III- Nhận xột về cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty In Tạp chớ Cộng Sản
2 -MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí
HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí TẠI CễNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN.
2.1.Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu tổ chức trong cỏc phũng ban chức năng .
2.1.1 Ban giỏm đốc .
Theo như phõn tớch trờn ,hiện nay trong cụng ty ban giỏm đốc cũn thiếu một phú giỏm đốc phụ trỏch tổ chức .Việc giỏm đốc trực tiếp phụ trỏch kiờm tất cả việc tổ chức như vậy là khụng hợp lý bởi như vậy thỡ giỏm đốc khụng thể bao quỏt toàn cụng ty ma nghiờng nhiều về tổ chức trong khi hoạt động sản xuất kinh doanh lại giao toàn bộ cho phú giỏm đốc phụ trỏch kinh doanh đảm nhiệm .Do đú
cụng ty cần bổ xung một phú giỏm đốc phụ trỏch chuyờn sõu khõu tổ chức hành chớnh của cụng ty .Việc bổ nhiệm phú giỏm đốc này cú thể làm theo hai hướng :Một là tuyển dụng một người mới ngoài cụng ty thụng qua cỏc phương tiện truyền thụng .Theo cỏch này ,cụng ty cú thể tận dụng được những phương phỏp ,tiến bộ khoa học kỹ thuật từ bờn ngoài .Hai là cõn nhắc ,thuyờn chuyển trưởng phũng TC- HC lờn giữ chức vị phú giỏm đốc .Như vậy lại khuyết vị trớ trưởng phũng TC-HC nờn lại phả bổ nhiệm thờm .Với phương phỏp này ,cụng ty cú thể khuyến khớch ,tạo động lực cho cỏn bộ cụng nhõn viờn tớch cực ,gắn bú hơn với cụng việc .Họ sẽ cố gắng làm việc với hy vọng được thăng tiến ,đề bạt lờn cấp cao hơn .
2.1.2 Cỏc phũng ban chức năng
a )Phũng tài vụ .
Về số lượng thỡ trong phũng tài vụ hiện bao gồm 5 thành viờn ,như vậy phũng cũn thiếu một nhõn viờn kế toỏn
phụ trỏch cụng việc hạch toỏn cỏc khoản chi và thu của cụng ty .Do đú trong thời gian tới cụng ty nờn tuyển thờm một kế toỏn viờn chuyờn phụ trỏch cụng việc này .Việc tuyển dụng cú thể dựa trờn một số tiờu thức cơ bản như :
- Tốt nghiệp đại học chớnh quy chuyờn ngành kế toỏn – kiểm toỏn .
- Đó cú kinh nghiệm làm kế toỏn .
- Biết tiếng anh và sử dụng thành thạo vi tớnh .
Mặt khỏc ,trong phũng cũn nhõn viờn Vũ Bỏ Khang phụ trỏch về amngr tiền lương là khụng hợp lý .Nờn chuyển nhõn viờn này sang phũng TC_HC cũn việc trả lương đó cú nhõn viờn thủ quỹ phụ trỏch như vậy cú sự rừ ràng hơn trong cụng việc cũng như nhiệm vụ và quyền hạn của từng người .
b ) Phũng TC-HC-TH .
Về cơ bản ,phũng TC- HC cú nhiệm vụ tổ chức cỏc hoạt động ,bố trớ cụng tỏc hành chớnh trong cụng ty .Theo phõn tớch ở trờn ,hiện nay phũng thừa một nhõn viờn vỡ theo cơ cấu thỡ chỉ cú 5 nhúm chớnh và được phõn chia nhiệm vụ
khỏ rừ nhưng nhõn viờn :Nguyễn Huy Hải khụng cú nhiệm vụ rừ ràng .Lượng cụng việc trong phũng khụng lớn nờn tỡnh trạng thừa lao động trong phũng là khụng thể trỏnh khỏi .Cú thể tinh giảm và giao cho phú phũng kiờm nhiệm một số cụng việc mà nhõn viờn này đang làm.Mặt khỏc ,trong phũng khụng cú phú phũng nờn cụng việc khụng cụ thể ,việc quy kết trỏch nhiệm khụng rừ ràng .Vỡ thế nờn bầu ra một phú phũng phụ trỏch riờng .Tuy nhiờn ,trong phũng cú một nhõn viờn nữ rất thớch hợp với cụng việc này bởi nhiều kinh nghiệm ,nhưng lại là nữ nờn cụng tỏc ngoại giao nhiều khi khụng thuận lợi ,cũn nhõn viờn nam thỡ lại khụng được đào tạo về quản trị mà là kỹ sư hàng hải .
Ngoài ra ,cụng việc của phũng khụng cụ thể ,chưa rừ ràng giữa phũng với phũng sản xuất kinh doanh .Điều quan trọng hơn là bầu khụng khớ làm việc trong phũng cũn nặng nề ,khụng cú được sự thoải mỏi trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc nờn hiệu quả chưa cao .
Một vấn đề nữa là tổ bảo vệ cũn quỏ đụng so với cụng việc hiện cần .Với việc chia làm hai ca trực thỡ chỉ cần 4
nhõn viờn bảo vệ là đủ ,như vậy thừa hai nhõn viờn .Tuy nhiờn hiện nay khụng thể cho họ nghỉ việc vỡ đõy là những người gắn bú với cụng ty và cú thõm niờn làm việc từ lõu ,đõy là những người đó cú tuổi nờn nếu giờ họ nghỉ việc thỡ thu nhập bị ảnh hưởng và họ sẽ khú tỡm được một cụng việc khỏc .Đõy là một vấn đề rất khú ,giải phỏp cú thể là chuyển họ sang làm cụng việc khỏc như trụng coi kho hoặc làm cụng việc đúng gúi hay giao hàng .Tuy nhiờn khi thực hiện thuyờn chuyển cần thụng bỏo trước và giải thớch cho họ hiểu ,trong thời gian đầu cú thể khuyến khớch bằng cỏch tăng lương hoặc cỏc hỡnh thức khuyến khớch khỏc như thưởng ,cho nghỉ phộp hoặc động viờn tinh thần .