II. QÚA TRÌNH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN ISO
2.2.4 Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000
TCT thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Cần xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn:
- Xây dựng sổ tay chất lượng
- Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan - Xây dựng các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết.
Việc viết tài liêu được Ban chỉ đạo ISO phân công cho từng phòng ban chức năng, đơn vị cơ sở để viết các quy trình, thủ tục có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng mình. Riêng sổ tay chất lượng phải được đại diện về lãnh đạo về chất lượng (QMR) soạn thảo xem xét trình giám đốc phê duyệt Do trình độ và phương pháp làm việc mỗi các nhân khác nhau nên TCT đã tiến hành đào tạo nhận thức cho CBCNV, với quan điểm nhận thức đúng mới làm đúng, làm có hiệu quả, thống nhất được ý chí và quyết tâm trong toàn Tổng công ty.
Khi tiến hàng đạo tạo nhận thức TCT đã chú trợng đến các vấn đề như: Tinh thần của ISO, Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2000, cũng như cácquan điểm, khái niệm và các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đối với từng bộ phận bộ phận chức năng, từng đơn vị, từng cán bộ, từng công nhân. Cụ thể được các chuyên gia tư vấn đào tạo trong 3 ngày.
Đào tạo viết tài liệu HTQLCL, việc tổ chức học tập được phân theo từng phòng, từng đơn vị, phẩn xưởng. Cán bộ công nhân được học hỏi các khái niệm cơ bản về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, thông hiểu chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của Tổng công ty.
Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ, Đánh giá chất lượng nội bộ được xem xét độc lập và có hệ thống, nhằm xác định xem các hoạt động và các kết quả có liên quan đến chất lượng có đáp ứng được các quy định đề ra và các quy định này có được thực hiện một cách hiệu quả và thích hợp để đạt được mục tiêu hay không.
Vì vậy đào tạo chuyên gia đánh giá, những lĩnh vực sau đây được coi là đặc biệt cần thiết mà Tổng công ty đã được các chuyên gia tư vấn đào tạo.
- Kiến thức và sự thông hiểu các tiêu chuẩn, dựa vào đó để tiến hành đánh giá HTQLCL.
- Các kỹ năng bổ sung cần thiết để quản lý việc đánh giá như lập kế hoạch, tổ chức, thông tin và chỉ đạo, tài liệu do Công ty xây dựng còn có nhiều điểm chưa phù hợp.
2.2.5 Bước 5: áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000
Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:
- Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9000.
- Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra.
- Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả.
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp.
2.2.6 Bước 6: Ðánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận.
Qua cuộc đánh giá lần 1 của đoàn đánh giá nội bộ TCTKhoáng sản và thương mại Hà Tĩnh cho các đơn vị trực thuộc. Ban giám đốc TCTyêu cầu triệu tập cuộc họp xem xét lãnh đạo vào ngày 18/9/2002 để tiến hành khắc phục kịp thời và triệt để những sự không phù hợp của đánh giá chất lượng nội bộ từ ngày 10/9/2002 đến ngày 16/9/2002, chuẩn bị tốt cho việc đánh giá bên ngoài ngày 21,22 tháng 9/2002 tiến tới đán giá chính thức và khẳng định quyết tâm thực hiện HTQLCL.
Do việc đào tạo nhận thức về ISO 9001, các chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ và đào tạo đội ngũ viết tài liệu được TCT chú trợng và được các chuyên gia tư vấn giảng dạy nhiệt tình nên việc thực hiện hệ thống tài liệu văn bản, thủ tục, quá trình, mẫu biểu hướng dẫn của TCT ít phải điều chỉnh, thay đổi qua các lần đánh giá chất lượng nội bộ và xem xét của lãnh đạo.
Thủ tục tiến hành đánh nội bộ TCT khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh.
không
Không
ĐGCLNB TCT gồm:
Thanh tra ĐGNB cấp Tổng công ty:
Thanh tra cấp TCT đánh giá chất lượng tại các xí nghiệp một năm 2 lần. Nội dung đánh giá về :
Các hạng mục liên quan trong tiêu chuẩn.
Việc thực hiện, quản lý, lưu hồ sơ - tài liệu theo quy định, hướng dẫn. Thanh tra ĐGCLNB cấp đơn vị:
Các hạng mục liên quan trong tiêu chuẩn.
