IV. PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU CHẩ CỦA TỔNG CễNG TY CHẩ VIỆT NAM.
4. Phõn tớch tỡnh hỡnh thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu chố của Tổng cụng ty.
cụng ty.
4.1. nghiệp vụ tạo nguồn hàng:
Chủ động được nguồn hàng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của hàng xuất khẩu và tiến độ giao hàng, đến việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu, uy tớn của Tổng cụng ty và hiệu quả kinh doanh , Tổng cụng ty chố Việt Nam thường sử dụng một số hỡnh thức tạo nguồn chủ yếu như:
- Thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu theo hợp đồng ( mua đứt bỏn đoạn ).
Đõy là hỡnh thức thu mua chủ yếu của Tổng cụng ty , chiếm gần 80% giỏ trị hàng hoỏ thu mua. Sau khi Tổng cụng ty và nhà cung cấp đạt được những thoả thuận về mặt số lượng, chất lượng, phương thức thanh toỏn… thỡ hai bờn mới tiến hành kớ kết hợp đồng kinh tế.
- Phương thức uỷ thỏc.
Là phương thức mà Tổng cụng ty dựng danh nghĩa của mỡnh để giao dịch với khỏch nước ngoài nhằm thoả thuận với cỏc điều khoản liờn quan đến hợp đồng xuất khẩu dư định sẽ kớ kết và tổ chức bỏn hộ hàng cho người uỷ thỏc. Phương thức này chiếm một tỉ lệ khụng đỏng kể trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Tổng cụng ty.
- Phương thức đầu tư, liờn doanh liờn kết.
Theo phương thức này, Tổng cụng ty sẽ bỏ vốn ra đầu tư vào cỏc đơn vị sản xuất chế biến hàng xuất khẩu theo cỏc hợp đồng ngắn hạn, trong đú Tổng cụng ty chịu trỏch nhiệm tiờu thụ cỏc sản phẩm được sản xuất ra . Đõy là phương thức được Tổng cụng ty ỏp dụng chủ yếu đối với cụng tỏc thu mua tạo nguồn hàng nụng sản - một mặt hàng chiếm hơn 45% tổng giỏ trị kinh ngạch xuất khẩu của Tổng cụng ty . Tổng cụng ty thường hỗ trợ vốn, cụng nghệ, kỹ thuật cho cỏc nguồn sản xuất chứ khụng trực tiếp tham gia điều hành cỏc hoạt động sản xuất.
Cụng tỏc thu mua tạo nguồn hàng của Tổng cụng ty được thực hiện theo quy trỡnh sau:
+ Nghiờn cứu nguồn hàng xuất khẩu: Dựa trờn cỏc đơn đặt hàng của
năng cung cấp hàng xuất khẩu trờn thị trường, khả năng cung cấp hàng được xỏc định bởi nguồn hàng thực tế và nguồn hàng tiềm năng. Đối với nguồn hàng thực tế, Tổng cụng ty chọn nhà cung cấp cú khả năng đỏp ứng được yờu cầu của đơn hàng. Đối với nguồn hàng tiềm năng thỡ Tổng cụng ty tiến hành đầu tư, liờn doanh liờn kết với cỏc nhà sản xuất chế biến hàng xuất khẩu để kịp thời đỏp ứng hợp đồng mà Tổng cụng ty đó ký kết.
+ Tiếp cận và đàm phỏn với nhà cung cấp: Trờn cơ sở đó xỏc định được
nhà cung cấp, Tổng cụng ty tiếp cận đàm phỏn về cỏc điều kiện của đơn hàng, thoả thuận và ký kết hợp đồng.
+ Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bỏn: Sau khi hoàn tất cỏc thủ tục giấy
tờ, Tổng cụng ty tiến hành tiếp nhận hàng hoỏ, vận chuyển về kho của Tổng cụng ty hoặc tiếp nhận tại Cảng xuất khẩu.
Trong nhiều năm gần đõy, cụng tỏc tạo nguồn hàng xuất khẩu đó trở thành một mặt mạnh của Tổng cụng ty, gúp phần quan trọng vào hoạt động xuất khẩu làm hoạt động này ngày càng được thực hiện cú hiệu quả hơn.
