III. Thực tế triển khai nghiệp vụ bảo hiểm xây dựng và lắp đặt của công ty Bảo hiểm Dầu khí Đông Đô
Xử lý trên phân cấp
-Đối với các dịch vụ bảo hiểm trên phân cấp, Các Công ty thành viên điền thông tin về dịch vụ vào “Giấy yêu cầu cho ý kiến về dịch vụ bảo hiểm trên phân cấp” và gửi về một đầu mối là Ban Quản lý bảo hiểm và đào tạo ( QLBH&ĐT)
+) Đối với các dịch vụ bảo hiểm trong phạm vi hợp đồng tái bảo hiểm cố định và/hoặc trong mức giữ lại của Tổng công ty, ban QLBH&ĐT sẽ trả lời đơn vị. Nếu dịch vụ nằm trong phân cấp và/hoặc trong hạn mức giữ lại của Tổng công ty mà xét thấy cần tái bảo hiểm thì Ban QLBH&ĐT sẽ đề nghị Ban tái bảo hiểm thu xếp tái bảo hiểm tạm thời.
+) Đối với các dịch vụ bảo hiểm ngoài phạm vi hợp đồng tái bảo hiểm cố định và ngoài mức giữ lại của Tổng công ty, ban QLBH&ĐT sẽ gửi về Ban tái bảo hiểm để Ban tái bảo hiểm trực tiếp trả lời đơn vị. Công văn trả lời được sao gửi Ban QLBH&ĐT để biết.
-Nội dung của công văn gửi về Tổng công ty bao gồm những điểm chính về số liệu khách hàng, ý kiến phân tích, đề xuất hướng giải quyết nhằm đáp ứng không chỉ nhu cầu của khách hàng mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả của Tổng Công ty.
-Đối với các dịch vụ bảo hiểm trong ngành hoặc đối với các trường hợp đặc biệt khác theo chỉ đạo của BTGĐ Tổng Công ty, Ban KD có chức năng liên quan đến nghiệp vụ sẽ tham gia chỉ đạo nghiệp vụ.
-Trường hợp dịch vụ có tái bảo hiểm chỉ định lớn hơn 40%, môi giới phí lớn hơn 15%, hoa hồng tái bảo hiểm chỉ định nhỏ hơn 22%, phải có xác nhận của nhà tái bảo hiểm chỉ định trước khi cấp đơn.
Bước 3: Tiến hành đàm phán/chào phí bảo hiểm cho khách hàng
-Tiến hành đàm phán/chào phí bảo hiểm cho khách hàng. Phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã chào cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận, tuỳ từng trường hợp, ban giám đốc đơn vị kinh doanh hoặc Ban Tổng giám đốc Tổng Công ty sẽ xem xét lại phương án chào phí và đàm phán lại với khách hàng.
-Khi khách hàng chấp nhận bản chào phí bảo hiểm, cán bộ khai thác đề nghị họ gửi Giấy yêu cầu bảo hiểm chính thức bằng văn bản cho PVI, có ký tên và đóng dấu cơ quan được gửi đến trực tiếp bằng đường bưu điện hoặc fax. Giấy yêu cầu bảo
hiểm là một bằng chứng và là cơ sở pháp lý thể hiện ý chí của khách hàng về việc đồng ý tham gia bảo hiểm và là một bộ phận cấu thành của Đơn/Hợp đồng/Giấy chứng nhận bảo hiểm.
Bước 4: Ký duyệt đơn/ hợp đồng/ Giấy chứng nhận bảo hiểm
Sau khi nhận được Giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng, cán bộ khai thác chuẩn bị Đơn/ Hợp đồng/ Giấy chứng nhận bảo hiểm (GCNBH)
-Lấy số đơn/ hợp đồng/ GCNBH theo quy định của Tổng công ty -Soạn thảo đơn/ hợp đồng/ GCNBH
+ Đối với dịch vụ bảo hiểm trong phân cấp, ban giám đốc đơn vị kinh doanh ký. Trong trường hợp Phó tổng giám đốc ký thì hồ sơ khai thác cần bổ sung thêm Giấy ủy quyền của Tổng giám đốc
+ Đối với dịch vụ bảo hiểm trên phân cấp, Tổng giám đốc đơn vị kinh doanh có thể ký đơn/ hợp đồng/ GCNBH với điều kiện đã lưu xác nhận của Ban QLBH&ĐT hoặc Ban Tái bảo hiểm.
+ Ban giám đốc Công ty thành viên PVI có thể ký tất cả các Thông báo thu phí bảo hiểm ( cho cả dịch vụ bảo hiểm trong và trên phân cấp
Bước 5: Quản lý đơn/ hợp đồng/ GCNBH
-Đơn/ hợp đồng/ GCNBH/ Thông báo thu phí bảo hiểm được phát hành ít nhất 02 bản gốc, bao gồm: 01 bản gốc cho khách hàng, 01 bản gốc lưu tại công ty. Số lượng bản gốc có thê tăng lên tùy theo nhu cầu của khách hàng.
-Chuyển 01 bản copy Thông báo thu phí bảo hiểm cho bộ phận Kế toán
-Tập hợp bản copy tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong tháng và gửi về Tổng công ty để chuyển cho Ban QLBH&ĐT và Ban Tái bảo hiểm.
-Theo dõi thanh toán phí bảo hiểm/ Quản lý đơn/ hợp đồng/ GCNBH
•Bộ phận kế toán có trách nhiệm viết hóa đơn thu phí bảo hiểm theo nội dung Thông báo thu phí bảo hiểm.
•Quy định cụ thể về việc lập hóa đơn được nêu rõ trong Quy định về quản lý hóa đơn, ấn chỉ hiện hành của Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam.
-Sau khi hóa đơn thu phí phát ra:
•Đối với các đơn/ hợp đồng/ GCNBH do công ty thành viên cấp, bộ phận khai thác của Công ty thành viên có trách nhiệm chính đôn đốc phòng kinh doanh của công ty thu phí đúng hạn.
•Đối với các đơn/ hợp đồng/ GCNBH do ban kinh doanh Tổng công ty cấp, Ban tài chính kế toán chịu trách nhiệm chính đôn đốc ban kinh doanh thu phí đúng hạn
•Hết thời hạn thanh toán ghi trong Thông báo thu phí mà khách hàng chưa nộp phí bảo hiểm thì phải đôn đốc khách hàng khẩn trương nộp phí. Nếu quá thời hạn thu phí bảo hiểm 3 tháng mà khách hàng vẫn chưa nộp, bộ phận kế toán làm đầu mối phối hợp với đơn vị kinh doanh báo cáo Ban Giám đốc đề xuất biện pháp giải quyết.
-Đơn vị kinh doanh phối hợp với bộ phận kế toán thanh toán hoa hồng, chi phí môi giới, đại lý (nếu có)
-Giải quyết các yêu cầu phát sinh của khách hàng: Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có bất cứ thay đổi nào từ phía PVI hoặc khách hàng thì cán bộ khai thác có trách nhiệm trao đổi với khách hàng, lập thành văn bản các nội dung thay đổi, báo cáo lãnh đạo và thông báo tới các bộ phận liên quan. Các thay đổi ảnh hưởng tới rủi ro được bảo hiểm sẽ phải thay đổi về phí, điều kiên, điều khoản bảo hiểm. Bản sửa đổi bổ sung cho các thay đổi này được lưu cùng và là một bộ phận không thể tách rời của Đơn/ hợp đồng/ GCNBH đã cấp.
Bảng 5: Tình hình khai thác bảo hiểm xây dựng và lắp đặt ở PVI Đông Đô
Năm Đ.vị 2008 2009
Bảo hiểm mọi rủi ro XD-LĐ
(Giá trị bảo hiểm - GTBH<1,5 triệuUSD) Trđ 976 1.090 Bảo hiểm mọi rủi ro XD-LĐ
(1,5 triệu<GTBH< 15 triệu USD) Trđ 2.489 2.556 Bảo hiểm mọi rủi ro XD-LĐ
(GTBH > 15 triệu USD) Trđ 1.975 2.133
Bảo hiểm máy móc xây dựng Trđ 592,6 676,7
Bảo hiểm đổ vỡ máy móc Trđ 3,13 7,62
Dịch vụ chuyển giao/phối hợp Trđ 855 1.124
(Nguồn: Phòng kế toán - PVI Đông Đô)
Qua bảng số liệu có thể thấy doanh thu từ đơn bảo hiểm đổ vỡ máy móc chưa cao, chiếm tỉ trọng rất nhỏ trong tổng doanh thu của nghiệp vụ (khoảng 0,1%)
Mặt khác, doanh thu từ các đơn bảo hiểm mọi rủi ro xây dựng – lắp đặt chiếm tỉ trọng lớn trong tổng doanh thu nghiệp vụ. Công ty đặc biệt khai thác hiệu quả đối với đơn bảo hiểm mọi rủi ro xây dựng – lắp đặt mà giá trị bảo hiểm nằm trong khoảng 1,5 triệu đến 15 triệu USD.
Có thể nói khai thác bảo hiểm là khâu đầu tiên khi tiến hành triển khai các nghiệp vụ bảo hiểm. Khâu khai thác có ý nghĩa rất to lớn, thậm chí quyết định sự thành bại của mỗi công ty bảo hiểm cũng như mỗi nghiệp vụ bảo hiểm bởi vì hoạt động kinh doanh bảo hiểm phải đảm bảo nguyên tắc số đông bù số ít nên việc thực hiện tốt khâu khai thác cũng có nghĩa là thực hiện tốt nguyên tắc này.