Chứng từ chi phí là chứng minh bằng giấy tờ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình sản xuất và thực sự hoàn thành làm cơ sở ghi sổ kế toán. Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán tập hợp chi phí sản xuất bắt buộc phải đợc chứng minh bằng chứng từ chi phí hợp pháp, hợp lệ. Các chứng từ chi phí đợc kế toán sử dụng ghi sổ kế toán chi phí sản xuất bao gồm:
Đối với chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: các chứng từ bao gồm: phiếu xuất kho; bảng phân bổ NVL, công cụ, dụng cụ, bảng kê xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. . .
Đối với chi phí về lơng và bảo hiểm xã hội: chứng từ gồm có bảng chấm công; phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành; bảng thanh toán l- ơng; bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội. . .
Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định: chứng từ gồm có bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.
Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài chứng từ gồm có hoá đơn, các dạng biên nhận, phiếu chi. . .
Đối với các khoản chi phí bằng tiền: chứng từ gồm có chứng từ tiền mặt, chứng từ tiền gửi ngân hàng. . .
2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán chi tiết, tổng hợp.
Để phản ánh và theo dõi toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ theo từng đối tợng tập hợp chi phí kế toán phải sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp đợc xác lập một cách phù hợp với đặc thù của đơn vị theo đúng chế độ quy định.
2.1. Tổ chức sổ chi tiết
Căn cứ vào đối tợng hạch toán chi phí xác định, kế toán chi tiết hoá các tài khoản hạch toán chi phí: TK 621, 622, 627, 154. Trên cơ sở đó mở các loại sổ chi tiết để tập hợp và kết chuyển chi phí phục vụ trớc hết cho công tác tính giá thành sản phẩm hoàn thành và giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ, sau đó là kiểm soát chi phí theo chức năng, công cụ và trách nhiệm quản lý chi phí.
2.2. Tổ chức hệ thống sổ tổng hợp
Theo chế độ hiện hành, hệ thống sổ kế toán đợc tổ chức theo một trong 4 hình thức sổ kế toán sau:
- Nhật ký – sổ cái - Nhật ký chung - Nhật ký chứng từ - Chứng từ ghi sổ
Trong các đơn vị kinh doanh (trừ hộ cá thể. . .) hầu hết sử dụng một trong 3 hình thức sổ: nhật ký chung, nhật ký chứng từ và chứng từ ghi sổ.
Việc vận dụng hình thức sổ nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp , đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của kế toán cũng nh điều tấn trang bị kỹ thuật tính toán sao cho có thể lựa chọn và vận dụng một hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm của từng loại hình ghi chép.
Vận dùng hình thức sổ nào là do đơn vị hạch toán cơ sở cần dựa trên các căn cứ sau:
- Căn cứ vào đặc điểm sản xuất sản phẩm trên dây chuyền công nghệ. - Căn cứ vào đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm theo loại công nghệ.
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý chi phí và tính giá thành tại đơn vị hạch toán
- Căn cứ vào khả năng tổ chức hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại đơn vị hạch toán.
Nếu đơn vị lựa chọn hình thức sổ Nhật ký chứng từ trên góc độ lý thuyết để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cần mở các sổ sau:
- Bảng kê số 4, số5, số 6. - Nhật ký chứng từ số7 - Sổ cái các TK liên quan
Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp chi phí sản xuất theo hình thức sổ nhật ký chứng từ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 8: Quy trình ghi sổ quá trình hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Tùng Giang
Chứng từ CPSX và các bảng phân bổ 1,2 Bảng kê 4 Bảng kê 5 Thẻ tính giá thành sản phẩm NKCT số 7 Sổ Cái TK
621,622,627,154 Báo cáo tài chính