II. QÚA TRÌNH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN ISO
2.2.1 Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng
Tìm hiểu tiêu chuẩn:
Cũng giống như tiêu chuẩn quản lý môi trường và tiêu chuẩn SA 8000, tiêu chuẩn quản lý chất lượng liên quan đến phương thức quản lý. Tiêu chuẩn này khác với các tiêu chuẩn, nhãn mác liên quan tới sản phẩm hay quá trình sản xuất. Tiêu chuẩn quản lý chất lượng là không bắt buộc đối với sản phẩm thâm nhập thị trường EU. Đăng ký tiêu chuẩn quản lý chất lượng là quá trình tự nguyện. Tuy nhiên, tiêu chuẩn này chắc chắn sẽ giúp cải thiện cách nhìn nhận vàê doanh nghiệp trên thị trường, đặc biệt là khi doanh nghiệp được cấp chứng
chỉ theo tiêu chuẩn quản lý được quốc tế công nhận. Các tiêu chuẩn quản lý chất lượng quan trợng nhất thuộc nhóm tiêu chuẩn ISO 9000.
Nhóm tiêu chuẩn ISO 9000
Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đã xây dựng nhóm tiêu chuẩn ISO 9000 được công nhận rộng rãi và làm nền tảng cho việc tổ chức quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng. Tiêu chuẩn ISO 9000 đại diện cho quy ước quốc tế về các yếu tố cơ bản hình thành nên HTQLCL. Các nhà sản xuất được cấp chứng chỉ ISO 9001 hay ISO 9002 thực sự đã sở hữu một tài sản quan trợng. Đây là một đặc điểm hỗ trợ bán hàng cơ bản trong kinh doanh ở thị trường EU vốn rất cạnh tranh. Đặc điểm này cũng giúp tăng thêm lòng tin vào bạn hàng. Các chương trình quản lý chất lượng, sức khoẻ, an toàn và môi trường thường được đan xen chặt chẽ với kế hoạch quản lý tổng thể. Ngày nay, hơn 200.000 tổ chức trên toàn thế giới được cấp chứng chỉ ISO 9000
Qui định của ISO 9000 đồi hỏi mọi tiêu chuẩn phải được xem xét lại ít nhất là 5 năm một lần để xác định xem các tiêu chuẩn này có nên áp dụng tiếp, sửa đổi hoặc huỷ bỏ hay không, nên nhóm tiêu chẩn ISO 9000 ban hành năm 1994 được xem xét lại để ban hành cho năm 2000.
Nhóm tiêu chuẩn ISO 9000 hiện nay sẽ được Giảm xuống chỉ còn 3 HTQLCL (TMQ):
· ISO 9000: 2000 (QMS – quy định cơ bản và các thuật ngữ) · ISO 9001: 2000 (QMS – Các quy định)
· ISO 9004: 2000 (QMS - Hướng dẫn cải tiến hoạt động)
Sẽ chỉ còn có một tiêu chuẩn quy đinh QMS đó là ISO 9001. Tiêu chuẩn ISO 9001 mới sẽ thay thế tiêu chuẩn ISO 9001, 9002 và 9003 hiện nay. ISO 9004 sẽ là tiêu chuẩn QMS giúp cho các doanh nghiệp cải tiến hoạt động kinh doanh và sẽ hình thành một bộ hai tiêu chuẩn thống nhất với ISO 9001.
Các tiêu chuẩn sửa đổi sẽ:
· Tương thích với các tiêu chuẩn quản lý môi trường;
· Có thể áp dụng ngay cho các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn trong khu vực công cộng và tư nhân, và được áp dụng cho mọi doanh nghiệp trong khu vực sản xuất, dịch vụ và phần mềm.
Tiêu chuẩn ISO 9001 mới đang được hình thành dựa trên mô hình quy trình sử dụng tám nguyên tắc quản lý chất lượng nhằm đạt được sự hoàn thiện trong kinh doanh và nhấn mạnh đến mục tiêu thoả mãn khách hàng. ISO 9004 áp dụng mô hình quy trình và nguyên tắc quản lý chất lượng tương tự, nhưng vượt lên trên những yêu cầu về qủan lý chất lượng thông thường để áp dụng cách quản lý chất lượng toàn diện nhằm cải tiến mọi hoạt động của doanh
nghiệp và đem lại lợi ích cho các bên liên quan thông qua việc làm thoả mãn khách hàng một cách bền vững.
