II. QÚA TRÌNH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HTQLCL THEO TIÊU CHUẨN ISO
2.2.8Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến không ngừng hệ thống chất lượng của Tổng công ty.
Sau khi được chứng nhận ban chỉ đạo ISO 9001 của TCTđã tổ chức đợ đánh giá chất lượng nội bộ tại tất cả các đơn vị áp dụng ISO trong Tổng công ty. Kết quả đánh giá đều được Ban lãnh đạo xem xét một cách nghiêm túc để áp dụng các biện pháp phòng ngừa, duy trì cải tiến HTQLCL.
2.3 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TINH.
Để đảm bảo lợi ích lâu dài cho người lao động và xã hội, nâng cao năng lực cạnh tranh trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế ngày một phát triển, lãnh đạo TCT chủ trương áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Việc xây dựng và dựa vào cộng tác với của các chuyên gia Tổng cục tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Sự nỗ lực của Ban điều hành hệ thống quản lý ISO, TCT đã triển khai một khối lượng công việc khá lớn như: Xây dựng hàng trăm quy trình hướng dẫn, chương trình, quy định trách nhiệm quyền hạn cho Hệ thống QLCL và đã triển khai áp dụng nghiêm túc. Trong thời gian đầu áp dụng và vận hành HTQLCL, qua kết quả Đánh giá của ban đánh giá cho thấy để đảm bảo cho tổ chức BVQI vào đánh giá cấp chứng chỉ các đơn vị được lựa chọn đã thực hiện nhiều công việc như:
- Hoàn thiện các quy trình hướng dẫn (kể cả phương hướng tác nghiệp và khắc phục các sự cố)
- Tổ chức tập huấn về những kiến thức cơ bản và những vấn đề liên quan đến toàn thể CBCNV
- Hoàn thiện và triển khai kịp tiến độ các chương trình chất lượng.
HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 mà TCT đã xây dựng bao gồm các 5 thành phần chính sau:
Giới thiệu về MITRACO HA TINH. Nghành nghề kinh doanh.
Sản phẩm chính. Các đơn vị trực thuộc. 4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu.
4.2.1 Khái quát: hệ thống tài liệu của MITRACO HA TINH có cấu trúc như sau:
Cấp 1: STCL là tài liệu:
Mô tả CSCL, MTCL của TCT, cơ cấu tổ chưc, phân công trách nhiệm, quyền hạn và viện dẫn các HTQLCL, các loại hướng dẫn.
Mô tả phạm vi của HTQLCL bao gồm các thông tin chi tiết và các lập luận về việc thu hẹp phạm vi.
Mô tả các chuỗi quá trình và mối tương giao giữa các quá trình đó trong HTQLCL
STCL do trưởng phòng kinh tế soạn thảo, ĐDLĐ soát xét, TGĐ phê duyệt.
Cấp 2: Quy Trình HTQLCL là tài liệu Mô tả:
Các bước công việc được tiến hành trong hoạt động SXKD, cung cấp dịch vụ. Các mối tương giao, các hoạt động có ảnh hưởng đến Chất lượng.
Quy Trình HTQLCL do người được chỉ định soạn thảo, ĐDLĐ soát xét, TGĐ phê duyệt.
Cấp 3: HDCV, HDCN, HDVH, HDSD, MMTB, TCSP, PPPT, các quy
định, do người được chỉ định soạn thảo , trưởng đơn vị liên quan soát xét, TGĐ phê duyệt.
Cấp 4: HSCL được ghi chép và duy trì nhằm chưng minh sự phù hợp với các yêu cầu của HTQLCL do người thực hiện công việc cập nhập.
4.2.2 STCL: là tài liệu cấp 1 đã nêu ở trên. 4.2.3 Kiểm soát Tài liệu:
4.2.3.1 Khái quát: MITRACO HA TINH lập và duy trì thủ tục bằng văn bản nhằm kiểm soát tài liệu HTQLCL trong Tổng công ty.
4.2.3.2 Nội dung thực hiện:
Nội dung thực hiện nhằm mục đích:
Đảm bảo tài liệu Ban hành phù hợp với Tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Chứng tỏ tài liệu phù hợp, thích hợp trước khi ban hành.
Xem xét, bổ sung khi cần thiết và khi phê duyệt lại. Xác định tình trạng của Văn bản hiện hành.
Đảm bảo các tài liệu phù hợp tại thời điểm sử dụng.
Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được nhận biết và được kiểm soát sự phân phối.
Tránh sử dụng tài liệu lỗi thời và dễ dàng nhận biết nếu được sử dụng cho các mục đích. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tài liệu phải được cất giữ cẩn thận, ngăn nắp, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm.
