I. Đặc điểm của Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh
4.3.Hình thức kế toán mà nhà máy đang áp dụng
4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của nhà máy
4.3.Hình thức kế toán mà nhà máy đang áp dụng
Xuất phát từ yêu cầu tổ chức quản lý, tổ chức công tác kế toán, và yêu cầu sản xuất kinh doanh với một khối lợng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh th- ờng xuyên với khối lợng tơng đối lớn. Mặt khác, nhà máy cũng đã trang bị hệ thống máy vi tính cho phòng kế toán để có thể xử lý công việc nhanh và hiệu quả. Vì vậy, nhà máy áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung”. Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều đợc ghi vào sổ “Nhật ký chung” theo trình tự thời gian. Số liệu trên sổ “ Nhật ký chung” là căn cứ để ghi vào “ Sổ Cái”.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung:
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
4.4.Giới thiệu phần mềm kế toán sử dụng trong nhà máy
Phần mềm mà nhà máy áp dụng là Fast Accounting 2003 của công ty phần mềm tài chính kế toán Fast, cho phép lựa chọn giao diện bằng tiếng Việt hoặc
Sổ nhật ký đặcbiệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
bằng tiếng Anh tuỳ theo yêu cầu của ngời sử dụng. Fast Accounting có tính bảo mật cao do có mật khẩu cho từng ngời dùng và cho phép phân quyền cho ngời sử dụng đến từng chức năng của chơng trình. Phần mềm này tổ chức các phân hệ nghiệp vụ sau: Phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ kế toán tiền mặt và tiền ngân hàng, phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, phân hệ mua hàng và công nợ phải trả, phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán chi phí và giá thành, phân hệ quản lý TSCĐ, phân hệ báo cáo thuế, phân hệ báo cáo tài chính. Số liệu đợc cập nhật ở các phân hệ đợc lu ở phân hệ của mình, ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ khác và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. Đây là phần mềm hiện nay đang đợc rất nhiều công ty sử dụng, với phần mềm này giúp cho nhà máy khai thác đợc các thông tin kế toán và quản trị kinh doanh hiệu quả cao. Ngoài ra, Nhà máy còn sử dụng chơng trình Microsoft Word và Microsoft Excel.
Quy trình xử lý số liệu trong Fast Accounting đợc mô tả thông qua sơ đồ sau:
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập các chứng từ vào phân hệ nghiệp vụ Các tệp nhật ký
Chuyển sang sổ cái
Đối với phần mềm Fast Accounting, các chứng từ kế toán đều đợc xử lý, phân loại và định khoản kế toán tuỳ theo từng chứng từ trong các phân hệ nghiệp vụ. Kế toán chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào cho máy thật đầy đủ và chính xác, còn thông tin đầu ra nh: sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ chi tiết,
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập các chứng từ vào phân hệ nghiệp vụ Các tệp nhật ký
Chuyển sang sổ cái
Tệp sổ cái
các báo cáo kế toán đều do máy tự xử lý, luân chuyển, tính toán và đa ra các biểu bảng khi cần in.
Để thuận tiện cho công tác quản lý và công tác hạch toán, kế toán cần phải khai báo các đối tợng thông tin đợc quản lý trong Fast Accounting ở các danh mục nh: Danh mục tài khoản, tiểu khoản, Danh mục khách hàng, Danh mục kho, Danh mục vật t, Danh mục phân nhóm vật t, Danh mục tiền tệ... Chẳng hạn, khi khai báo danh mục vật t, hàng hoá: Từ màn hình
Windows chọn biểu tợng Fast, kích đúp chuột trái vào biểu tợng, máy chuyển động vào màn hình nhập mật khẩu chơng trình, ta gõ mật khẩu vào và bấm Enter thì máy sẽ chuyển tới giao diện chính của phần mềm kế toán. Từ giao diện chính này ta chọn “ Kế toán hàng tồn kho” sau đó chọn “Danh mục từ điển” đến “Danh mục vật t hàng hoá” nhấn F4 hiện ra bảng “thêm vật t” rồi sau đó gõ Enter. Ví dụ, ta khai báo Gạch 2 lỗ A1 sẫm với mã -TP2011, làm các bợc nh trên tới khi hiện lên bảng sau:
Bảng 2.2