- Những sai sót khi đối chiếu giữa L/C với các chứng từ khác liên quan.
1.2.2.2.Cần lựa chọn phương án, thời gian và địa điểm kiểm hoá nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh trong quá trình kiểm tra.
chi phí phát sinh trong quá trình kiểm tra.
Ngay sau khi nhận được thông báo đến của đại lý hãng tàu, nhân viên công ty phải kịp thời có mặt, kịp thời thuê người bốc dở hàng và vận chuyển hàng về nơi HQ kiểm tra và tính thuế. Công ty có thể thuê bất kỳ người nào đảm nhiệm việc này, nhưng tốt nhất là thuê đội bốc xếp container thuộc bộ giao nhận của cảng. Họ vừa có nhiều kinh nghiệm vừa có mối quan hệ tốt với HQ cảng. Mặt dù là cảng làm việc 24/24h nhưng công ty cần phải:
- Lựa chọn thời điểm thích hợp để nhận hàng tránh việc trả thêm chi phí làm thêm ngoài giờ cho cán bộ HQ liên quan. Cố gắng nhận hàng trong giờ hành chính, tránh những ngày nghỉ, ngày lễ, tết vì những ngày này chi phí vận chuyển, bốc xếp tăng lên rất cao có khi tăng lên đến 50%. Vì thế sẽ làm cho chi phí sản xuất kinh doanh của công ty tăng lên
dẫn đến việc giảm doanh thu trong kỳ.
- Phải lựa chọn phương án thuê xe cho phù hợp để giảm chi phí đến mức thấp nhất, số lượng xe phải phù hợp với số lượng hàng.
Bảng 3.1. Một số cước phí mà Công ty bỏ ra khi kiểm hoá
Các loại cước phí ( C ) Số tiền
1. Chi phí vận chuyển container 20’ từ tàu về nơi kiểm hoá 400.000 đ/ 1cont
2. Chi phí rút hàng ra khỏi container 230.000 đ/ 1 cont
3. Chi phí tháo dở bao bì hàng hoá để kiểm tra 1.500 đ/1 tấn
4. Chi phí đóng lại bao bì sau kiểm hoá 1.500 đ/1 tấn
5. Chi phí bao bì dây cột 500 đ/ 1 tấn
6. Chi phí xếp hàng vào container để vận chuyển về Công ty 230.000 đ/ 1cont
7. Chi phí cho HQ giám sát kiểm hoá 15.000 đ/ 1 cont
8. Chi phí lưu kho lưu bãi 100.000 đ/ ngày
Nhưng không phải lúc nào hàng nguyên vật liêu của công ty cũng về đúng vào ngày bình thường vì thế mà công ty cần lựa chọn một trong hai phương án.
+ Phương án một: Đăng ký kiểm hoá vào ngày lễ ngày nghỉ. + Phương án hai: Chấp nhận lưu kho lưu bãi chờ ngày thứ 2.
Với cả 2 phương án trên Công ty điều chịu những cước phí cố định C = C2 + C3 + C4 + C5 + C6
=> C= 230.000+1.500 x 20 + 1.500 x 20 + 500 x 20 + 230.000 = 530.000
- Với phương án một: vì là ngày nghỉ cuối tuần nên cước vận chuyển, cước phí cho HQ kiểm hoá tăng.
+ Cước phí vận chuyển container tăng C1’= 590.000 đ + Cước phí cho HQ kiểm hoá C7’= 25.000 đ
Tổng chi phí: C1* = C + C1’ + C7’=530.000 + 590.000 + 25.000 = 1.145.000 đ
-Phương án hai: vì là ngày làm việc bình thường nên công ty trả mức chi phí thông thường, tuy nhiên phải tính chi phí lưu kho lưu bãi cho hai ngày thứ bảy và chủ nhật.
C2* = C + C1 + C7 + C8 = 530.000 + 400.000 +15.000 + 100.000 = 1.045.000 đ
So sánh chi phí ta thấy phương án 2 có chi phí thấp hơn công ty nên chọn phương án này, tuỳ trường hợp nếu hàng hoá có xu hướng xấu, diễn biến không tốt thì nên đăng ký kiểm hoá ngay. Còn nếu chưa cần thiết thì nên lưu giữ lại và chờ kiểm hoá vào ngày bình thường. Nhưng không nên lưu giữ lâu vì công ty sẽ bị phạt, đồng thời công ty cũng phải
nhanh chóng đưa hàng về kho để trả container cho hãng tàu, tránh trường hợp bị phạt. - Công ty nên chú ý đến việc lựa chọn địa điểm kiểm hoá hàng hạt nhựa NK. Sẽ có những thuận lợi hơn nếu công ty kiểm hoá tại kho riêng của công ty vì như vậy công ty sẽ nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của HQ.
Việc kiểm tra tại kho riêng sẽ có những ưu điểm sau:
Kiểm tra hàng tại kho riêng của Công ty Kiểm tra hàng tại cảng
- Chi phí cho việc kiểm tra tại kho riêng ít - Tốn nhiều chi phí kiểm tra hàng tại cảng - Tránh đổ vỡ hư hỏng khi dở hàng - Đội ngũ nhân viên tại cảng ít nhiệt tình
hơn - Thuận tiện trong việc xử lý các tình huống xấu
- Không có sẵn những dụng cụ khi gặp phải những trở ngại (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tóm lại trong quá trình làm thủ tục HQ hàng hạt nhựa NK công ty phải bỏ ra nhiều thời gian và chi phí đó là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. Vì thế tiết kiệm được phần nào chi phí để nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.