I. Đặc điểm chung của công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex:
3.2.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
3. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty cổ phần xuất nhập
3.2.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra và bảo vệ, sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và chủ động tài chính của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, công ty đã áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung. Toàn công ty chỉ có một phòng kế toán duy nhất đặt tại trụ sở chính của công ty gọi là phòng kế hoạch kinh tế – tài chính.
Phòng có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của công ty. Đối với các chi nhánh nh Quảng Ninh, thành phố Hồ Chí Minh đợc phân cấp hạch toán độc lập nhng không đầy đủ, nghĩa là việc hạch toán của chi nhánh đợc lên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của chi nhánh. Riêng phần trích khấu hao TSCĐ và thuế thu nhập doanh nghiệp tập trung tại công ty hàng tháng chi nhánh gửi bảng cân đối kế toán cho phòng kế hoạch kinh tế – tài chính bằng cách chuyển số liệu. Cuối quý, kế toán chi nhánh gửi bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, tình hình thu nộp ngân sách Nhà nớc và biểu tổng hợp chi phí theo yếu tố. Cuối năm làm nh quý nhng số liệu là cả năm.
Bộ phận kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của công ty, giúp lãnh đạo công ty thực hiện hạch toán kinh tế và giao chỉ tiêu doanh thu, chi phí cho các phòng kinh doanh.
Phòng kế hoạch kinh tế – tài chính của công ty gồm có hai bộ phận là bộ phận kế hoạch và bộ phận kế toán. Trong đó bộ phận kế hoạch xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch cho các phòng ban kinh doanh của toàn công ty. Bộ phận kế hoạch thực hiện ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của toàn công ty và báo cáo theo định kỳ hoặc bất thờng, lập các báo cáo tài chính.
Phòng kế hoạch kinh tế gồm 9 ngời và đợc phân công phụ trách các công việc nh sau: Kế toán trởng, phó kế toán trởng phụ trách kế hoạch, phó kế toán trởng phụ trách kế toán, kế toán hàng hoá kiêm kế toán công nợ trong ngành, kế toán tổng hợp, kế toán chi phí, kế toán tài khoản 1121, kế toán tài khoản 1122, kế toán tiền mặt kiêm kế toán công nợ ngoài ngành, và mỗi chi nhánh có từ một đến hai kế toán viên.
•Kế toán trởng: (Trởng phòng )
-Giúp Giám đốc công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của công ty, tổ chức điều hành chung bộ máy kế toán, phân công công việc cụ thể cho từng
-Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong công ty cũng nh chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ sách kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng cũng nh chế độ trích lập và sử dụng các quỹ của công ty.
-Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Trung ơng và Thành phố cũng nh của các nghành chức năng.
•Kế toán tiền lơng kiêm kế toán vật t, hàng hoá, tài sản cố định:
-Về tiền lơng, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại công ty, về chi phí tiền lơng và các khoản trích nộp BHXH, BHYT. Cuối kỳ có nhiệm vụ làm báo cáo thực hiện quỹ lơng và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lơng.
-Về tài sản cố định: Xác định giá trị của tài sản, tham gia kiểm kê tài sản và theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong công ty trong tháng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định.
-Về vật t, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có và biến động từng loại vật t, hàng hoá, đồng thời chấp hành đầy đủ quy định về thủ tục nhập xuất bảo quản vật t, hàng hoá. Cuối tháng lập bảng kê tổng hợp xuất, nhập, tồn vật t, hàng hoá.
•Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng:
Chịu trách nhiệm về mở tài khoản, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán tiền ngân hàng..., hớng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ xuất nhập vật t hàng hoá của công ty. Cuối kỳ lập báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng, lập báo cáo kiểm kê quỹ.
•Kế toán về chi phí:
Thu nhập, lập và kiểm tra chứng từ kế toán, tham gia giúp lãnh đạo xét duyệt chi phí cho các hoạt động kinh doanh của công ty.
•Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ:
Theo dõi tình hình công nợ, tạm ứng của khách hàng, các thủ tục kê khai nộp thuế, tổ chức đối chiếu công nợ, thu hồi các khoản nợ của khách hàng, cân đối nhu cầu vốn, tránh tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh.
•Thủ quỹ:
Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. Hàng ngày phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sách.
Lê Quốc Huy - K 39.21.07 - 35 -
Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán của công ty cổ phần Coalimex.
Kế toán tổng hợp Phó kế toán trư ởng phụ trách kế hoạch Chi nhánh tại thành Phó kế toán trưởng phụ trách kế toán Chi nhánh tại Kế toán tiền mặt kiêm kế toán công nợ ngoài ngành Thủ quỹ Kế toán tài khoản 1122 Kế toán tài khoản 1121 Kế toán chi phí Kế toán trưởng
3.2.2.Hệ thống sổ kế toán, chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ tại công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex:
-Hệ thống chứng từ kế toán:
Một trong những đặc trng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Phơng pháp chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị.
