Khi đã có đợc phơng pháp và phần mềm kế toán tơng thích, kế toán máy sẽ hiệu quả hơn kế toán thủ công nhiều. Ngời sử dụng có thể quản lý, xử lý, lu trữ dữ liệu một cách tiện lợi và chính xác, đồng thời cũng có thể lấy đợc thông tin tài chính, kế toán cần thiết một cách kịp thời mà không tốn nhiều công sức.
Sau khi cài đặt và khởi động chơng trình, những công việc tiếp theo mà ngời làm kế toán máy phải thực hiện là:
- Xử lý nghiệp vụ (phân loại chứng từ, định khoản, xử lý trùng lặp, mã hoá) - Nhập dữ liệu:
+ Nhập các dữ liệu cố định (nhập 1 lần): Lựa chọn phơng pháp kế toán hàng tồn kho (khai báo các thông số, nhập các dữ liệu vào các danh mục)
+ Nhập dữ liệu phát sinh của kỳ báo cáo: Vào màn hình nhập dữ liệu, các thông báo và chỉ dẫn khi nhập, quy trình nhập dữ liệu mới, quá trình sửa/xoá dòng dữ liệu, quá trình phục hồi dòng dữ liệu đã xoá,...
- Xử lý dữ liệu: Công việc này phải làm mỗi khi ta nhập thêm dữ liệu mới, sửa hay xoá dữ liệu đã nhập.
- Xem và in sổ sách, báo cáo.
1.8.3.1 - Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Xử lý nghiệp vụ:
- Phân loại chứng từ: là việc phân ra một cách có hệ thống các loại chứng từ có đặc
điểm giống nhau: phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu,...
Mỗi một chứng từ có một màn hình nhập dữ liệu khác nhau, với các yếu tố khác nhau, tuân theo hệ thống chế độ kế toán hiện hành hoặc theo yêu cầu quản lý. Muốn nhập dữ liệu một chứng từ gốc nào đó, ta chỉ cần lựa chọn và nhập dữ liệu vào các ô cần thiết ngầm định sẵn.
Kế toán chi phí nguyên vật liệu thờng xuyên phải sử dụng đến chứng từ xuất vật liệu. Khi nhập liệu phiếu xuất kho, ngời sử dụng thờng chỉ nhập số lợng xuất là bao nhiêu, còn trị giá xuất kho là do máy tự động tính theo công thức doanh nghiệp đã ngầm định.
- Định khoản: là cách thức tính toán, xem xét một nghiệp vụ kế toán phát sinh để
quyết định đúng đắn nghiệp vụ ấy cần sử dụng tài khoản nào và tài khoản đợc sử dụng nh thế nào, hoặc bên Nợ, hoặc bên Có. Nguyên tắc định khoản tạo ra mối liên hệ đối ứng giữa các tài khoản.
- Công tác mã hoá: là việc xác lập một tập hợp những hàm thức mang tính quy ớc và
gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tợng cần biểu diễn, nhằm mục đích nhận diện dứt khoát, không nhầm lẫn một mẫu tin trong một tập hợp tin hay một cá thể trong một tập thể.
* Nhập dữ liệu:
- Thông thờng, đối với kế toán CPNVLTT thì việc nhập các dữ liệu cố định, khai báo các thông số, nhập các dữ liệu vào các danh mục mà liên quan đến các phần hành kế toán trớc, chỉ trừ khi bổ sung, mở rộng quy mô thêm vào danh mục.
- Ngời sử dụng nhập dữ liệu phát sinh kỳ báo cáo sau khi vào màn hình nhập liệu, xem thông báo và hớng dẫn khi nhập, ngời sử dụng thực hiện thao tác quy trình nhập liệu mới.
* Xử lý dữ liệu:
Nếu thao tác sai, nhầm lẫn thì ngời sử dụng phải thành thạo quy trình sửa, xoá hoặc phục hồi dòng dữ liệu.
Ngời sử dụng nên hiểu đợc mối quan hệ giữa các sổ sách, báo cáo và tìm hiểu quy trình xử lý, luân chuyển sổ và số liệu của phần mềm doanh nghiệp đang áp dụng.
1.83.2 - Kế toán chi phí nhân công trực tiếp và kế toán chi phí sản xuất chung:
Các bớc thực hiện đối với hai phần hành kế toán này đợc thực hiện tơng tự nh quá trình kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, gồm các bớc cơ bản: xử lý nghiệp vụ, nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu và in sổ sách báo cáo.
1.8.3.3 - Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cuối kỳ:
Các phần mềm có thể thiết lập Menu kết chuyển cuối kỳ hoặc thiết kế một chứng từ để tiến hành kết chuyển từ tài khoản đầu 6 sang tài khoản 154.
Nếu tập hợp chi phí theo địa điểm phát sinh chi phí thì phải xây dựng danh mục phân xởng.
Để phục vụ cho việc tính giá thành theo khoản mục, phần mềm có thể xây dựng danh mục các khoản mục chi phí, kết hợp với các tài khoản chi phí để tập hợp các chi phí vào các sổ sách, báo cáo theo các khoản mục. Từ đó, lấy số liệu lên bảng tính giá thành theo khoản mục hoặc tập hợp chi phí theo khoản mục. Khi nhập dữ liệu, các chi phí phát sinh phải chia ra khoản mục chi phí để chơng trình tập hợp.
1.8.3.4 - Kế toán giá thành sản phẩm:
* Kiểm kê, đánh giá sản phẩm làm dở cuối kỳ:
Phần mềm kế toán không thể tự xác định đợc khối lợng và mức độ hoàn thành của
sản phẩm. Do vậy, kế toán phải xây dựng phơng pháp tính toán sản phẩm làm dở cuối
kỳ và mức độ hoàn thành để nhập vào chơng trình.
