I. Đặc điểm chung của xí nghiệp Sông Đà 12
1. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tập hợpchi phí sản xuất.
1.1 Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất.
Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất có liên quan trực tiếp đến tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp, ảnh hưởng tới tính chính xác của thông tin kế toán cung cấp từ quá trình tập hợp chi phí. Vì vậy xác định đối tượng tập hợp chi phí phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của xí nghiệp có ý nghĩe rất lớn trong việc tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất, từ việc hạch toán ban đầu đến tập hợp chi phí, tổ chức tổng hợp số liệu, ghi chép trên các sổ kế toán.
Tại xí nghiệp Sông Đà 12.5, đối tượng kế toán tập hợp chi phí được xác định là tưng công trình, hạng mục công trình. Mỗi đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất từ khi khởi công xây dựng đến khi hoàn thành bàn giaođều được mở sổ chi tiết để tập hợp chi phí sản xuất. Các sổ chi tiết này được tổng hợp theo từng tháng và được theo dõi chi tiết theo từng khoản mục: CFNVLTT, CFNCTT, CFSXC.
1.2 Phân loại chi phí sản xuất tại xí nghiệp Sông Đà 12.5
Xí nghiệp đã tiến hành phân loại chi phi sản xuất theo mục đích công dụng để quản lý chặt chẽ các chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: gồm toàn bộ giá trị vật liệu tạo ra sản phẩm, đó là những hao phí về vật liệu chính: sắt, thép, xí măng, đá, gạch, cát, sỏi.. Vật liệu phụ: vôi, sơn, đinh, dây thừng…Vạt liệu kết cấu: kèo, cột, khung. cốp pha…
- Chi phí nhân công trực tiếp: ở xí nghiệp Sông Đà không chỉ hạch toán tiền lương, các khoản phụ cấp lương của công nhân trực tiếp xây lắp mà còn gồm cả tiền lương, các khoản phụ cấp lương của công nhân điều khiển máy thi công, nhân viên quản lý tổ đội và các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân xây lắp, công nhân điều khiển máy thi công, nhân viên quản lý tổ đội.
- Chi phí sản xuất chung: gồm các khoản chi phí có liên quan đến công tác quản lý và phục vụ chung trong phạm vi công trường hay tổ, đội xây lắp như: chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, KHTSCĐ, các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phục vụ thi công công trình, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền (tiền bồi dưỡng cho công nhân, tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại,…)
Các chi phí máy thi công không được tổ chức phân loại riêng mà được tập hợp vào cùng khoản mục chi phí sản xuất chung.
1.3 Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất được áp dụng tại xí nghiệp
Để tập hợp chi phí sản xuất phục vụ công tác giá thành sản phẩm, xí nghiệp đã lựa chọn phương pháp tập hợp trực tiếp theo từng công trình. Chi phí phát sinh sử dụng cho công trình nào sẽ được tập hợp hết cho công trình đó.
1.4 Trình tự kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại xí nghiệp Sông Đà 1.4.1 Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1.4.1 Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ thi công xây lắp, máy thi công, công tác quản lý tổ, đội phát sinh trong tháng được hạch toán trên TK 621, tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp (60 – 65%). Do vậy việc tổ chức thu mua, xuất dùng, sử dụng cũng như hạch toán chi phí nguyên vật liệu luôn phải gắn chặt với từng đối tượng sử dụng để đảm bảo quản lý vật tư, chống lãng phí và tính đúng giá thành sản phẩm. Có thể nói vật tư trong xí nghiệp rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ, có công dụng và mục đích sử dụng khác nhau. Xí nghiệp đã xây dựng ”hệ thống danh điểm vật tư” dựa trên phần mềm SAS như sau:
Chọn danh mục “Hệ thống danh điểm vật tư” trên thanh menu “Vật tư, thành phẩm”. Chọn loại vật tư cần lập, sau đó bấm nút “thêm” số hiệu của loại vật tư mới mà kế toán muốn quản lý sẽ tự động được tạo ra. Sau đó kế toán nhập các thông tin chi tiết về vật tư (như tên, đơn vị tính…). Kết thúc nhấn chuột vào nút “ghi”.
Quy trình hạch toán khoản mục CPNVLTT như sau:
Phòng kinh tế _ kế hoạch cùng phó giám đốc phụ trách vật tư và nhân viên của phòng quản lý kỹ thuật dựa vào dự toán các công trình, phương án thi công, kế hoạch thi công để tính toán lượng vật tư cần thiết phục vụ cho công trình và lập kế hoạch cung ứng vật tư. Lượng cung ứng vật tư cần thiết phục vụ công trình được tính dựa trên dự toán công trình và đánh giá vật liệu trên thị trường thông qua Biên bản xác định giá. Từ đó phòng kế hoạch sẽ xác định được nguồn cung cấp hợp lý.
Xí nghiệp không tiến hành mua vật tư phục vụ cho sản xuất mà do chủ công trình tự tổ chức thu mua vì xí nghiệp áp dụng phương thức khoán gọn cho chủ công trình. Vật tư mua và đưa đến tận công trình không qua kho của xí nghiệp mà được theo dõi tại kho của công trình do chủ công trình và các tổ, đội xây lắp bảo quản và chịu trách nhiệm. Vì vậy không có nghiệp vụ mua vật tư nhập kho cũng như xuất kho vật tư để phục vụ cho hoạt động sản xuất trực tiếp. Vào cuối mỗi tháng chủ công trình tập hợp các chứng từ có liên quan đến công việc mua vật tư xuất dùng cho hoạt động xây lắp trực tiếp về cho kế toán xí nghiệp. Những chứng từ này gồm: Hợp đồng kinh tế (đối với những hợp đồng lớn và cung cấp thương xuyên: xi măng), Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn cung cấp dịch vụ vận chuyển, Biên bản giao nhận vật tư hàng hóa. Dựa vào những chứng từ đã tập hợp được kế toán tiến hành hạch toán CPNVLTT như sau:
Khi nhận được các chứng từ hóa đơn liên quan đến việc phát sinh CPNVLTT, kế toán tiến hành tính giá thực tế của nguyên vật liệu sử dụng cho công trình dựa trên hóa đơn mua nguyên vật liệu và hóa đơn cung cấp dịch vụ vận chuyển (hoặc giấy biên nhận vận chuyển, bốc xếp… nếu có)
Nếu chủ công trình có “Giấy đề nghị thanh toán”, kế toán xem xét tình hình phát sinh chi phí đến thời điểm xin đề nghị thanh toán với tình hình sử dụng vốn tạm ứng của chủ công trình, và trình giám đốc duyệt chi. Nếu giám đốc duyệt chi, kế toán sẽ viết Phiếu chi, đồng thời chuyển phiếu chi cho thủ quỹ xuất tiền mặt cho chủ công trình để chủ công trình thanh toán cho người bán qua ngân hàng. Khi thanh toán cho người bán hoặc nợ người bán trên TK 331 _ phải trả người bán của xí nghiệp kế toán lập chứng từ hạch toán và ghi: Nợ TK 141 (chi tiết cho từng công trình)
Có TK 1111,1121 Hoặc:
Nợ TK 141
Có TK 331
sau đó kế toán ghi nhận CPNVLTT theo định khoản: Nợ TK 621 (chi tiết cho từng công trình)
Có TK141 (chi tiết cho từng công trình) Nợ TK 1331
Có TK 3388 (chi tiết cho từng công trình)
Nếu chủ công trình không có giấy đề nghị thanh toán kế toán sẽ tính trừ vào tiền vốn xuất tạm ứng cho chủ công trình, kế toán lập chứng từ hạch toán theo định khoản:
Nợ TK 621 (chi tiết cho từng công trình)
Có TK 141 (chi tiết cho từng công trình) Nợ TK 133 (thuế VAT được khấu trừ)
Có TK 3381 (chi tiết cho từng công trình)
Ghi nhận khoản nợ thuế chủ công trình đã thanh toán thay cho xí nghiệp.
Trên cơ sở các chứng từ hạch toán đã lập kế toán nhập liệu vào máy vi tính để ghi nhận CPNVLTT theo giá thực tế của nguyên vật liệu mua về sử dụng cho thi công trực tiếp. Do xí nghiệp áp dụng phần mềm kế toán SAS theo hình thức Nhật ký chung nên các chứng từ được nhập thống nhất trên một cửa sổ “Nhập chứng từ”.
Em xin xét ví dụ sau để minh họa cho phần kế toán CPNVLTT:
Với Giấy đề nghị thanh toán của ông Lê Minh Hải ngày 30/11/2004, kế toán làm thủ tục rút tiền gửi ngân hàng để thanh toán cho người bán. Khi thanh toán cho người bán thay cho chủ công trình kế toán ghi nhận khoản tiền này như một khoản tạm ứng cho chủ công trình. Kế toán lập chứng từ hạch toán và nhập liệu vào máy theo trình tự sau:
- Nhấn chuột vào “Tổng hợp” trên màn hình của cửa sổ “ Nhập chứng từ”
- Tháng: 11/2004
- Ngày chứng từ: 30/11/2004 - Số hiệu chứng từ: TƯ11
- Diễn giải: Tạm ứng tiền mua vật tư cho chủ công trình - Bộ phận: CT tường kè đê hữu Sông Cầu – Bắc Ninh
- Tài khoản: 141, phát sinh Nợ: 126.353.000 - Tài khoản: 1121, phát sinh Có: 126.353.000
Bấm nút “Ghi” để lưu dữ liệu. Sau đó căn cứ vào “Biên bản sử dụng vật tư”
và “Hóa đơn GTGT” kế toán tổng hợp lập chứng từ hạch toán và nhập dữ liệu vào máy như sau:
- Nhấn chuột vào “Tổng hợp” trên màn hình của cửa sổ “ Nhập chứng từ”
- Tháng: 11/2004
- Ngày chứng từ: 30/11/2004 - Số hiệu chứng từ: 17 HTCP
- Diễn giải: Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Bộ phận: CT tường kè đê hữu Sông Cầu – Bắc Ninh - Tài khoản: 621, phát sinh Nợ: 120.335.000
- Tài khoản: 141, phát sinh Có: 120.335.000 - Tài khoản: 1331, Phát sinh Nợ: 6.018.000 - Tài khoản: 3388, phát sinh Có: 6.018.000
Bấm nút “Ghi” để lưu dữ liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Khi nhập tài khoản Nợ hoặc Có kế toán chỉ cần nhập phần đầu của số hiệu tổng hợp, bấm “Enter” và chọn số hiệu của tài khoản chi tiết trong bảng tài khoản theo yêu cầu của chương trình (phải nhập liệu theo số hiệu tài khoản cấp thấp nhất).
Sau khi nhập xong chứng từ, máy tự động chuyển dữ liệu vào các sổ của hình thức Nhật ký chung theo trình tự sau:
+ Sổ nhật ký chung + Sổ cái tài khoản 621
+ Sổ chi tiết tài khoản 62101- CT tường kè đê hữu Sông Cầu Bắc Ninh
Việc thực hiện nhập tiếp các chứng từ khác phát sinh trong tháng liên quan đến khoản mục CPNVLTT theo quy trình tương tự.
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào CPNVLTT đã tập hợp được trên sổ chi tiết tài khoản 62101- CT tường kè đê hữu Sông Cầu Bắc Ninh, kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang sổ cái tài khoản 154 (chi phí sản xuất kinh doanh dở dang), và sổ chi tiết tài khoản 15413- CT tường kè đê hữu Sông Cầu Bắc Ninh để tính giá thành công trình.
Biểu 04: Mẫu số:01 GTKT- 3LL GX/2004B