I. Giới thiệu chung về công ty
3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Công ty Xăng dầu Hàng Không Việt Nam là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận cũng nh các doanh nghiệp khác trong khối kinh doanh của Tổng công ty HKVN. Vì vậy, đạt đợc sự thành công trong sự nghiệp phát triển của mình nh hiện nay, công ty đã phải tích cực nỗ lực trong việc bố trí cơ cấu bộ máy quản lý một cách hợp lý và có những chính sách kinh tế – tài chính thích hợp đối với môi tr- ờng trong và ngoài công ty.
Những con số thống kê gần đây về lực lợng lao động trong công ty cho thấy chất lợng lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên làm việc trong công ty đã có trình độ chuyên môn và năng suất cao hơn rõ rệt, mặc dù số lợng lao động trong công ty gia tăng hơn trớc rất nhiều nh trình độ lao động kỹ thuật nghiệp vụ của lực lợng lao động có thể đảm đơng tốt mọi công việc ở các vị trí khác nhau, các công nhân có trình độ chuyên môn cao về lĩnh vực mình đảm nhiệm. Sự thành công đó là nhờ công ty đã biết tổ chức ngày càng hợp lý về lao động cũng nh bộ máy quản lý trong công ty. Những chính sách quản trị đối với lực lợng lao động và những biện pháp thay đổi bộ máy quản lý cho thấy một điều nổi bật là công ty luôn duy trì sự tơng quan giữa lực lợng công nhân trực tiếp sản xuất và lực lợng công nhân quản lý, tổ chức cơ cấu hoạt động chức năng thành những phòng, ban với chức năng và nhiệm vụ riêng biệt dới sự chỉ đạo thống nhất của ban giám đốc. Điều này đã góp phần đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất ngày càng cao trong việc tổ chức và tinh gọn bộ máy quản lý của công ty.
Dới sự điều hành của ban giám đốc (gồm có: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc) là các phòng ban chuyên trách đảm nhiệm một số chức năng và nhiệm vụ kinh doanh trong công ty do sự quản lý của trởng phòng và các phó phòng. Tuỳ theo nhiệm vụ, quyền hạn và chức năng mà mỗi phòng, ban sẽ có một cơ cấu lao động phù hợp.
Bên cạnh đó, các chính sách, kế hoạch và phơng hớng phát triển kinh doanh của công ty sẽ do các trởng phòng cùng với các giám đốc các xí nghiệp, các chi nhánh và các văn phòng đại diện dự thảo để trình giám đốc. Cơ cấu này tạo ra sự quản lý chặt chẽ, phối hợp hoạt động bằng cách sử dụng triệt để các bộ phận chức năng của công ty và sự thừa hành đảm nhiệm công việc của các đơn vị cơ sở. Từ việc nắm vững tình hình thực tế tại đơn vị mình quản lý sẽ giúp cho giám đốc các đơn vị trực thuộc có những kế hoạch cụ thể, thiết thực với nhu cầu thực tế.
Tất cả các xí nghiệp, các chi nhánh, các văn phòng đại diện và các bộ phận phòng, ban của công ty đều trực thuộc quyền quản lý của giám đốc. Giám đốc công ty có quyền ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định một cách có hiệu quả đối với các chính sách, các kế hoạch cũng nh phơng hớng hoạt động của công ty và các đơn vị cơ sở trực thuộc công ty. Ngoài ra, giám đốc là ngời đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trớc pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty (theo quy định trong Luật doanh nghiệp Nhà Nớc).
Trong ban giám đốc của công ty, ngoài giám đốc còn có 2 phó giám đốc với trách nhiệm tham mu, giúp việc cho giám đốc để quản lý một hay một số lĩnh vực kinh doanh của công ty. Thêm vào đó, 2 giám đốc còn phải phối hợp với các bộ phận trong công ty và các đơn vị trực thuộc hoạt động một cách có hiệu quản nhằm giúp giám đốc hoàn thành các công việc của mình.
Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty:
Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh XNK Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng kế hoạch đầu tư Phòng thống kê tin học Phòng đảng đoàn – an ninh Văn phòng công ty Xí nghiệp XDHK Miền Bắc Xí nghiệp XDHK Miền Trung Xí nghiệp XDHK Miền Nam Xí nghiệp dịch vụ vận tải, vật tư, kỹ Xí nghiệp TMD KHK Miền Bắc Xí nghiệp TMD KHK Miền Chi nhánh công ty XDHK VN tại Các văn phòng đại diện của công ty Giám đốc
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
Phòng kế toán tổng hợp của công ty với nhiệm vụ chủ yếu cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin về tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công tác chỉ đạo và quản lý kinh doanh của giám đốc công ty. Phòng gồm 4 ngời:
Đứng đầu là kế toán trởng: là ngời điều hành chung mọi công việc trong phòng, chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về công tác kế toán, thống kê, hạch toán kinh tế, lập kế hoạch tài chính, thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm vụ của kế toán trởng chấp hành tốt các quy định của nhà nớc, công ty. Dới kế toán trởng là các kế toán viên thực hiện các nhiệm vụ chuyên trách:
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu của các đơn vị nội bộ gửi lên hàng tháng, quý vào các sổ cái theo dõi và kiểm soát tình hình tài chính nội bộ của công ty, tính thuế, công nợ hàng tháng để nộp thanh toán và giúp kế toán trởng lập các bản báo cáo quyết toán.
Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán thanh toán: có nhiệm vụ xem xét, tính, trích lập quỹ khấu hao tài sản cố định. Đồng thời căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc giám đốc duyệt để viết phiếu thu chi, phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại vốn bằng tiền của công ty. Theo dõi các khoản tạm ứng, tình hình biến động của quỹ quản lý công ty.
Kế toán các khoản tiền vay, tiền gửi ngân hàng kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu chi và lập báo cáo các quỹ. Theo dõi sự biến động của tiền gửi ngân hàng, hoàn thành các thủ tục để công ty vay tiền ngân hàng.
Để phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy vừa tập trung vừa phân tán. Kế toán của các đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập phản ánh chi tiết các hoạt động mua bán hàng hoá, sau đó định
kỳ gửi báo cáo và bảng cân đối phát sinh theo quý của mình về phòng tài chính kế toán để bộ phận kế toán tổng hợp số liệu cho cả công ty. Bảy đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc có trách nhiệm kê khai nộp và quyết toán thuế Giá trị gia tăng (VAT) và các loại thuế, phí trực tiếp khác tại các Cục thuế tỉnh, thành phố nơi phát sinh các loại thuế, phí đó. Riêng thuế thu nhập doanh nghiệp đợc hạch toán tập trung toàn công ty và nộp tại Văn phòng công ty, sau khi tổng hợp kết quả kinh doanh của toàn công ty.
Hiện nay, công ty đã đa máy vi tính vào hỗ trợ một số hoạt động nh: lập bảng biểu tổng hợp, lên các báo cáo kế toán Với bộ máy kế toán gọn nhẹ, tổ chức khoa học và…
hợp lý, đảm bảo sự chỉ đạo tập trung của kế toán trởng, với trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, xử lý thông tin, công tác kế toán của công ty đã góp phần không nhỏ vào việc quản lý, lập kế hoạch kinh doanh của công ty. Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ giúp cho số lợng ghi chép của kinh tế giảm xuống rất nhiều do quá trình ghi sổ trùng lặp, cung cấp thông tin kịp thời cho việc quản lý và lập báo cáo tài chính, thuận lợi cho việc phân công công tác, chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy vậy kết cấu sổ khá phức tạp đã gây trở ngại rất nhiều cho công ty trong việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Hiện nay, công ty đang nghiên cứu mẫu sổ vừa phù hợp với chế độ kế toán, vừa phù hợp với công việc làm kế toán trên máy vi tính để sớm máy tính hoá hoạt động kế toán góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.