Công văn tài liệu phải được cập nhập, lưu trữ, theo dõi quá trình truyền đạt, triển khai thực hiện theo quy định thống nhất, đảm bảo yêu cầu bảo mật đề ra.
Khi có nhu cầu thay thế, sửa đổi, ban hành lại đều được đề nghị bằng văn bản và phải được soạn thảo, xem xét và phê duyệt theo quy định.
Đối với tài liệu cấp 1, 2, 3 khi có nhu cầu sửa đổi / bổ sung phải được TGĐ phê duyệt
Tài liệu lỗi thời phải được thu hồi và huỷ. Bản chính phải được đóng dấu lỗi thời và lập thành HS lưu trữ.
4.2.3.3 Các tài liệu sau được kiểm soát bằng dấu kiểm soát: STCL
QTHTCL, HDCV, HDCN, HDVH, HDSD, MMTB, TCSP, PPPT
4.2.3.4 Các tài liệu khác được sử dụng tại đơn vị do trưởng đơn vị kiểm soát.
Tài liệu liên quan:
Quy trình kiểm soát tài liệu, dữ liệu. Quy trình kiểm soát tài liệu Kỹ thuật.
Quy trình kiểm soát Công văn, Fã, điện thoại và thông tin nội bộ 4.2.4 Kiểm soát HSCL
4.2.4.1 Khái quát:
HSCL được kiểm soát theo quy trình “ kiểm soát HSCL” trong đó quy định phương pháp kiểm soát, duy trì, nhận biết, lưu trữ, thu hồi, nơi nhận, thời gian lưu trữ, huỷ bỏ các HSCL.
4.2.4.2 Nội dung thực hiện:
MITRACO HA TINH thiết lập, áp dụng và duy trì các quy trình bằng văn bản cho sự nhận biết, lựa chọn, cập nhập số liệu, dữ liệu, lưu trữ, bảo quản và huỷ bỏ các HSCL.
Tất các các HSCL cân được đảm bảo ghi chép chính xác, rõ ràng và có khả năng truy xét đến sản phẩm, quá trình và các thủ tục liên quan. HS thể hiện dưới dạng văn bản bằng giấy hoặc phương tiện khác.
Lưu HS đảm bảo dễ truy tìm, thuận tiện khi sử dụng, lưu trữ, trong điều kiện và môi trường thích hợp, tranh hư hỏng, biến dạng, thất lạc hay mất mát.
Lập danh mục gốc kiểm soát HSCL, xác định người chịu trách nhiệm kiểm soát, xác định thời hạn lưu trữ của từng loại HS.
Nếu có thoả thuận trong hợp đồng TCT đảm bảo cung cấp HSCL để Khách hàng, đại diện của khách hàng đánh giá, kiểm tra trong thời gian thoả thuận.
Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát HSCL
2.3.2 Trách nhiệm lãnh đạo (5.)
5.1 Cam kết của lãnh đạo:
Lãnh đạo MITRACO HA TINH cam kết thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 với các nội dung sau:
- Quán triệt tới mọi thành viên trong TCTvề tầm quan trợng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như yêu cầu của luật pháp và chế định.
- Thiết lập CSCL, MTCL phổ biến tới tất cả các thành viên trong TCTvà yêu cầu các thành viên trong toàn TCTcam kết thực hiện.
- Thực hiện theo xem xét của lãnh đạo đối vơi HTQLCL, xem xét nhu cầu thay đổi, cải tiến nhằm đảm bảo HTQLCL luôn phù hợp, đầy đủ, có hiệu lực và hiệu quả.
- Đảm bảo và đáp ứng các nguồn lực cần thiết cho hệ thống hoạt động có hiệu quả.
5.2 Hướng tới khách hàng: - Lãnh đạo Tổng công ty:
- Nghiên cứu , xem xét nhu cầu của khách hàng, cân đối và đáp ứng các nguồn lực cho việc thoả mãn nhu cầu đó trên cơ sở lợi ích của các bên có liên quan.
- Tập trung xây dựng các chương trình hành động của MITRACO HA TINH nhằm thoả mãn nhu cầu và niềm mong đợi của khách hàng là công việc thường xuyên và là mục đích sống của Tổng công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5.3 Chính sách chất lượng:
1. Đa dạng hoá nghành nghề, nâng cao chất lượng sản phẩm, duy trì và mở rộng thị trường, cung cấp các dịch vụ thoả mãn yêu cầu khách hàng về chất lượng, số lượng, thời gian và tiến độ giao hàng với giá cả hợp lý.
2. Cải tiến không ngừng HTQLCL nhằm thoả mãn các “nhu cầu và niềm mong đợi ” của khách hàng, coi vấn đề chất lượng, thị trường là mấu chốt, là chiến lược cho sự tồn tại và phát triển bền vững của Tổng công ty.