Việc xem xét lại nhóm tiêu chuẩn ISO 9000 dựa trên nguyên tắc của Quản lý chất lượng tổng thể (TQM). Tư tưởng của TQM dựa trên việc làm thoả mãn khách hàng và liên tục cải tiến hoạt động. Nhược điểm của nhóm tiêu chuẩn ISO 9000(phiên bản 1994) là thiếu tính định hướng khách hàng. Tiêu chuẩn hiện nay tập trung hoàn toàn vào các hệ thống tổ chức nội bộ. Có nghĩa là, ví dụ như một doanh nghiệp có thể được cấp chứng chỉ ISO 9000 để sản xuất ra những sản phẩm không có tính thương mại. Khi kết hợp nguyên tắc TQM trong nhóm tiêu chuẩn sửa đổi, nhược điểm này đã được khắc phục.
Cấu trúc các yếu tố của hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 bao gồm 5 thành phần chính.
- Các yêu cầu chung của hệ thống uqản lý chất lượng gồm cả các yêu cầu về hệ thống văn bản, tài liệu và hồ sơ.
- Trách nhiệm của lãnh đạo - trách nhiệm của lãnh dạo cao cấp đối với HTQLCL, gồm cam kết của lãnh đạo, định hướng khách hàng, hoạch định chất lượng và thông tin nội bộ.
- Quản lý nguồn lực - gồm cả các yêu cầu về cung cấp nguồn lực cần thiết cho HTQCL, trong đó có các yêu cầu đào tạo.
- Tạo sản phẩm - gồm các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ trong đó có việc xem xét hợp đồng mua hàng, thiết kế, sản xuất, đo lường hiệu chuẩn.
- Đo lường phân tích, cải tiến - gồm các yêu cầu cho hoạt động đo lường, trong đó việc đo lường sự thoả mãn của khách hàng, phân tích dữ liệu và cải tiến liên tục. Phạm vi áp dụng:
STCL Do TCTsoạn thảo theo yêu cầu của HTQLCL của Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000
HTQLCL được áp dụng trong các đơn vị từ ngày 01/04/2001, riêng Xn gạch không nung 10/2004.
- Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, tính chất sản phẩm, yêu cầu của khách hàng nên TCTthiết kế sản phẩm mới. Do đó trong HTQLCL không có khâu thiết kế.
- Ngoại lệ, tại phòng Mỏ có áp dụng khâu thiết kế cho công tác khai Mỏ, nhưng tính chất công việc chỉ có giá trị phục vụ cho nội bộ, trong các công đoạn tiếp theo, không có giá trị cho thiết kế sản phẩm, dịch vụ. Vì vậy mục 7.3 không được áp dụng trong HTQLCL.
- Không áp dụng các mục sau của Tiêu chuẩn ISO 9001:2000: 7.5.2: Các quá trình đặc biệt
7.5.4: Tài sản của khách hàng
2.2.2 Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9000:2000
Việc áp dụng ISO 9000 có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy các Doanh nghiệp cần tổ chức điều hành dự án sao cho có hiệu quả. Nên có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng. Lãnh đạo đã cam kết và quyết định phạm vi áp dụng HTQLCL ISO 9001 tại Tổng công ty trên cơ sở phân tích tình hình quản lý hiện tại trong tổ chức, xác định vài trò của chất lượng trong kinh doanh, xu thế chung của thế giới và định hướng hoạt động của tổ chức, lợi ích lâu dài của việc xây dựng HTQLCl, coi hoạt động quản lý chất lượng là hoạt động quản lý cải tiến trong kinh doanh.
Lập kế hoạch thực hiện, thành lập ban chỉ đạo, nhóm công tác: Lãnh đạo Tổng công ty lập kế hoạch về nguồn lực ( tài chính, nhân lực, thời gian ...) thành lập ban chỉ đạo nhóm công tác, xây dựng kế hoạch chung. Thành phần nhiệm vụ của ban chỉ đạo và nhóm công tác như sau:
Ban chỉ đạo: Thành phần gồm lãnh đạo cấp cao của Tổng công ty, công ty
con, trưởng các bộ phận, ban chỉ đạo có nhiệm vụ: - Lập chính sách chất lượng.
- Chỉ định đại diện của lãnh đạo về chất lượng. - Lập kế hoạch về Tổng thể dự án
- Lựa chọn tư vấn để xây dựng hệ thống văn bản và đào tạo thành viên. - Phân bổ nguồn lực.
- Điều phối và phân công công việc cho các đơn vị, theo dõi và kiểm tra dự án.
Nhóm Công tác: Nhóm công tác bao gồm đại diện của các đơn vị, phòng ban
chức năng có hiểu biết sâu về công việc của đơn vị, có nhiệt tình xây dựng TQLCL. Ban chỉ đạo chỉ định nhóm trưởng có năng lực và kinh nghiệm, nhóm công tác có nhiệm vụ sau:
- Xem xét đánh giá HTQLCL hiện có. - Lập kế hoạch chi tiết cho dự án ISO.
- Viết các thủ tục chỉ dẫn công việc, sổ tay chất lượng. - Đào tạo nhân viên về ISO.
- Phối hợp các hoạt động thực hiện của đơn vị. - Theo dõi thực hiện, báo cáo chỉ đạo.
- Tham gia góp ý kiến về hoạt động khắc phục phòng ngừa với các đơn vị, làm việc với các chuyên gia tư vấn trong việc xây dựng HTQLCL.
- Bố trí đánh giá để xin chứng nhận.
Chọn tư vấn bên ngoài: Tổng công ty đã yêu cầu tổ chức Vinacontrol làm tư vấn cho mình trong quá trình nghiên cứu thiết kế hệ thống, sao cho có hiệu lực và hiệu quả nhất đối với Tổng công ty. Ngày 31/7/2001 TCT đã ra quyết định thành lập Hội đồng chất lượng ISO (Ban chỉ đạo) và thuê chuyên gia tư vấn của Vinamcontrol đào tạo cho cán bộ công nhân viên của Tổng công ty. Vấn đề đào tạo nhận thức, chuyên gia đánh giá nội bộ và đào tạo cho các nhân viên viết tài liệu được TCT đặc biệt chú trợng, Cùng với tổ chức tư vấn TCT đã tổ chức các lớp đào tạo cho CBCNV dưới nhiều hình thức khác nhau theo yêu cầu của HTQLCL và chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của những cán bộ có liên quan.
Để có sự phối hợi với tư vấn, Ban lãnh đạo TCTchủ động: - Thống nhất về phạm vi cần xây dựng HTQLCL.
- Giải thích cho tư vấn về phạm vi, mục đích kinh doanh. - Giành nguồn lực cho quản lý chất lượng.
- Giải thích cho tư vấn về điều mà khách hàng mong muốn.
2.2.3 Bước 3: Ðánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn.
Ðây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9000, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Sau khi đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.
TCTlàm đủ ba bước là đánh giá thị trường, đánh giá doanh nghiệp và có hoạt động chiến lược thì doanh nghiệp đó sẽ xây dựng được cách tiếp cận có hệ thống, cách tiếp cận này sẽ đặt nền móng cho các quyết định đúng đắn và kim chỉ nam hướng tới tương lai.
Căn cứ vào mục tiêu HTQLCL ISO 9001:2000 và sau khi được đào tạo bới các chuyên gia, Tổng công ty tiến hành đánh giá hệ thống hiện có theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 như: Cơ cấu tổ chức, lĩnh vực hoạt động, các quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và các nguồn lực có thể huy động để thực hiện thành công dự án. Trên cơ sở đó, Tổng công ty quyết định xây dựng và áp HTQLCL vào các Xí nghiệp khai thác, chế biến khoáng sản.
