) PTE., LTD thì trong mục 1, nhân viên khai báo HQ phải ghi :
Tên của công ty XK: Mentass(s) PTE., LTD Địa chỉ của bên XK: 65A, Neil Rod, Singapore Số điện thoại: 62252336
Số Fax: 62250993
Mục 2: Người NK - mã số
Đây là phần để công ty khai báo về mình, gồm tên đầy đủ và địa chỉ của công ty, kể cả số điện thoại và fax. Ðối với tờ khai hàng NK : ghi mã số đăng ký của DN NK do Cục HQ tỉnh, TP cấp.
Tên công ty NK: Công ty Cổ phần Công Nghệ Phẩm Đà Nẵng Địa chỉ: 57 Lê Duẩn - Hải Châu – Đà Nẵng.
Điện thoại: (05113)822607 Số Fax: (05113)821052 Mã số đăng kí DN:
Mục 5: Tên, số hiệu phương tiện
Không phải ghi mục này nếu lô hàng được vận chuyển bằng đường bộ ( Ví dụ: Srimonkoy Voy YSK 513)
Mục 6: Ngày khởi hành/ ngày đến
Ghi ngày khởi hành và ngày đến của phương tiện vận tải đối với hàng NK Ví dụ:
- Ngày khởi hành: 10/12/2006 - Ngày đến: 15 /12/2006
Mục 7: Số vận tải đơn
Ghi số, ngày, tháng, năm của vận đơn ( B/L) hoặc chứng từ vận tải có giá trị thay thế B/L, có giá trị nhận hàng từ người vận tải.
Mục 8: Cảng, địa điểm bốc hàng
Ghi tên cảng, địa điểm bốc hàng theo hợp đồng ngoại thương.
Mục 9: Cảng, địa điểm dỡ hàng
Ghi tên cảng, địa điểm nơi hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải. Áp dụng mã hoá cảng phù hợp với ISO (LOCODE). Trường hợp địa điểm dỡ hàng chưa được cấp mã số theo ISO thì ghi địa danh vào mục này.
Mục 11: Số hợp đồng/ ngày ký
Ghi số và ngày ký hợp đồng ngoại thương của lô hàng hạt nhựa NK.
Mục 12: HQ cửa khẩu
Ghi tên đơn vị HQ cửa khẩu và tên đơn vị HQ tỉnh, TP ( TD: HQ cửa khẩu cảng Sài Gòn KV1, Cục HQ thành phố HCM) nơi chủ hàng sẽ đăng ký tờ khai HQ và làm thủ tuc HQ cho lô hàng.
Mục 15: Loại hình
Ðánh dấu vào ô thích hợp với loại hình: XK, NK, kinh doanh, đầu tư, gia công… Vì công ty NK mặt hàng hạt nhựa để làm nguyên vật liệu nên ở mục này các nhân viên khai bóa HQ của công ty sẽ đánh dấu vào các ô : NK và gia công.
Tuy nhiên có một số mục rất quan trọng và khá nguy hiểm cho công ty nếu khai báo không cẩn thận. Như mục 18: “ điều kiện giao hàng”, mục 20: “ phương thức thanh toán”, mục 21: “đồng tiền thanh toán”, mục 22: “tỷ giá tính thuế”...
Ghi rõ điều kiện địa điểm giao hàng mà hai bên mua và bán thoả thuận ( TD: CIF Hồ Chí Minh). Đây là căn cứ để xác định giới hạn trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Mục 20: Phương thức thanh toán
Ghi rõ phương thức thanh toán cho lô hàng đã thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương ( TD: L/C, DA, DP, TTR hoặc hàng đổi hàng…). Phương thức thanh toán mà công ty thường sử dụng trong hợp đồng NK hạt nhựa là phương thức thanh toán bằng L/C. Tuy nhiên, tùy từng trường hợp, công ty có thể thỏa thuận với phía đối tác để lựa chọn các phương thức thanh toán khác phù hợp.
Mục 21: Nguyên tệ thanh toán
Ghi mã của loại tiền tệ dùng để thanh toán đã thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương. Áp dụng mã tiền tệ phù hợp với ISO ( TD: đồng Pranc Pháp là FRF; đồng đôla Mỹ là USD…).
Đây là một mục rất quan trọng và cần được ghi một cách cụ thể, rõ ràng
Mục 22: Tỷ giá tính thuế
Ghi tỷ giá giữa đơn vị nguyên tệ với tiền Việt Nam áp dụng để tính thuế ( theo quy định hiện hành tại thời điểm mở tờ khai HQ) bằng đồng Việt Nam. Đây là tỷ giá do ngân hàng nhà nước công bố ngay trong ngày mà nhân viên đi khai báo phải điền đúng vào tờ khai. Nhưng do có nhiều lúc công ty đã tính trước nhưng đến khi nộp lại có sự thay đổi tỷ giá do sự biến động của nền kinh tế chung. Trong tình huống như vậy sự thay đổi được cơ quan có trách nhiệm điều chỉnh lại theo tỷ giá mới và công ty sẽ nhận được bản thông báo điều chỉnh này sau đó.