Công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex đã sử dụng các loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành nh các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoá đơn bán hàng. Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý.
Đối với các chứng từ về lao động tiền lơng bao gồm: Bảng thanh toán tiền lơng và bảng theo dõi chấm công. Trong đó bảng thanh toán tiền lơng là căn cứ để thanh
ơng và lao động trong công ty. Còn bảng theo dõi chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc, nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ dể tiền lơng và đóng BHXH, BHYT theo quy định hiện hành của Nhà nớc cho cán bộ công nhân viên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng:
Để phù hợp quy mô cũng nh điều kiện thực tế, công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex áp dụng hình thức hạch toán Nhật ký chung và các loại sổ của hình thức này gồm có: Sổ kế toán chi tiết (sổ chi tiết theo dõi công nợ với khách hàng, sổ chi tiết bán hàng,...); Sổ kế toán tổng hợp (sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản )
Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép số liệu trên các sổ kế toán đều đợc máy thực hiện tự động theo trình tự chơng trình đã đợc cài đặt sẵn theo sơ đồ trang bên:
Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức kế toán sổ nhật ký chung. Đây là hình thức sổ có kết cấu đơn giản, ít cột, rất thuận tiện cho việc xử lý công tác kế toán bằng máy vi tính, lại phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán. Theo hình thức này, hàng ngày tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của công ty đ- ợc thể hiện trên các chứng từ gốc đều đợc chuyển vào máy. Do máy tính đã đợc các chuyên viên kế toán cài đặt và mở các sổ tổng hợp, sổ chi tiết theo từng mảiêng phù hợp với yêu cầu quản lý, theo dõi chi tiết của công ty, nên 1 nghiệp vụ nào đó liên quan đến chi tiết cần theo dõi, cán bộ kế toán khi đa các số liệu vào máy chỉ cần gọi tên mã của tài khoản chi tiết là lập tức số liệu đó cũng đồng thời đã có trong nhật ký chung, trong sổ chi tiết và ở sổ cái tài khoản. Cuối tháng, căn cứ vào sổ cái các tài khoản, máy tính lập nên bảng cân đối số phát sinh các tài khoản từ các sổ (thẻ) chi tiết, máy lập bảng tổng hợp cân đối các chi tiết. Kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết có khớp nhau không. Nếu nh không có sai sót thì máy lập bảng cân đối kế toán (dựa trên số d cuối kỳ các tài khoản).
Lê Quốc Huy - K 39.21.07 - 37 - (1a) (2) (2) (3) (3) Chứng từ Sổ, thẻ chi tiết Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản
Sổ cái tài khoản Nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh
Bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán khác (1c)
Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng
: quan hệ đối chiếu
(1) Hàng ngày, căn cứ các chứng từ gốc hợp lệ đa vào máy theo từng mã riêng, máy tính tự động đa số liệu vào Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết (nếu cần thiết theo dõi chi tiết ) và sổ cái.
(2) Cuối tháng, từ số liệu trên sổ cái, máy lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản; từ số liệu trên các sổ chi tiết, máy lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh.
(3) Lấy số liệu trên bảng đối chiếu số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh để máy lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.
•Phơng pháp kế toán hàng tồn kho mà công ty đang áp dụng là phơng pháp kê khai thờng xuyên. Theo phơng pháp này, kế toán thực hiện ghi chép phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất vật t, sản phẩm hàng hoá vào sổ kế toán và tài khoản trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Giá trị của vật t xuất kho đợc xác định trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các chứng từ xuất kho, đợc phân loại theo từng đối tợng sử dụng và đợc phản ánh trên tài khoản và sổ kế toán. Số tồn kho - giá trị của vật t tồn kho có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào, số liệu thể hiện trên tài khoản và sổ kế toán.
Công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nớc và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của công ty.
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex gồm: -Báo cáo quyết toán (theo quý, năm ).
-Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm).
-Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (theo quý, năm). -Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm).
-Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm). -Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (theo năm). -Quyết toán thuế GTGT (theo năm).
-Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm).
Các báo cáo tài chính trên đợc gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kế toán và đợc gửi tới các cơ quan sau:
-Cơ quan cấp chủ quản (Sở Thơng mại). -Chi cục tài chính doanh nghiệp.
-Cục thống kê. -Cục thuế.
-Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ nh: Báo cáo các khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất nhập khẩucác sản phẩm, hàng hoá, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt động kinh doanh trong xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty. Các báo cáo này sẽ đợc gửi tới ban giám đốc của công ty.
II.Tình hình thực tế về tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lởng công ty XNK và hợp tác quốc tế Coalimex: