II. Tình hình tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất vàtính giá thành sản phẩm tại nhà máy gốm xây dựng cẩm thanh
1. Tổ chức công tác kế toán chi phí sản xuất tại nhà máy
1.2. Phơng pháp và quytrình tập hợp chi phí sản xuất
1.2.1. Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí đợc sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm.Trong Nhà máy thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: chi phí sử dụng đất, than cám NT 4.500 trực tiếp tham gia chế tạo sản phẩm đợc mua ngay tại trong nớc.
Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhà máy sử dụng chủ yếu TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, tài khoản này không mở chi tiết theo từng yếu tố. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng TK 152- Nguyên liệu vật liệu và TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Trong đó, TK 152 đợc mở theo dõi chi tiết các tài khoản cấp II sau:
TK 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522- Vật liệu phụ
TK 1525 - Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528 - Vật liệu khác
Hàng kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất và đợc sự đồng ý của ban lãnh đạo, căn cứ vào định mức tiêu hao cho 1000 viên gạch ngói mỗi loại, phiếu xin lĩnh vật t và các chứng từ khác có liên quan khi đó thủ kho sẽ cho xuất kho nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng vật t lập đợc lập thành 3 liên: Một liên gốc để lại, một liên ngời lĩnh vật t giữ, một liên giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán.Trên phiếu xuất kho, chỉ ghi số lợng, cha ghi đơn giá và thành tiền.
Bảng 2.3
Nhà máy gốm xây dựng cẩm thanh ( Ban hành theo quyết định số 1141 - Thạch Thất - Hà Tây TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995)
Phiếu xuất kho
Ngày 04 tháng 12 năm 2004 Số: Ngời nhận hàng: Nguyễn văn Sơn
Đơn vị: PXSX
Địa chỉ: Thạch Thất - Hà Tây Nội dung: Xuất dùng cho sản xuất Xuất tại kho: Chị Nga
STT Mã Mã kho Tên vật t TK Nợ TK Có ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 KVT Đất 621 1521 m3 5.180 Tổng cộng Cộng thành tiền (Bằng chữ) : Ngày ... tháng ... năm...
Thủ trởng đơn vị KT trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Thông thờng, cứ 1 hoặc 2 ngày thủ kho lại chuyển các phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Tại đây, kế toán nhập số liệu từ kho vào máy vi tính nh sau:
Từ giao diện chính của phần mềm kế toán ta chọnKế toán hàng tồn kho sau đó chọn Cập nhật số liệu, tiếp theo chọn Phiếu xuất kho và nhập số liệu trên phiếu xuất kho ở trên vào theo mẫu sau :
Bảng 2.4
Sau khi nhập xong dữ liệu thì nhấn vào nút Lu.
Khi nhập “phiếu xuất” vào máy kế toán chỉ nhập số lợng, còn ô tồn kho, đơn giá và giá vốn do máy tự tính.
* Giá vốn: máy thực hiện tính tự động theo phơng pháp bình quân liên hoàn (hay bình quân di động) đã cài đặt sẵn trong máy.Bởi vì, khi nhập kho vật t, trong phiếu nhập, kế toán nhập vào cả số lợng nhập và đơn giá nhập. Do đó máy đã có đủ dữ liệu để tính ra đơn giá vật liệu xuất dùng theo công thức :
Đơn giá bình quân của vật t i xuất dùng = Trị giá thực tế vật t i tồn + Trị giá thực tế vật t i nhập trớc mỗi lần nhập Khối lợng vật t i tồn + Khối lợng vật t i nhập
Đơn giá này đợc xác định sau mỗi lần nhập thông qua thẻ kho. Theo cách này máy sẽ tự động tính và hiện số liệu ở ô tiền VNĐ ( Trị giá vốn thực tế vật t xuất kho) theo công thức đã đợc định sẵn trong máy nh sau:
Trị giá vốn thực tế vật t i xuất kho
= Số lợng vật t i xuất kho
x Đơn giá bình quân của
vật t i xuất kho
VD: Tại Nhà máy gốm Xây dựng Cẩm Thanh có tài liệu về loại Đất có trong tháng 12 năm 2004 nh sau:
- Tồn ngày 01/ 12/ 2004 với số lợng là: 2500 m3
Có trị giá là: 81.375.000 đ (đơn giá là 32.550 đ/ m3)
- Ngày 03/12/2004 nhập kho theo phiếu nhập số 6500 m3, có trị giá là 212.634.500 đ ( đơn giá là 32.713 đ/m3 )
- Ngày 04/12/2004 xuất kho với số lợng là 5.180 m3. + Đơn giá bình quân 1 m3 đất xuất ngày 04/12 là : 81.375.000 + 212.634.500
2500 + 6500
+ Trị giá đất xuất kho ngày 04/12/2004 là: 32.667,7 * 5.180 = 169.218.686 đ
Trong Nhà máy, nguyên vật liệu xuất chính ( Đất, Than) xuất dùng ngay từ đầu cho các đội sản xuất sản phẩm, mặt khác mỗi đội có thể sản xuất các loại gạch khác nhau nên không thể tập hợp trực tiếp cho từng loại gạch ngay từ đầu mà nhà máy phải dùng phơng pháp phân bổ gián tiếp. Và đại lợng tiêu chuẩn dùng để phân bổ chi phí nguyên vật liệu trong Nhà máy là :Tiền lơng của công nhân trực tiếp sản xuất.