Các mục về hàng hóa cung cần được hết sức chú ý. Nếu có sai sót trong khâu khai báo về hàng hóa, công ty có thể bị HQ phạt, thậm chí không nhận được hàng
Mục 23: Tên hàng: Ghi tên hàng hoá theo hợp đồng ngoại thương, LC, hoá đơn…
Mục 24: Mã số HS. VN
Ghi mã số hàng hoá theo Danh mục hàng hoá XNK Việt Nam ( HS.VN) do Tổng cục Thống kê ban hành. Mã số hàng hóa là cơ sở để tính thuế đối với lô hàng NK. Mã số hàng hóa của mặt hàng hạt nhựa NK là 29301029000. Riêng mục này, là công ty hay gặp phải những khó khăn khi ghi mã số để áp mã tính thuế cho hàng nguyên vật liệu. Công ty rất hay
dễ bị nhầm lẫn, do sự không đồng nhất trong cách áp mã thuế giữa công ty với HQ. Do đó nếu không cẩn thận, nhân viên công ty khi đối chiếu rất dễ bị áp mã lệch giữa mã số hàng này với mã số hàng khác. Dẫn đến đưa ra mức thuế sai khiến HQ nghi ngờ. Vì thế nhân viên công ty cần phải cẩn thận để áp mã chính xác, tránh va chạm nhiều với Hải Quan.
Mục 25: Xuất xứ: Ghi tên nước nơi hàng hoá được chế tạo ( sản xuất ) ra. Căn cứ vào giấy chứng nhận xuất xứ đúng quy định, thoả thuận trên hợp đồng và các tài liệu khác có liên quan đến lô hàng. áp đụng mã nước quy định trong ISO
Mục “xuất xứ” phải ghi rõ và chính xác, dựa trên cơ sở này HQ sẽ có quyết định giảm thuế NK cho công ty nếu hàng được nhập từ các quốc gia được hưởng thuế ưu đãi.
Mục 26,27,28 lần lượt ghi :
Lượng Đơn vị tính Đơn giá ngoại tệ Trị giá ngoại tệ
20 Tấn 225,000 4.500,000
Mục 26: Lượng và đơn vị tính: Ghi số lượng của từng mặt hàng NK ( theo mục tên hàng ở mục 23) và đơn vị tính của loại hàng hoá đó ( TD: mét, kg…) đã thoả thuận trong hợp đồng (nhưng phải đúng với các đơn vị đo lường chuẩn mực mà Nhà nước Việt Nam đã công nhận)
Mục 27: Ðơn giá ngoại tệ
Ghi giá của 1 đơn vị hàng hoá (theo đơn vị tính ở mục 26) bằng loại tiền tệ đã ghi ở mục 21 (nguyên tệ), căn cứ vào thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương, hoá đơn, L/C.
Hợp đồng mua bán theo phương thức trả tiền chậm; giá mua, giá bán ghi trên hợp đồng mua bán gồm cả lãi suất phải trả thì thì đơn giá được xác định bằng giá mua, giá bán trừ (-) lãi suất phải trả theo hợp đồng mua bán.
Mục 28: Trị giá nguyên tệ
Ghi giá bằng nguyên tệ của từng mặt hàng XNK, là kết quả của phép nhân ( x) giữa lượng ( mục 26) và đơn giá của nguyên tệ ( mục 27) : lượng x đơn giá nguyên tệ+ trị giá nguyên tệ
Tiếp theo là một mục hết sức quan trọng mà công ty phải khai một cách chính xác và phải đổi ra đồng Việt Nam.
Ví dụ: Bảng tính thuế cho một lô hàng hạt nhựa NK từ Sigapore như sau:
Thuế NK Thuế GTGT
Tính thuế (%) thuế (%)
71797500 0 0 đ 71797500 10 7179750 đ
Cộng 0 đ Cộng 7179750 đ
Mục 29: Loại thuế - mã số tính thuế
Các loại thuế phụ thu mà hàng hóa xuất NK phải chịu đã được ghi sẵn trong tờ khai HQ. Căn cứ biểu thuế xuất NK hiện hành để ghi mã số tương ứng với tính chất, cấu tạo và công dụng của từng mặt hàng ở mục 23 theo từng loại thuế phụ thu.
Mục 30: Lượng : Ghi số lượng của từng mặt hàng thuộc từng mã số ở mục 29.