3. Chính sách chất lượng của TCTđược thực hiện theo mô hình quản lý toàn diện các hoạt động liên quan đến chất lượng nhằm đảm bảo lợi chí cho các bên có liên quan, trong đó con người đóng vài trò chủ đạo.
Chính sách chất lượng của TCT được truyền đạt đầy đủ tới Cán bộ, công nhân toàn Công ty.
5.4 Lập kế hoạch:
5.4.1 Mục tiêu chất lượng.
a) Mục tiêu chất lượng Tổng công ty:
Mục tiêu chất lượng năm 2005 của Tổng công ty:
1. Nâng cao lnăng lực con người, năng lực điều hành quản lý, nâng cao thiết bị kỹ thuật, công nghệ, chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
2. Đa dạng hoá sản phẩm, ngành nghề, đáp ứng kịp thời các yêu cầu của thị trường và năng lực của Tổng Công ty.
3. Mức tăng trưởng Doanh thu hàng năm từ 15- 20%.
4. Đến tháng 10 năm 2005, hoàn chỉnh việc cải tiến HTQLCL phù hợp với mô hình tổ chức sản xuất và quản lý mới. Các đơn vị sau khi được Cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 là Công ty May Xuất Khẩu Thành Công, Công ty Chế biến Rau quả, Xí nghiệp Gạch không nung.
5. Sản phẩm nhập kho phải đạt 100% tiêu chuẩn quy định..
6. Doanh thu thương mại, khách sạn, du lịch, dịch vụ chiếm từ 20-25% tổng Doanh thu của Tổng công ty.
b) Mục tiêu chất lượng các đơn vị:
Được xây dựng trên cơ sở phân cấp quản lý và các nhiệm vụ được TCTgiao. c) Biện pháp thực hiện:
Để thực hiện được MTCL, CSCL đã nêu, TCTcam kết thực hiện các nguyên tắc và biện pháp sau:
Duy trì và phát triển các thị trường đã có và mở rộng thị trường cho sản phẩm, dịch vụ của Tổng công ty.
Luôn nắm vững các nhu cầu và niềm mong đợi của khách hàng để tạo ra sản phẩm, dịch vụ thoả mãn đúng đủ, kịp thời, đúng nhu cầu của họ.
Ở mọi công đoạn sản xuất đều có nguyên liệu và sản phẩm, sản phẩm của công đoạn trước là nguyên liệu của công đoạn sau. Những người liên quan đều có trách nhiệm kiểm tra nguyên liệu, sản phẩm và kiểm soát các qúa trình thuộc công đoạn sản xuất của mình.
MITRACO HA TINH đảm bảo các thành viên được đào tạo thích hợp để hoàn thành công việc được giao.
TCTcung cấp nguồn lực để đamt bảo HTQLCL hoạt động, duy trì và không ngừng cải tiến có hiệu lực và hiệu quả. Các thành viên phát huy năng lực chủ động, sáng tạo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
HTQLCL của TCTđược đánh giá, xem xét định kỳ hàng năm ít nhất 2 lần. Đầu tư đổi mới thiết bị Công nghệ và hoàn thiện công tác quản lý.
Thu thập ý kiến của khách hàng để có các cải tiến về chất lượng sản phẩm. Ban lãnh đạo TCT yêu cầu tất cả CBCNV trong toàn TCT thực hiện. 5.4.2 Hoạch định chất lượng:
MITRACO HA TINH hoạch định HTQLCL đảm bảo theo các yêu cầu sau: Phù hợp với yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Phù hợp với MTCL và CSCL của Tổng công ty. Sự phù hợp phải bao gồm định tính, định lượng, tiến độ, quyền lợi các bên, sự tương thích cũng như sự cải tiến không ngừng.
Tính nhất quán của HTQLCL được duy trì khi các thay đổi đối với HTQLCL được hoạch định và thực hiện, mọi sự thay đổi thực hiện theo phương thức “kiểm soát” nghiệm túc các biện pháp nêu trên.
5.5: Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin: 5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn:
MITRACO HA TINH xác định và lập thành văn bản về trách nhiệm, quyền hạn các cấp lãnh đạo và các thành viên trong Tổng công ty. Văn bản này do trưởng phòng Tổ chức soạn thảo, ĐDLĐ xem xét, TGĐ phê duyệt và được lưu lại tại các đơn vị để thực hiện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí công tác.
- Trách nhiệm và quyền hạn TGĐ: Theo quy định của luật doanh nghiệp Nhà Nước Việt Nam.
- Trách nhiệm và Quyền hạn của các chức danh khác: Được quy định tại tài liệu trách nhiệm - Quyền hạn các vị trí công tác.