4.2. Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu: Nghiệp vụ này bao gồm cỏc khõu sau: Nghiệp vụ này bao gồm cỏc khõu sau:
- Chuẩn bị hàng:
Sau khi đưa hàng được thu mua về kho, đội ngũ cỏn bộ chuyờn mụn của Tổng cụng ty tiến hành kiểm tra chất lượng của hàng hoỏ nhằm đảm bảo quyền lợi cho khỏch hàng, kịp thời ngăn chặn cỏc hậu quả xấu đồng thời cũng gúp phần bảo đảm uy tớn của nhà sản xuất cũng như cuả Tổng cụng ty trong quan hệ buụn bỏn.
Như vậy, cụng tỏc chuẩn bị hàng bao gồm việc kiểm tra chất lượng, số lượng, trọng lượng, bao bỡ đúng gúi, kẻ ký mó hiệu để hoàn thiện hàng theo đỳng yờu cầu của đơn đặt hàng. Trong trường hợp hàng hoỏ cần giỏm định, Tổng cụng ty thường phải thuờ một tổ chức giỏm định trung gian là tổ chức giỏm định hàng Quốc tế SGS hoặc VINACONTROL. Cũn thụng thường, cỏn bộ của Tổng cụng ty sẽ trực tiếp kiểm tra nếu trong hợp đồng khụng yờu cầu rừ cấp giỏm định. Kết thỳc kiểm tra bao giờ cũng phải lập một chứng từ bằng tiếng Việt và một bản bằng tiếng nước ngoài ( tuỳ theo yờu cầu của khỏch ngoại ).
- Ký kết hợp đồng vận tải:
Tổng cụng ty ký kết hợp đồng vận chuyển để đưa hàng hoỏ ra cảng xuất khẩu, sau đú tiến hành bốc dỡ hàng xuống cảng để Hải quan kiểm định hàng hoỏ. Tổng cụng ty thường xuất hàng theo giỏ CIF ( CF ). Đõy là một thuận lợi đỏng kể cho Tổng cụng ty vỡ Tổng cụng ty được quyền thuờ tàu và mua bảo hiểm cho hàng hoỏ.
- Hoàn thiện thủ tục giấy tờ:
Khi làm thủ tục xin giấy phộp xuất khẩu, Tổng cụng ty thường phải chuẩn bị một số giấy tờ quan trọng sau:
+ Hợp đồng thương mại ( bản chớnh và bản sao ). + Bản dịch hợp đồng.
+ Hạn nghạch ( QUOTA ) nếu hàng được xuất theo hạn nghạch. + Giấy chứng nhận xuất xứ.
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh hàng hoỏ. + Cỏc giấy tờ cú liờn quan khỏc.
- Tổ chức khai bỏo làm thủ tục Hải quan:
Ở khõu này, Tổng cụng ty cú trỏch nhiệm xuất trỡnh đầy đủ giấy tờ, sắp xếp hàng, mở hàng để Hải quan kiểm tra.
- Giao hàng lờn tàu và lập vận đơn:
Cụng tỏc này Tổng cụng ty thường uỷ quyền cho hóng vận tải, đại diện của Tổng cụng ty sẽ lấy biờn lai thuyền phú, sau đú đổi lấy vận đơn sạch. Vận đơn sẽ được chuyển qua bộ phận kế toỏn để lập bộ chứng từ thanh toỏn.
4.3. Nghiệp vụ thanh toỏn:
Nghiệp vụ thanh toỏn bao gồm cỏc khõu vay vốn thanh toỏn nguồn hàng ( xin vốn từ nguồn ngõn sỏch cấp ) và nhận tiền thanh toỏn của khỏch ngoại ( bờn nhập ).
Đối với thanh toỏn đầu vào, nguồn vốn cú thể từ nguồn vốn tự cú, hoặc từ nguồn ngõn sỏch Nhà nước cấp và đụi khi cũng từ nguồn vay ngắn hạn ngõn hàng.
Cú thể núi thanh toỏn là khõu trọng tõm và kết quả cuối cựng của tất cả cỏc giao dịch kinh doanh, đặc biệt với hoạt động buụn bỏn quốc tế. Chớnh bởi tầm quan trọng cũng như phức tạp của nú mà nú cú ảnh hưởng khụng nhỏ đến hoạt động kinh doanh núi chung và hoạt động xuất khẩu núi riờng của Tổng cụng ty. Trong số cỏc hỡnh thức thanh toỏn mà Tổng cụng ty vẫn sử dụng như thanh toỏn đổi hàng… thỡ thanh toỏn bằng thư tớn dụng L/C được sử dụng nhiều nhất vỡ đõy là một phương thức thanh toỏn đảm bảo, thuận tiện an toàn lại hạn chế được rủi ro cho cả hai bờn mua và bỏn.