Mục 31: Ðơn giá tính thuế ( VNÐ)
Ghi giá ở một đơn vị hàng hoá ở mục 26 tính bằng đồng Việt Nam, dùng để tính thuế. Chỉ ghi khi tính thuế XK NK. Việc xác đinh đơn giá tính thuế căn cứ vào các quy định của các văn bản pháp qui do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành có hiệu lực tại thời điểm mở tờ khai HQ. ( Hiện là thông tư 82/1997/ TT- BTC và Quyết định 590 A/1998/QÐ- BTC)
Mục 32: Trị giá tính thuế
Trị giá tính thuế NK = lượng (mục 30) x đơn giá tính thuế (mục 31)
Trị giá tính thuế GTGT hoặc TTÐB = Trị giá tính thuế NK + Thuế NK phải nộp Ðối với phụ thu: là trị giá tính thuế XK NK.
Mục 33: Thuế suất
Ghi mức thuế suất tương ứng với mã số đã xác định trong mục 29 theo các Biểu thuế, biểu phụ thu có liên quan để làm cơ sở tính thuế.
Mục 34: Số tiền phải nộp
Ghi số thuế XK NK, GTGT,TTÐB, phụ thu phải nộp ( gọi chung là thuế), là kết quả tính toán từ các thông số ở mục 32 và 33.
Số tiền phải nộp = trị giá tính thuế x thuế suất’ ( %)
Gần đây công ty gặp không ít khó khăn trong việc tính thuế NK và thuế GTGT cho các mặt hàng hạt nhựa NK. Vì nếu tính thuế NK và thuế GTGT cao hơn thì sẽ nâng cao giá bán hàng sản xuất ra thì người tiêu dùng không có lợi. Nhưng nếu tính thuế thấp hơn thì công ty phải bù lỗ. Như thế dù tính cao hay thấp thì cũng phải có ít nhất một bên bị thiệt, chỉ vì qui định của hai ngành thuế và HQ không thống nhất với nhau. Công ty vẫn đang mong bộ tài chính nhanh chóng có văn bản hướng dẫn cụ thể thống nhất mức thuế cho công
ty nói chung và công ty khác có thể dễ dàng tính thuế.
Tóm lại, thuế NK và tính thuế NK thường là nguyên nhân gây ra va chạm giữa HQ và công ty. Vì thế mà công ty phải cẩn thận trong việc khai báo và tính thuế NK.
Cuối cùng là phần “ chứng từ kèm theo”, tờ khai in sẵn tên 4 loại chứng từ là: Hoá đơn, hợp đồng thương mại, bản kê chi tiết, vận đơn. Công ty sẽ ghi số lượng bản chính, bản sao và bổ sung thêm loại chứng từ quan trọng khác ( ví dụ như C/O), nếu thiếu C/O công ty ghi câu “ Xin nợ C/O gốc 39771,0 kg” và gửi kèm theo “ Giấy gửi HQ về việc công ty xin nợ chứng từ gốc”.
Mục 38: Chủ hàng hoặc người được ủy quyền cam đoan và ký tên
Chủ hàng/ người được ủy quyền làm thủ tục HQ ghi ngày khai báo, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu chịu trách nhiệm về nội dung khai báo và kết quả tính thuế có liên quan đến khai báo trên tờ khai chính và phụ lục tờ khai
Sau khi đã khai báo xong, nhân viên khai báo đưa cho giám đốc kí và đóng dấu, xác nhận. Ngay sau đó người làm thủ tục sẽ kiểm tra lại tính chính xác và tính hợp lệ của bộ chứng từ , cùng với các chứng từ nhân viên sẽ xếp tờ khai vào để hoàn chỉnh hồ sơ làm thủ tục Hải Quan.
b.Nộp hồ sơ HQ
Các loại chứng từ cần chuẩn bị
Công tác thông quan hàng xuất NK của công ty được thực hiện bởi một đội ngũ cán bộ chuyên làm thủ tục giao nhận hàng NK. Khi có một lô hàng NK chuẩn bị được giao nhận, các cán bộ này sẽ khẩn trương tập hợp các loại chứng từ sau:
Hợp đồng NK
Đây là chứng từ đầu tiên và quan trọng nhất cần được chuẩn bị để thông quan một lô hàng NK. Có hợp đồng NK và việc đồng ý chấp nhận thanh toán L/C cho bên XK, công ty mới được bên ngân hàng giao bộ chứng từ gốc để trình ra khi giao nhận hàng. Đồng thời, giá trị hợp đồng cũng chính là cơ sở để cơ quan HQ tính thuế NK cho lô hàng NK của công ty.
L/C NK
L/C NK là văn bản chứng tỏ cam kết thanh toán của công ty cho bên XK sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ do bên XK gởi đến qua ngân hàng đại diện trong nước
của công ty là Ngân hàng Ngoại thương Quảng Ngãi. Sau khi nhận được bộ chứng từ do bên XK gởi đến, ngân hàng Ngoại thương Quảng Ngãi sẽ thông báo cho đại diện của công ty biết để đến nhận bộ chứng từ với điều kiện là đại diện công ty phải ký chấp nhận L/C, đồng ý thanh toán cho bên XK.
Bộ chứng từ trong hoạt động xuất NK được thực hiện theo quy tắc 3/3. Tức là có tổng