5.5.2 ĐDLĐ
5.5.2.1 Bổ nhiệm ĐDLĐ:
TGĐ MITRACO HA TINH cử một phó TGĐ để chỉ đạo kiển tra, giám sát việc xây dựng, áp dụng và thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong Tổng công ty.
5.5.2.2 Trách nhiệm và quyền hạn của ĐDLĐ
ĐDLĐ có trách nhiệm và quyền hạn đảm bảo các yêu cầu của HTQLCL theo ISO 9001:2000 được thiết lập, thực hiện, duy trì. ĐDLĐ phải chịu trách nhiệm trước CT.HĐQT, TGĐ về tất cả các vấn đề có liên quan đến HTQLCL.
Báo cáo CT.HĐQT, TGĐ về việc thực hiện HTQLCL và điều phối các cuộc họp định kỳ của lãnh đạo TCT để xem xét HTQLCL.
Lập kế hoạch điều phối và phê duyệt kế hoạch ĐGCLNB của TCT và đơn vị thành viên.
Tuỳ theo mô hình của Tổng công ty, quy định hoặc ấn định thời gian yêu cầu báo cáo về chất lượng và sự phù hợp của Hệ thống.
Theo dõi các hành động khắc phục phòng ngừa của các đơn vị đảm bảo các hành động khắc phục phòng ngừa đó phù hợp với HTQLCL.
Quan hệ với tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan đến HTQLCL.
Đảm bảo ban hành các HT tài liệu mới nhất có hiệu lực đến các đơn vị cần thiết. Tư vấn về đào tạo nhân lực liên quan đến HTQLCL.
5.5.3 Thông tin nội bộ:
MITRACO HA TINH lập hệ thống thông tin nội bộ thông suốt giữa: Lãnh đạo TCTvới các thành viên.
Giữa các đơn vị thành viên với nhau
Hệ thống thông tin nội bộ được thực hiện bằng: Văn Bản
Lời trực tiếp hoặc điện thoại Mạng Lan khi có điều kiện
Tất cả các thông tin đảm bảo các yêu cầu sau: Chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Đúng cấp, đúng chức năng
Được tiếp nhận, xử lý, báo cáo và kiểm soát. Các quy trình hỗ trợ cho HT thông tin:
Quy trình kiểm soat Fã, điện thoại và thông tin nội bộ. Các Quy trình liên quan khác.
5.6 Xem xét của Lãnh đạo 5.6.1 khái quát:
HTQLCL của MITRACO HA TINH đươc xem xét tại TCT mỗi năm ít nhất 01 lần, tại các đơn vị ít nhất 02 lần. Việc xem xét của lãnh đạo nhằm đảm bảo hệ thống luôn thích hợp, thoả đáng, có hiệu lực và có hiệu quả. Việc xem xét của lãnh đạo phải đánh giá được cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với HTQLCL tại Tổng công ty.
5.6.2 Đầu vào của việc xem xét:
- Tuỳ theo phân cấp, đàu vào của việc xem xét tại TCTcũng như tại các đơn vị thành viên bao gồm:
- CSCL, MTCL của TCT và đơn vị mình. - Cơ cấu tổ chức
- Việc thực hiện các quy trình và sự phù hợp của chất lượng, dịch vụ
- Hiệu quả hoạt đọng của HTQLCL, hệ thống tài liệu chất lượng và việc tổ chức kiểm tra chất lượng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tóm tắt ý kiến phản hồi của khách hàng, báo cáo về sự không pphù hợp, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa, cấc kết quả đánh giá chất lượng nội bộ và đánh giá bên ngoài, những vấn đề cải tiến trong hệ thống QLCL.
- Ảnh hưởng do những thay đổi tạo bởi công nghệ mới, các nhận thức quản lý chất lượng mới và nhu cầu của khách hàng.
- Việc thực hiện nghị quyết của HNXXLĐ lần trước. 5.6.3 Đầu ra của việc xem xét:
Phải bao gồm các quyết định và tài liêu liên quan tới:
- Việc nâng cao hiệu lực HTQLCL và cải tiến các quy trình của HT
- Việc cải tiến sản phẩm, dịch vụ liên quan đến việc thoả mãn nhu cầu của KH. - Các nguồn lực cần thiết.
Tài liệu liên quan: Quy trình xem xét của Lãnh đạo.
2.3.3 Quản lý nguồn lực (6.)
6.1 Cung cấp nguồn lực.
TCT đảm bảo cung cấp các nguồn lực cần thiết để:
- Thực hiện chiến lược phát triển và đạt được mục tiêu hoạt động của Tổng công ty.
- Thực hiện và duy trì HTQLCL, thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống.