1.1. Hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ trong công tác thông quan
1.1.1.Tầm quan trọng của khâu chuẩn bị chứng từ trong công tác thông quan:
Chuẩn bị chứng từ là một công việc đặc biệt quan trọng trong việc thực hiện công tác thông quan của DN NK. Một bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ là một yêu cầu bắt buộc đối với mọi DN NK nếu muốn được cơ quan HQ cho phép nhận lô hàng. Tuy nhiên, vì mội bộ chứng từ thường bao gồm rất nhiều loại chứng từ phức tạp, đôi khi lại khác nhau đối với từng loại hàng hóa hay từng đối tượng xuất NK nên sự nhầm lẫn hay thiếu xót trong khâu chuẩn bị chứng từ là rất thường xảy ra. Việc một bộ chứng từ bị thiếu, bị sai hay không phù hợp thường phải yêu cầu của DN một khoảng thời gian dài để xử lý, bổ sung. Nhiều trường hợp, tiến độ giải phóng lô hang NK có thể vì thế mà bị chậm trễ nghiêm trọng, làm lỡ kế hoạch kinh doanh của DN cũng như khiến DN phải gánh chịu thêm những chi phí không cần thiết.
Vì vậy, khâu chuẩn bị chứng từ trong công tác thông quan hàng NK thường đòi hỏi các DN phải có sự quan tâm đúng mức, phải giao cho những cán bộ có đầy đủ hiểu biết và kinh nghiệm đảm nhận.
1.1.2.Biện pháp hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ trong công tác thông quan
1.1.2.1. Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục Hải Quan.
Thủ tục HQ là khâu bắt buộc đối với tất cả các nước trên thế giới vì nó là quyền lợi và mang tính an ninh của mỗi quốc gia. HQ thực hiện kiểm tra chứng từ, kiểm tra hàng hoá và tính thuế NK. Bất kể sự sai sót nào cũng có thể làm cho công tác thông quan bị chậm trễ, công tác nhận hàng NK cũng chậm trễ. Do đó để không tốn nhiều chi phí và thời gian cho quá trình làm công tác thông quan, công ty cần phải:
- Chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ cần thiết làm thủ tục HQ, đồng thời kiểm tra sự ăn khớp giữa nội dung của bộ chứng từ.
thủ tục HQ.
- Phải đôn đốc nhà sản xuất gửi bộ chứng từ hàng hoá cần thiết cho công tác làm thủ tục HQ, để kịp thời chỉnh sửa cho phù hợp giữa các chứng từ đó.
Đặc biệt là trong yêu cầu lập L/C các điều khoản và điều kiện của L/C phải rõ ràng đầy đủ để tránh bất tiện, chậm trễ trong quá trình khai báo HQ. Bên cạnh đó cần phải có những yêu cầu đối với việc chuẩn bị các chứng từ làm thủ tục HQ hàng nguyên vật liệu NK.
- Hợp đồng thương mại: trong ký kết cần liệt kê đầy đủ tên hàng hoá mua bán chính xác ngắn gọn tránh nhầm lẫn, mô tả hàng hoá kèm theo tên của nhà sản xuất.
- Hoá đơn thương mại: phải nêu rõ đặc điểm của hàng hoá, đơn giá, tổng giá trị hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng và phương thức thanh toán…Mô tả hàng hoá phải phù hợp với mô tả trong L/C, ngày lập hoá đơn phải trước hoặc trùng với ngày ký B/L.
1.1.2.2. Thu thập và kiểm tra các chứng từ
Trong suốt quá trình làm thủ tục HQ cho mặt hàng hạt nhựa NK, công ty phải xuất trình nhiều loại chứng từ khác nhau. Những chứng từ này là cơ sở để HQ kiểm tra và ra quyết định có cho công ty thông quan hàng hoá hay không? Vì thế mà các loại chứng từ phải có sự phù hợp về nội dung so với thực tế hàng hoá, đòi hỏi nhân viên công ty phải đặc biệt lưu ý khi thu thập và kiểm tra chứng từ.
Đòi hỏi nhân viên của công ty phải nắm bắt kỹ về những thông tin của lô hàng nguyên vật liêu NK, thì công ty mới khai báo được cho HQ.Việc này tuy đơn giản nhưng đòi hỏi nhân viên chịu trách nhiệm liên quan. Từ đó đòi hỏi nhân viên làm thủ tục HQ của công ty phải nhanh nhẹn nắm bắt kịp thời các thông tin ứng phó kịp thời với những tình huống như thiếu C/O gốc, chứng từ sai sót…
Ví dụ như: