II. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu tạ
1.2.Nâng cao chất lượng của công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu:
1. Về phía Ban quản lý dự án 5 Bộ Giao thông vận tải
1.2.Nâng cao chất lượng của công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu:
Hồ sơ mới thầu là đầu bài mà bên mời thầu đưa ra cho các thí sinh là các nhà thầu. Nó là căn cứ, là cơ sở để các thí sinh chuẩn bị bài của mình, muốn có được những bài làm hoàn chỉnh và đạt yêu cầu cao thì chất lượng của hồ sơ mời thầu là vấn đề quan trọng nhất. Việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu cũng là một trong những yếu tố góp phần vào sự thành công của công tác đấu thầu.
Một hồ sơ mời thầu kỹ và tốt sẽ giúp cho chủ đầu tư trong quá trình chọn thầu dễ dàng hơn, đồng thời thuận lợi trong việc thực hiện công tác thanh tra kiểm tra, giám sát và nghiệm thu công trình. Vì thế, hồ sơ mời thầu phải được làm rất kỹ, hội tụ đủ yêu cầu của chủ đầu tư, các luật trong nước và phù hợp với thông lệ quốc tế. Khi bán hồ sơ thì tất cả các bên đều phải tìm cách quản lý, vận dụng, khai thác và quyết định giá theo tài liệu đó, tránh sự hiểu khác nhau và áp dụng một cách khập khiễng, thiếu nhất quán.
Hồ sơ mời thầu phải đạt được những yêu cầu sau :
- Phải giải trình cách thức đánh giá xét chọn nhà thầu đáp ứng điều kiện cơ bản và lý do loại nhà thầu đã có đơn đăng ký tham dự.
- Hồ sơ thiết kế phải có đủ và đảm bảo chất lượng tài liệu cần thiết để phục vụ đấu thầu cũng như thi công sau này.
Điều khó viết, điều thường hở là các tiêu chí kỹ thuật vì những mục không phải là kỹ thuật đều đã có mẫu. Các đặc trưng kỹ thuật hay là các yêu
cầu kỹ thuật rất đa dạng, phức tạp, phải thật am tường dự án mới viết tốt được phần này. Nhiều khi người viết hồ sơ mời thầu thường viết câu chung chung là “ chất lượng đảm bảo theo TCVN mã số …”. Bộ tiêu chuẩn của ta hiện nay chưa hoàn chỉnh, tiêu chuẩn này với tiêu chuẩn kia mâu thuẫn nhau không ít. Vì vậy, khi muốn nhà thầu đáp ứng kỹ thuật theo tiêu chuẩn nào thì nên copy nguyên đoạn đó vào hồ sơ mời thầu.
Một trong những cái khó là việc thiếu kiến thức và thông tin để viết bộ hồ sơ mời thầu. Một chi tiết nhỏ khác trong hồ sơ mời thầu là yêu cầu về kinh nghiệm, năng lực nhà thầu. Việc xác định các yêu cầu này nếu không hợp lý sẽ làm giảm đi tính cạnh tranh của đấu thầu. Bởi nếu với một công việc chỉ cần có kinh nghiệm 1, 2 năm những đơn vị lập hồ sơ mời thầu lại đưa ra yêu cầu kinh nghiệm của nhà thầu là 3, 4 năm hay nhiều hơn thì rất nhiều nhà thầu sẽ không có cơ hội tham gia, từ đó làm giảm tính cạnh tranh và hiệu quả trong đấu thầu.
Hồ sơ mời thầu là đầu bài mà mọi thí sinh (nhà thầu) đều phải coi trọng và tuân thủ. Nó là cơ sở để chọn nhà thầu trúng thầu, nên hồ sơ mời thầu phải được thực hiện bởi người có năng lực, trình độ chuyên môn cao, chứ không phải ai cũng làm được. Việc đưa ra các yêu cầu quá cao (không cần thiết) trong hồ sơ mời thầu dẫn đến hạn chế cơ hội đối với những nhà thầu tiềm năng khác. Mặt khác, yêu cầu quá cao cũng làm tăng vốn đầu tư. Ngược lại, nếu hồ sơ mời thầu đưa ra các yêu cầu đơn giản, thì hậu quả là bên mời thầu đã đặt mình vào thế buộc phải mua hàng hoá không được như ý muốn. Như vậy, tất cả các yêu cầu không hợp lý trong hồ sơ mời thầu đều phải trả giá bằng tiền. Muốn tránh sự tổn thất trong quá trình mua sắm, thì hồ sơ mời thầu phải dự trù được đầy đủ những thông tin cần thiết.
Hơn nữa, không phải cứ công bố đấu thầu rộng rãi là sẽ đảm bảo được sự cạnh tranh. Hình thức đấu thầu rộng rãi chỉ là điều kiện cần để tính cạnh tranh trong đấu thầu có cơ hội được thực hiện. Còn điều kiện đủ ở đây chính là các nội dung của hồ sơ mời thầu phải có tính khoa học, chặt chẽ, đảm bảo