Việc thực hiện, quản lý, lưu trữ hồ sơ - tài liệu theo quy trình hướng dẫn.
2.2.7 Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận.
Tổ chức chứng nhận BVQI được công ty lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công ty. Nếu HTQLCL phù hợp với tiêu chuẩn, công ty sẽ được cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO9001.
Ngày 14/11/2002 Tổ chức chứng nhận quốc tế BVQI đã đánh giá và chứng nhận HTQLCL của TCTđạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và cấp chứng nhận cho TCTvào ngày 30/11/2002. Sau 2 cuộc đánh giá TCTkhoáng sản và thương mại Hà Tĩnh đã chứng tỏ việc xây dựng HTQLCL và thực hiện các hành động khắc phục, thoả mãn các yêu cầu quy định phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000. và cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 cho TCT số: Q23727 ngày 14/11/2001. Đây là thành
Đánh giá định kỳ hoặc đột xuất
Lập lịch trình đánh giá Xem xét phê
duyệt
Xem xét phê duyệt Chuẩn bị đánh giá
Gửi chương trình đánh giá Tiến hành đánh giá Lập báo cáo kết quả đánh giá
Xem xét phê duyệt Phân phối lưu trữ
Hướng dẫn kết quả khắc phục Báo cáo kết quả khắc phục
Phân phối lưu trữ Xem xét phê duyệt
quả to lớn sau 15 tháng phấn đấu liên tục, không mệt mỏi của toàn thể cán bộ công nhân viên TCTvà sự Tư vấn của tổ chức tư vấn Vinacontrol.
Trong quá trình xây dựng, áp dụng và chứng nhận HTQLCL của TCTKhoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh, do phải thuê chuyên gia đào tạo, tư vấn để có được nhận thức đầy đủ và tạo điều kiện sau này áp dụng toàn TCTnên chi phí tương đối lớn, nên tổng chi phí cho toàn bộ quá trình xây dựng và áp dụng hết gần 500 triệu đồng.
2.2.8 Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận.
Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến không ngừng hệ thống chất lượng của Tổng công ty.
Sau khi được chứng nhận ban chỉ đạo ISO 9001 của TCTđã tổ chức đợ đánh giá chất lượng nội bộ tại tất cả các đơn vị áp dụng ISO trong Tổng công ty. Kết quả đánh giá đều được Ban lãnh đạo xem xét một cách nghiêm túc để áp dụng các biện pháp phòng ngừa, duy trì cải tiến HTQLCL.
2.3 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TINH.
Để đảm bảo lợi ích lâu dài cho người lao động và xã hội, nâng cao năng lực cạnh tranh trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế ngày một phát triển, lãnh đạo TCT chủ trương áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Việc xây dựng và dựa vào cộng tác với của các chuyên gia Tổng cục tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Sự nỗ lực của Ban điều hành hệ thống quản lý ISO, TCT đã triển khai một khối lượng công việc khá lớn như: Xây dựng hàng trăm quy trình hướng dẫn, chương trình, quy định trách nhiệm quyền hạn cho Hệ thống QLCL và đã triển khai áp dụng nghiêm túc. Trong thời gian đầu áp dụng và vận hành HTQLCL, qua kết quả Đánh giá của ban đánh giá cho thấy để đảm bảo cho tổ chức BVQI vào đánh giá cấp chứng chỉ các đơn vị được lựa chọn đã thực hiện nhiều công việc như:
- Hoàn thiện các quy trình hướng dẫn (kể cả phương hướng tác nghiệp và khắc phục các sự cố)
- Tổ chức tập huấn về những kiến thức cơ bản và những vấn đề liên quan đến toàn thể CBCNV
- Hoàn thiện và triển khai kịp tiến độ các chương trình chất lượng.
HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 mà TCT đã xây dựng bao gồm các 5 thành phần chính sau:
Giới thiệu về MITRACO HA TINH. Nghành nghề kinh doanh.
Sản phẩm chính. Các đơn vị trực thuộc. 4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu.