Hệ số phân bổ Tổng chi phí vật liệu i tập hợp đợc trong kỳ dùng để phân bổ vật liệu i ( H) Tổng tiền lơng của công nhân trực tiếp sản xuất trong kỳ
Sau đó, tính chi phí nguyên vật liệu i phân bổ cho từng loại gạch bằng công thức:
Chi phí vật liệu i phân bổ Hệ số phân bổ * Tiền lơng của công nhân trực cho từng loại sản phẩm vật liệu i tiếp sản xuất sản phẩm đó
Tất cả việc phân bổ này, kế toán trong Nhà máy thực hiện trên Excel ( Xem Bảng tổng hợp chi phí theo yếu tố)
VD: Tháng 12/ 2004 tại Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh có tài liệu sau: - Tiền lơng của công nhân sản xuất “gạch2 lỗ” tập hợp đợc là 52.221.000 đ - Tổng tiền lơng của công nhân sản xuất toàn phân xởng là: 214.293.000 đ - Tổng giá trị Đất xuất dùng cho sản xuất là: 169.218.686 đ
+ Hệ số phân bổ đất 169.218.686 0,78966035 214.293.000
+ Chi phí vật liệu chính - Đất phân bổ cho “gạch 2 lỗ” là: 0,78966035 * 52.221.000 = 41.236.853 đ
Đối với các loại gạch khác cũng thực hiện phân bổ tơng tự nh vậy và cho ra số liệu trên “Bảng tổng hợp chi phí theo yếu tố . ” Đây chính là căn cứ để tính giá thành.
Khi nhập các phiếu xuất kho thì máy sẽ tự động chuyển số liệu vào “Sổ Cái”. Muốn xem Sổ Cái thì ta thực hiện theo trình tự sau: Từ giao diện chính của phần mềm ta chọn “ Kế toán tổng hợp”, sau đó chọn “ Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung” , tiếp theo chọn “ Sổ cái của một tài khoản”, lúc này trên màn hình hiện lên giao diện nh sau:
Ta gõ các thông tin cần thiết vào: Tài khoản, ngày-tháng và mã đơn vị, chọn tiếp nút “ Nhận” thì lúc đó trên màn hình sẽ hiện lên sổ cái của TK 621 và khi in ra có mẫu nh sau: Bảng 2.6
Công ty gốm xây dựng Đại Thanh Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh
Sổ cái tài khoản
Tài khoản : 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Từ ngày 01/12/2004 đến ngày 31/12/2004 Số d đầu kỳ : 0 Chứng từ Ngày Số Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có 04/12/2004 PX385 Phân xởng
SX Xuất đất cho sản xuất 1521 169.218.686
04/12/2004 PX386 Phân xởng
SX Xuất than cho sản xuất 1521 226.892.520
31/12/2004 PK Kết chuyển TK 621
--> TK 154 154 396.111.206
Tổng số phát sinh Nợ : 396.111.206 Tổng số phát sinh Có: 396.111.206
Số d cuối kỳ : 0 Kế toán trởng Ngày ... tháng ... năm ...
(ký, họ tên) Ngời ghi sổ
( ký, họ tên )
1.2.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản chi phí phải trả, phải thanh toán cho công nhân trực tiếp sản xuất, bao gồm: Lơng và các khoản trích theo lơng. Tại Nhà máy đang áp dụng hình thức tính lơng theo sản phẩm. Đơn giá tiền l- ơng hiện nay ở nhà máy đợc xây dựng trên cơ sở định mức hao phí lao động do Bộ xây dựng quy định và tình hình thực tế tại doanh nghiệp, bộ phận kỹ thuật xây dựng đơn giá tiền lơng cho từng tổ, đội sản xuất nh sau: ( Bảng 2.7 bên d- ới )
Bên cạnh đó, Nhà máy còn thực hiện chế độ thởng, phạt đối với ngời lao động. Nếu trong tháng phẩm cấp sản phẩm tăng, sử dụng tiết kiệm vật t so với kế hoạch thì sẽ số tiền chênh lệch đợc cộng vào quỹ lơng của các tổ và ngợc lại nếu làm mất mát vật t... thì sẽ trừ vào quỹ lơng của các tổ.