* Quá trình thực hiện tính giá thành:
- Cập nhật sản phẩm làm dở đầu kỳ (hoặc máy tự chuyển từ cuối kỳ trớc) - Tập hợp chi phí: Máy tự động tập hợp.
- Cập nhật sản xuất sản phẩm trong kỳ và làm dở cuối kỳ. - Tổng hợp số liệu.
ch
ơng 2
Thực trạng tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty chè sông lô tuyên quang
2.1/Đặc điểm tình hình chung của công ty chè sông lô
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty chè Sông Lô Tuyên Quang tiền thân là Xí nghiệp Nông công nghiệp chè Tuyên Quang trực thuộc Tổng Công ty chè Việt Nam, đợc thành lập theo Quyết định số 374 NN - TCCB/QĐ ngày 11/3/1988 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm do sát nhập giữa Nông trờng Sông Lô và Nhà máy chè Tuyên Quang.
Nông trờng Sông Lô đợc thành lập từ năm 1970, là đơn vị sản xuất nông nghiệp chuyên trồng chè và sản phẩm thu hoạch là chè búp tơi.
Nhà máy chè Tuyên Quang đợc thành lập từ năm 1984, là một đơn vị sản xuất công nghiệp chuyên sản xuất chè đen xuất khẩu.
Sau khi sát nhập, Xí nghiệp nông công nghiệp chè Tuyên Quang đợc chuyển giao về tỉnh quản lý và đợc đổi tên thành Công ty chè Sông Lô-Tuyên Quang theo Quyết định số 349/QĐ - UB ngày 15/05/1998 của UBND tỉnh Tuyên Quang.
Trụ sở của Công ty đặt tại xã Kim Phú- huyện Yên Sơn- tỉnh Tuyên Quang.
Công ty nằm trong vùng đất đỏ Bazan thuộc miền núi phía Đông bắc của huyện, với tổng diện tích đất tự nhiên là 1.474 ha. Trong đó diện tích đất nông nghiệp là 887.5 ha, độ dốc trung bình 5-10o điều kiện khí hậu và thổ nhỡng rất thích hợp cho việc trồng cây công nghiệp dài ngày đặc biệt là cây chè.
Công ty có một Nhà máy chế biến đặt tại trụ sở của Công ty. Nhà máy đợc xây dựng từ năm 1984 và đa vào sản xuất chính thức năm 1987. Dây chuyền sản xuất và chế biến chè chủ yếu của Liên Xô chế tạo, theo thiết kế có công suất 48 tấn chè búp tơi/ ngày, từ nguyên liệu chè búp tơi đợc sản xuất trên cùng một dây chuyền công
nghệ, sản xuất đợc 7 loại chè đen thành phẩm khác nhau về phẩm cấp chủ yếu để xuất khẩu:
- Chè đen OP: Loại I - Chè đen FBOP: Loại II - Chè đen P: Loại III - Chè đen PS: Loại IV - Chè đen BPS: Loại V - Chè đen F: Loại VI - Chè đen D: Loại VII
Đến năm 1993 do điều chuyển một số thiết bị héo, vò, sấy hiện tại công suất chỉ đạt 36 tấn chè búp tơi / ngày, công suất thực tế đạt 80% (28- 30 tấn/ ngày).
Từ năm 1996 theo nghị định số 01/CP , Công ty chè đã tiến hành giao khoán vờn chè lâu dài, định hớng ổn định cho các hộ kinh tế nhận khoán. Đến năm 1997 Công ty đã có 635 hộ nhận khoán với tổng diện tích là 641.7 ha tới thời điểm hiện nay Công ty còn 596.5 ha, bình quân một hộ nhận gần 1 ha.
Sau 6 năm thực hiện giao khoán vờn chè lâu dài và ổn định cho các hộ công nhân cụ thể là năm 1996 - 2001 sản lợng chè tăng từ 2.533,7 tấn lên 4.550,0 tấn, năng suất tăng 33,8 tạ/ha.
Tuy nhiên, Công ty cũng gặp phải một số khó khăn đó là sự đối mặt gay gắt với thị trờng, sự tụt giá trong tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt là giá tiêu thụ của 3 loại chè đen cấp cao giảm mạnh làm giảm doanh thu của Công ty từ đó ảnh hởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Cùng với những bớc thăng trầm trong quá trình phát triển của ngành chè Việt Nam, sau hơn 10 năm xây dựng và phát triển, với kinh nghiệm sản xuất kinh doanh và áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật , Công ty đã trải qua nhiều lần đổi mới, cải tiến hoạt động sản xuất kinh doanh đến nay đã tơng đối ổn định và thực sự có hiệu quả. Hàng năm Công ty đã cung cấp cho thị trờng tiêu dùng trong và ngoài nớc trên 1.345,8 tấn chè. Với sản lợng đó đã góp phần đáng kể vào sự phát triển của toàn ngành.
Mặc dù còn nhiều khó khăn, sản phẩm của Công ty đã đứng vững trên thị trờng tiêu thụ trong và ngoài nớc và cũng đạt đợc kết quả nhất định. Điều này đợc thể hiện qua một vài chỉ tiêu sau:
ĐVT: Tr.đồng Năm Chỉ tiêu 2001 2002 2003 1.Tổng nguồn vốn 20.740 22.926 30.492 2.Doanh thu 15.745 19.233 36.605 3.Lợi nhuận 112 89 121 4.Nộp NSNN 1.302,5 1.368,2 2.250 5. Thu nhập BQ (Đ/ng- ời/tháng) 313.000 432.000 585.000