4.2.1 Khái quát: hệ thống tài liệu của MITRACO HA TINH có cấu trúc như sau:
Cấp 1: STCL là tài liệu:
Mô tả CSCL, MTCL của TCT, cơ cấu tổ chưc, phân công trách nhiệm, quyền hạn và viện dẫn các HTQLCL, các loại hướng dẫn.
Mô tả phạm vi của HTQLCL bao gồm các thông tin chi tiết và các lập luận về việc thu hẹp phạm vi.
Mô tả các chuỗi quá trình và mối tương giao giữa các quá trình đó trong HTQLCL
STCL do trưởng phòng kinh tế soạn thảo, ĐDLĐ soát xét, TGĐ phê duyệt.
Cấp 2: Quy Trình HTQLCL là tài liệu Mô tả:
Các bước công việc được tiến hành trong hoạt động SXKD, cung cấp dịch vụ. Các mối tương giao, các hoạt động có ảnh hưởng đến Chất lượng.
Quy Trình HTQLCL do người được chỉ định soạn thảo, ĐDLĐ soát xét, TGĐ phê duyệt.
Cấp 3: HDCV, HDCN, HDVH, HDSD, MMTB, TCSP, PPPT, các quy
định, do người được chỉ định soạn thảo , trưởng đơn vị liên quan soát xét, TGĐ phê duyệt.
Cấp 4: HSCL được ghi chép và duy trì nhằm chưng minh sự phù hợp với các yêu cầu của HTQLCL do người thực hiện công việc cập nhập.
4.2.2 STCL: là tài liệu cấp 1 đã nêu ở trên. 4.2.3 Kiểm soát Tài liệu:
4.2.3.1 Khái quát: MITRACO HA TINH lập và duy trì thủ tục bằng văn bản nhằm kiểm soát tài liệu HTQLCL trong Tổng công ty.
4.2.3.2 Nội dung thực hiện:
Nội dung thực hiện nhằm mục đích:
Đảm bảo tài liệu Ban hành phù hợp với Tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Chứng tỏ tài liệu phù hợp, thích hợp trước khi ban hành.
Xem xét, bổ sung khi cần thiết và khi phê duyệt lại. Xác định tình trạng của Văn bản hiện hành.
Đảm bảo các tài liệu phù hợp tại thời điểm sử dụng.
Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được nhận biết và được kiểm soát sự phân phối.
Tránh sử dụng tài liệu lỗi thời và dễ dàng nhận biết nếu được sử dụng cho các mục đích.
Tài liệu phải được cất giữ cẩn thận, ngăn nắp, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm.
Công văn tài liệu phải được cập nhập, lưu trữ, theo dõi quá trình truyền đạt, triển khai thực hiện theo quy định thống nhất, đảm bảo yêu cầu bảo mật đề ra.
Khi có nhu cầu thay thế, sửa đổi, ban hành lại đều được đề nghị bằng văn bản và phải được soạn thảo, xem xét và phê duyệt theo quy định.
Đối với tài liệu cấp 1, 2, 3 khi có nhu cầu sửa đổi / bổ sung phải được TGĐ phê duyệt
Tài liệu lỗi thời phải được thu hồi và huỷ. Bản chính phải được đóng dấu lỗi thời và lập thành HS lưu trữ.
4.2.3.3 Các tài liệu sau được kiểm soát bằng dấu kiểm soát: STCL
QTHTCL, HDCV, HDCN, HDVH, HDSD, MMTB, TCSP, PPPT
4.2.3.4 Các tài liệu khác được sử dụng tại đơn vị do trưởng đơn vị kiểm soát.
Tài liệu liên quan:
Quy trình kiểm soát tài liệu, dữ liệu. Quy trình kiểm soát tài liệu Kỹ thuật.
Quy trình kiểm soát Công văn, Fã, điện thoại và thông tin nội bộ 4.2.4 Kiểm soát HSCL
4.2.4.1 Khái quát:
HSCL được kiểm soát theo quy trình “ kiểm soát HSCL” trong đó quy định phương pháp kiểm soát, duy trì, nhận biết, lưu trữ, thu hồi, nơi nhận, thời gian lưu trữ, huỷ bỏ các HSCL.
4.2.4.2 Nội dung thực hiện:
MITRACO HA TINH thiết lập, áp dụng và duy trì các quy trình bằng văn bản cho sự nhận biết, lựa chọn, cập nhập số liệu, dữ liệu, lưu trữ, bảo quản và huỷ bỏ các HSCL.
