- Những sai sót khi đối chiếu giữa L/C với các chứng từ khác liên quan.
1.2.2. Biện pháp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm hoá
1.2.2.1. Nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm hoá
Những vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm hóa là rất phức tạp, đòi hỏi những nhân viên thực sự có kinh nghiệm mới có thể giải quyết một cách thông suốt
- Khi mở container thấy hàng thực nhập nhỏ hơn khai báo: nguyên nhân có thể do hư hỏng, móp méo, hàng bị thiếu trong quá trình vận chuyển lúc này nhân viên công ty cần nhanh chóng:
+ Mời Vina control đến giám định và cả HQ giám sát kho bãi, HQ kiểm đến chứng kiến nhằm tránh những khó khăn về sau.
+ Đồng thời loại bỏ hàng hư hỏng trước khi đưa hàng đi tính thuế, trong trường hợp này công ty sẽ được hoàn thuế. Muốn vậy công ty phải chuẩn bị hồ sơ xin hoàn thuế, gồm các giấy tờ sau: Văn bản đề nghị xin hoàn thuế, giấy phép NK do bộ thương mại cấp, tờ khai HQ của số NK đã thanh toán thuế cho HQ , biên lại nộp thuế NK, B/L hoặc hoá đơn thương mại.
- Trường hợp hàng thực nhập lớn hơn số lượng khai báo cần phải giải quyết như sau:
+ Nếu công ty không chấp nhận hàng thừa đó thì cần báo ngay cho người bán biết để họ giải quyết hàng của mình và yêu cầu người bán lập lại bộ chứng từ mới theo đúng số lượng trong hợp đồng. Trong thời gian chờ chứng từ đến, công ty phải có nghĩa vụ bảo vệ lô hàng của mình và cả lô hàng thừa. Nếu không khi đến lấy hàng thấy không đúng chất lượng như khi giao thì bên cung cấp có thể kiện công ty, như vậy công ty vừa mất tiền, vừa không có hàng với trường hợp trong hợp đồng qui định.
+ Nếu Công ty chấp nhận mua luôn số hàng thừa, nếu quyết định như vậy công ty phải nhờ HQ giúp đỡ để tránh phải những khó khăn. Còn không công ty phải đăng ký mở thêm tờ khai nữa cho lô hàng thừa, đồng thời báo gấp cho nhà cung cấp biết để họ kịp thời gửi bộ chứng từ mới.
nhưng với đặc tính và quyền lợi của mình, HQ không cần biết điều đó mà kết luận không đúng với thực tế và không cho thông quan hàng. Vì thế, công ty cần phải mời Vinacontrol đến giám định lại với sự chứng kiến của đaị diện người bán. Nếu Vinacontrol cùng đại diện người bán điều xác nhận HQ đúng, thì công ty phải lập tức làm việc với phòng cấp giấy phép của bộ thương mại để xin điều chỉnh lại giấy phép nhập cho phù hợp với thực tế hàng NK. Và luôn lường trước như vậy, công ty phải yêu cầu thậm chí bắt buộc người bán cấp giấy chứng nhận chất lượng cho mỗi lô hàng NK của mình.
- Trường hợp không được làm thủ tục nhập do HQ cưỡng chế thuế của lô hàng trước đó:
+ Một thực tế do không muốn đồng vốn bị chiếm dụng dù chỉ trong một thời gian ngắn, nên công ty luôn thực hiện nghĩa vụ nộp thuế vào những ngày cuối kỳ hạn. Nhưng do thời gian thông báo nộp thuế từ Kho bạc Nhà nước đến bộ phận theo dõi nợ của HQ là quá lâu và để đến được công ty là mất 5 đến 7 ngày. Vì thế mà khi HQ khoá sổ và lên danh sách các công ty chưa nộp thuế, và hiển nhiên tên công ty cũng được lọt vào danh sách đó. Vì vậy công ty cần phải nộp chứng từ gốc hoặc bản sao có chữ ký của giám đốc chứng minh đã nộp đầy đủ tiền thuế và nộp chậm.
+ Còn nếu vì một lý do khách quan nào đó mà hàng bị tạm giữ, đang chờ các cấp có thẩm quyền giản nợ, khoanh nợ… thì cần làm công văn đề nghị tạm giải toả cưỡng chế nợ thuế để HQ xem xét giải quyết cho từng trường hợp cụ thể.