Căn cứ vào khối lợng sản phẩm nhập kho và đơn giá của từng công việc ở từng khâu và tình hình thực hiện chất lợng sản phẩm, vật t để xác định quỹ lơng của từng tổ nh sau:
Quỹ lơng sản Khối lợng sản * Đơn giá từng + Số tiền thởng phẩm của tổ phẩm nhập kho công việc ( phạt)
Kế toán tiền lơng căn cứ vào điểm chia lơng của từng thành viên trong tổ, tổng điểm chia lơng của tổ và quỹ lơng của từng tổ để tính lơng cho từng thành viên trong tổ theo công thức sau:
Lơng sản phẩm của Tổng quỹ lơng của tổ *Số điểm của từng ngời một công nhân sản xuất Tổng số điểm của cả tổ
VD: Tính lơng tháng 12/2004 của chị Nguyễn thị Hiền ở Tổ Phơi
Tổng quỹ lơng
của tổ Tổng điểm chia lơng của tổ Điểm chia l-ơng Lơng sản phẩm Ca 3, độc hại Lơng khác Tổng cộng
10.022.000 520 32 616.738,5 95.000 711.738,5
Nếu công nhân sản xuất ở các tổ sản xuất mà có thể gây ảnh hởng đến sức khỏe thì đợc hởng thêm một khoản tiền ca3, độc hại. Chẳng hạn nh tổ CBTH, tổ Đốt lò, tổ Ra lò, tách nem.
Đối với các khoản trích theo lơng thì Nhà máy thực hiện trích nh sau:
BHXH thì trích 15% trên tổng số lơng cơ bản phải trả cho ngời lao động tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. KPCĐ Nhà máy cũng thực hiện trích 2 % trên tổng số lơng thực tế phải trả cho ngời lao động trong kỳ và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Còn đối với BHYT tính là 3 % trên lơng cơ bản nhng trừ tất vào thu nhập của ngời lao động.
Để tập hợp chi phí nhân công trực tiếp Nhà máy dùng chủ yếu tài khoản 622- Chi phí nhân công trực tiếp và các tài khoản liên quan khác nh: TK 334, TK 338, TK 154.
Cụ thể nh sau: Tháng 12/2004, theo chứng từ PK 164 trích lơng công nhân sản xuất tháng 12 là: 214.293.000 đ ta nhập vào phiếu kế toán nh sau:
Từ giao diện chính của phần mềm ta chọn “Kế toán tổng hợp”, sau đó chọn “
Cập nhật số liệu”, tiếp đó chọn “Phiếu kế toán”. Khi đó, phiếu kế toán hiện
lên trên màn hình theo mẫu bên dới và ta chỉ việc nhập các thông tin càn thiết vào nh: Mã đơn vị , số chứng từ, ngày lập chứng từ, TK, mã khách,Phát sinh Nợ, phát sinh Có, Diễn giải. Nhập xong ta nhấn nút “ Lu”
Bảng 2.8
Sau khi nhập dữ liệu nh vậy, máy tính sẽ tự động luân chuyển số liệu vào các sổ Nhật ký chung và sổ Cái tài khoản 622- Chi phí nhân công trực tiếp. Làm các thao tác tơng tự nh Sổ Cái TK 621- Chi phí NVLTT và khi in ra Sổ Cái có mẫu nh (Bảng 2.9) sau.
Bảng 2.9
Công ty gốm xây dựng Đại Thanh Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh
Sổ cái tài khoản
Tài khoản: 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Từ ngày 01/12/2004 đến ngày 31/12/2004
Số d đầu kỳ : 0
Chứng từ
Ngày Số Khách hàng Diễn giải khoản Tài
đối ứng Số phát sinh Nợ Có 31/12/2004 PK 162 Trích tiền kinh phí công đoàn Trích KPCĐ CNSX tháng 12 3382 4.910.000 31/12/2004 PK 163 BHXH huyện Thạch Thất Trích BHXH CNSX tháng 12 3383 14.133.000 31/12/2004 PK 164 Nhà máy gốm XD Cẩm Thanh Trích lơng CNSX tháng 12 334 214.293.000 31/12/2004 PK 166 BHXH huyện Thạch Thất Trích BHXH trợ cấp lao động dôi d năm 2003 3383 30.275.108 31/12/2004 PK166 BHXH huyện Thạch Thất Trích BHXH trợ cấp lao động dôi d năm 2004 3383 7.441.110 31/12/2004 PK167 Nhà máy gốm XD Cẩm Thanh Trích lơng bổ xung năm 2004 334 101.000.000 31/12/2004 PK Kết chuyển TK622 -->TK154 154 372.052.218 Tổng số phát sinh Nợ: 372.052.218 Tổng số phát sinh Có: 372.052.218 Kế toán trởng Số d cuối kỳ : 0 (ký, họ tên) Ngày ... tháng ... năm ...