Tất các các HSCL cân được đảm bảo ghi chép chính xác, rõ ràng và có khả năng truy xét đến sản phẩm, quá trình và các thủ tục liên quan. HS thể hiện dưới dạng văn bản bằng giấy hoặc phương tiện khác.
Lưu HS đảm bảo dễ truy tìm, thuận tiện khi sử dụng, lưu trữ, trong điều kiện và môi trường thích hợp, tranh hư hỏng, biến dạng, thất lạc hay mất mát.
Lập danh mục gốc kiểm soát HSCL, xác định người chịu trách nhiệm kiểm soát, xác định thời hạn lưu trữ của từng loại HS.
Nếu có thoả thuận trong hợp đồng TCT đảm bảo cung cấp HSCL để Khách hàng, đại diện của khách hàng đánh giá, kiểm tra trong thời gian thoả thuận.
Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát HSCL
2.3.2 Trách nhiệm lãnh đạo (5.)
5.1 Cam kết của lãnh đạo:
Lãnh đạo MITRACO HA TINH cam kết thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 với các nội dung sau:
- Quán triệt tới mọi thành viên trong TCTvề tầm quan trợng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như yêu cầu của luật pháp và chế định.
- Thiết lập CSCL, MTCL phổ biến tới tất cả các thành viên trong TCTvà yêu cầu các thành viên trong toàn TCTcam kết thực hiện.
- Thực hiện theo xem xét của lãnh đạo đối vơi HTQLCL, xem xét nhu cầu thay đổi, cải tiến nhằm đảm bảo HTQLCL luôn phù hợp, đầy đủ, có hiệu lực và hiệu quả.
- Đảm bảo và đáp ứng các nguồn lực cần thiết cho hệ thống hoạt động có hiệu quả.
5.2 Hướng tới khách hàng: - Lãnh đạo Tổng công ty:
- Nghiên cứu , xem xét nhu cầu của khách hàng, cân đối và đáp ứng các nguồn lực cho việc thoả mãn nhu cầu đó trên cơ sở lợi ích của các bên có liên quan.
- Tập trung xây dựng các chương trình hành động của MITRACO HA TINH nhằm thoả mãn nhu cầu và niềm mong đợi của khách hàng là công việc thường xuyên và là mục đích sống của Tổng công ty.
5.3 Chính sách chất lượng:
1. Đa dạng hoá nghành nghề, nâng cao chất lượng sản phẩm, duy trì và mở rộng thị trường, cung cấp các dịch vụ thoả mãn yêu cầu khách hàng về chất lượng, số lượng, thời gian và tiến độ giao hàng với giá cả hợp lý.
2. Cải tiến không ngừng HTQLCL nhằm thoả mãn các “nhu cầu và niềm mong đợi ” của khách hàng, coi vấn đề chất lượng, thị trường là mấu chốt, là chiến lược cho sự tồn tại và phát triển bền vững của Tổng công ty.
3. Chính sách chất lượng của TCTđược thực hiện theo mô hình quản lý toàn diện các hoạt động liên quan đến chất lượng nhằm đảm bảo lợi chí cho các bên có liên quan, trong đó con người đóng vài trò chủ đạo.
Chính sách chất lượng của TCT được truyền đạt đầy đủ tới Cán bộ, công nhân toàn Công ty.
5.4 Lập kế hoạch:
5.4.1 Mục tiêu chất lượng.
a) Mục tiêu chất lượng Tổng công ty:
Mục tiêu chất lượng năm 2005 của Tổng công ty:
1. Nâng cao lnăng lực con người, năng lực điều hành quản lý, nâng cao thiết bị kỹ thuật, công nghệ, chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
2. Đa dạng hoá sản phẩm, ngành nghề, đáp ứng kịp thời các yêu cầu của thị trường và năng lực của Tổng Công ty.
3. Mức tăng trưởng Doanh thu hàng năm từ 15- 20%.
4. Đến tháng 10 năm 2005, hoàn chỉnh việc cải tiến HTQLCL phù hợp với mô hình tổ chức sản xuất và quản lý mới. Các đơn vị sau khi được Cấp chứng chỉ