Lập kế hoạch thực hiện: Sau khi đã xác định lĩnh vực, thủ tục và hướng dẫn công việc, nhóm công tác xác định trách nhiệm của các đơn vị và bộ phận, cá nhân liên quan đến tiến độ thực hiện
2.2.4 Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000.
TCT thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Cần xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn:
- Xây dựng sổ tay chất lượng
- Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan - Xây dựng các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết.
Việc viết tài liêu được Ban chỉ đạo ISO phân công cho từng phòng ban chức năng, đơn vị cơ sở để viết các quy trình, thủ tục có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng mình. Riêng sổ tay chất lượng phải được đại diện về lãnh đạo về chất lượng (QMR) soạn thảo xem xét trình giám đốc phê duyệt Do trình độ và phương pháp làm việc mỗi các nhân khác nhau nên TCT đã tiến hành đào tạo nhận thức cho CBCNV, với quan điểm nhận thức đúng mới làm đúng, làm có hiệu quả, thống nhất được ý chí và quyết tâm trong toàn Tổng công ty.
Khi tiến hàng đạo tạo nhận thức TCT đã chú trợng đến các vấn đề như: Tinh thần của ISO, Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2000, cũng như cácquan điểm, khái niệm và các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đối với từng bộ phận bộ phận chức năng, từng đơn vị, từng cán bộ, từng công nhân. Cụ thể được các chuyên gia tư vấn đào tạo trong 3 ngày.
Đào tạo viết tài liệu HTQLCL, việc tổ chức học tập được phân theo từng phòng, từng đơn vị, phẩn xưởng. Cán bộ công nhân được học hỏi các khái niệm cơ bản về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, thông hiểu chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của Tổng công ty.
Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ, Đánh giá chất lượng nội bộ được xem xét độc lập và có hệ thống, nhằm xác định xem các hoạt động và các kết quả có liên quan đến chất lượng có đáp ứng được các quy định đề ra và các quy định này có được thực hiện một cách hiệu quả và thích hợp để đạt được mục tiêu hay không.
Vì vậy đào tạo chuyên gia đánh giá, những lĩnh vực sau đây được coi là đặc biệt cần thiết mà Tổng công ty đã được các chuyên gia tư vấn đào tạo.
- Kiến thức và sự thông hiểu các tiêu chuẩn, dựa vào đó để tiến hành đánh giá HTQLCL.
- Các kỹ năng bổ sung cần thiết để quản lý việc đánh giá như lập kế hoạch, tổ chức, thông tin và chỉ đạo, tài liệu do Công ty xây dựng còn có nhiều điểm chưa phù hợp.
2.2.5 Bước 5: áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000
Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:
- Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9000.
- Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra.
- Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả.
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp.
2.2.6 Bước 6: Ðánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận.
Qua cuộc đánh giá lần 1 của đoàn đánh giá nội bộ TCTKhoáng sản và thương mại Hà Tĩnh cho các đơn vị trực thuộc. Ban giám đốc TCTyêu cầu triệu tập cuộc họp xem xét lãnh đạo vào ngày 18/9/2002 để tiến hành khắc phục kịp thời và triệt để những sự không phù hợp của đánh giá chất lượng nội bộ từ ngày 10/9/2002 đến ngày 16/9/2002, chuẩn bị tốt cho việc đánh giá bên ngoài ngày 21,22 tháng 9/2002 tiến tới đán giá chính thức và khẳng định quyết tâm thực hiện HTQLCL.
Do việc đào tạo nhận thức về ISO 9001, các chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ và đào tạo đội ngũ viết tài liệu được TCT chú trợng và được các chuyên gia tư vấn giảng dạy nhiệt tình nên việc thực hiện hệ thống tài liệu văn bản, thủ tục, quá trình, mẫu biểu hướng dẫn của TCT ít phải điều chỉnh, thay đổi qua các lần đánh giá chất lượng nội bộ và xem xét của lãnh đạo.
Thủ tục tiến hành đánh nội bộ TCT khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh.
không
Không
ĐGCLNB TCT gồm:
Thanh tra ĐGNB cấp Tổng công ty:
Thanh tra cấp TCT đánh giá chất lượng tại các xí nghiệp một năm 2 lần.