Ngời ghi sổ (ký, họ tên )
1.2.3.Kế toán tập hợp chi phi sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung trong Nhà máy là các chi phí: chi phí nhân viên phân xởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ quản lý, chi phí KHTSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
Để theo dõi chi tiết các khoản chi phí này, Nhà máy mở chi tiết thành các TK cấp II sau: + TK 6271 : Chi phí nhân viên phân xởng
+ TK 6272 : Chi phí vật liệu cho sản xuất chung + TK 6274: Chi phí khấu hao TSCĐ
+ TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6278: Chi phí khác bằng tiền
Cụ thể, việc tập hợp chi phí sản xuất chung trong đợc thực hiện nh sau: * Kế toán tập hợp chi phí nhân viên phân xởng
Chi phí nhân viên phân xởng đợc Nhà máy xác định gồm: Tiền lơng và các khoản trích theo lơng của công nhân phục vụ nh: cơ điện, chữa goòng, tới nớc, tạp vụ.... và tiền lơng, các khoản trích theo lơng của các cán bộ quản lý phân x- ởng.
Lơng của công nhân phục vụ cũng đợc xác định nh chi phí nhân công trực tiếp trên cơ sở sản lợng sản phẩm nhập kho và đơn giá lơng cho từng công việc.( theo bảng 2.7 - Đơn giá tiền lơng để sản xuất 1000 viên thành phẩm nh
trên)
Riêng tiền lơng của các cán bộ quản lý phân xởng thì đợc tính căn cứ vào hệ số lơng đã quy định và kết quả sản xuất của phân xởng. Cụ thể:
- Mức 1: Nếu GTSX của thành phẩm nhập kho trong tháng > 2.208,34 Tr.đ tính theo giá bán bình quân sau thuế T8/2001 thì đơn giá tiền lơng của cán bộ quản lý phân xởng đợc hởng 100% hệ số tiền lơng đã quy định của từng CB so với đơn giá tiền lơng hệ số 1 ( ĐG1) = 100%= 249,06 đ/ 1 Tr.đ GTSX.
- Mức 2: Nếu GTSX > 2.161,35 Tr.đ thì đơn giá tiền lơng của cán bộ quản lý phân xởng đợc tính:+Nếu hệ số tiền lơng > 5 thì đợc hởng 80% ĐG1
+ Nếu hệ số tiền lơng > 2 thì đợc hởng 90% ĐG1 + Nếu hệ số tiền lơng còn lại thì đợc hởng 99% ĐG1
- Mức 3: Nếu GTSX< 2.161,35 Tr.đ thì đơn giá tiền lơng của cán bộ quản lý đợc tính: + Nếu hệ số tiền lơng > 5 thì đợc hởng 60% ĐG1
+ Nếu hệ số tiền lơng > 3 thì đợc hởng 80% ĐG1 + Nếu hệ số tiền lơng > 2 thì đợc hởng 85% ĐG1 + Nếu hệ số tiền lơng còn lại thì đợc hởng 98% ĐG1
Đơn giá này đợc tính nh trên nếu thực hiện tốt các quy định trong sản xuất (trừ nguyên nhân khách quan). Nếu thực hiện không đúng thì sẽ bị trừ theo một tỷ lệ nhất định đã quy định sẵn.
VD : Quản đốc phân xởng có hệ số lơng quy định là 7,0. Tháng 12/2004 GTSX của thành phẩm nhập kho đạt 1.593,34 Tr.đ tính theo giá bán bình quân sau thuế T8/2001 thì khi đó tiền lơng của quản đốc phân xởng( tính theo mức 2) là : 60%* 249,06* 1.593,34*7= 1.666.716,5 đ
Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cũng thực hiện nh trong phần chi phí nhân công trực tiếp ở trên. Và toàn bộ chi phí này cũng đợc nhập vào máy tơng tự nh chi phí nhân công trực tiếp, máy sẽ tự động luân chuyển sang sổ Nhật ký chung và Sổ Cái. (Bảng 2.10 dới đây)
Bảng 2.10
Công ty gốm xây dựng Đại Thanh
Nhà máy gốm xây dựng Cẩm Thanh Sổ cái tài khoản
Tài khoản: 6271 - Chi phí nhân viên phân xởng
Từ ngày 01/12/2004 đến ngày 31/12/2004