2.2.1.4.1. Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng để tập hợp CPSX.
- Chí phí nguyên vật liệu trực tiếp (CP NVLTT): chia thành nguyên vật liêu chính trực tiếp và nguyên vật liệu phụ trực tiếp. Do đơn vị nhận may gia công nên nguyên vật liệu chính do bên gia công cung cấp. CP NVL phụ mua về phần lớn đợc nhập kho, căn cứ vào nhu cầu sản xuất để xuất kho.
Chứng từ sử dụng là phiếu xuất kho, bảng kê xuất nguyên vật liệu, hoá đơn mua hàng, phiếu chi tiền mặt.
Tài khoản sử dụng: 621.( CP NVLTT) đợc tập hợp cả quy trình công nghệ và theo dõi chi tiết từng đơn đặt hàng.
- Chi phí nhân công trực tiếp: (CP NCTT) hiện nay đơn vị trả lơng theo 2 hình thức: lơng thời gian và lơng sản phẩm.
Chứng từ sử dụng để tập hợp bao gồm: Bảng chấm công từng phân x- ởng, Bảng phân bổ tiền lơng.
Tài khoản sử dụng: TK 622 chi phí nhân công trực tiếp.
- Chi phí sản xuất chung (CP SXC): đợc tập hợp chung cho toàn phân x- ởng bao gồm toàn bộ khoản chi phí có liên quan đến sản xuất sản phẩm tại các phân xởng sản xuất mà không thuộc khoản mục CP NVLTT hay CP NCTT.
Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho, bản kê xuất NVL, công cụ dụng cụ, bảng kê chi tiền, Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ tiền l- ơng.
Tài khoản sử dụng TK 627 (Chi tiết: TK 6271: CP NV PX TK 6272: CP NVL PX TK 6273: CP CCDC PX TK 6274: CP KH TSCĐ TK 6277: CP DV Mua ngoài TK 6278: CP khác bằng tiền.) 2.2.1.4.2. Trình tự kế toán tập hợp CPSX. • Kế toán tập hợp CP NVL TT
Để có 1 sản phẩm may hoàn chỉnh cần rất nhiều loại NVL khác nhau. NVL chính của công ty bao gồm vải các loại: vải chính # đỏ các loại, vải phối chất liệu cottong, vải bóng NVL chính do bên gia công cung cấp cho công ty…
Phòng do bên đặt hàng chịu) toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến quá trình nhận và chuyển NVL về đến kho nh: Chi phí chuyên chở, chi phí làm thủ tục hải quan, chi phí thuê kho bến bãi đ… ợc gọi chung là chi phí vận chuyển thì công ty chịu. Số lợng NVL mà do bên gia công cung cấp đợc chuyển đến kho của công ty đợc tính toán xác định dựa trên cơ sở số lợng sản phẩm đặt gia công và định mức NVL tính cho một đơn vị sản phẩm. Định mức NVL đã đợc công ty cùng khách hàng nghiên cứu, xây dựng phù hợp với định mức tiêu hao thực tế và cũng đợc 2 bên nhất trí trớc khi ký kết hợp đồng gia công.
Khi số NVL nói trên đợc nhập vào kho của công ty thì kế toán chỉ quản lý về mặt số lợng theo từng hợp đồng gia công và khi có lệnh sản xuất sẽ chuyển xuống kho của phân xởng sản xuất, từ đó NVL chính này sẽ đợc phục vụ theo kế hoạch sản xuất.
Theo cách hạch toán của công ty: kế toán không hạch toán giá vốn thực tế của NVL chính xuất dùng cho sản xuất trong kỳ vào khoản mục chi phí NVL chính, toàn bộ chi phí vận chuyển bốc dỡ đợc hạch toán vào chi phí sản xuất chung (đợc ghi vào TK 627.8 - CP khác bằng tiền), còn đối với NVL phụ nh chỉ, cúc, khoá,.... công ty tự mua( Hạch toán vào TK 621-CP NVLTT).
Vậy ở công ty TNHH Hiệp Hng NVL trực tiếp tham gia sản xuất bao gồm:
TK 152.1: NVL chính (Vải các loại ....) TK 152.2: NVL phụ (Chỉ, cúc, khoá....) TK 152.4: Phụ tùng thay thế (kim, ổ máy....)
Nh vậy, chi phí NVL ở công ty đợc quản lý trên 2 mặt: quản lý về mặt số lợng và quản lý NVL phụ cho từng hợp đồng.
Do NVL chính không đợc tập hợp vào chi phí và tính giá thành, để bài viết đợc cô đọng, phần hạch toán NVL chính trực tiếp sẽ không đợc trình bày chi tiết mà chỉ tập trung vào phần hạch toán NVL phụ trực tiếp phục vụ cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành.
• Hạch toán NVL phụ trực tiếp
Vật liệu phụ tuy không chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm nhng là những vật liệu không thể thiếu hoặc làm tăng thêm giá trị sản phẩm nh: chỉ, cúc, khoá Do đối t… ợng kế toán tập hợp CPSX của công ty là từng sản phẩm của đơn đặt hàng nên CP NVL phụ trực tiếp đợc quản lý trên từng sản phẩm đó. Dựa trên hệ thống định mức tiêu hao này do phòng kỹ thuật tính toán. Phòng kế hoạch - vật t dựa vào thông số kỹ thuật này kết hợp với định mức của công ty giao xuống để lập kế hoạch xuất kho NVL phụ.
Kế toán căn cứ vào kế hoạch xuất kho của phòng kế hoạch vật t chuyển sang để lập phiếu xuất kho. Sau quy trình luân chuyển kế toán NVL có phiếu xuất kho của thủ kho chuyển lên. Kế toán kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Trên cơ sở các phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào máy. Với chơng trình phần mềm kế toán đã cài đặt sẵn máy tự động vào bảng kê xuất NVL (biểu 02) và tự động vào SCT TK 621 (biểu 03), chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 621 (biểu 04)
• Hạch toán chi phí vận chuyển:
Chi phí vận chuyển bốc dỡ từ cảng Hải Phòng về kho của công ty đợc chia bình quân cho số vải của chuyến hàng đó. Sau đó, căn cứ vào lợng vải xuất kho cho sản xuất của công ty trong quý để phân bổ chi phí vận chuyển bốc dỡ, để tính giá thành sản phẩm trong quý đó (không kể lợng vải xuất dùng quý đó có sử dụng hết hay không)
Thực tế trong một hợp đồng ký kết gia công sản phẩm mã WKU 513023 với hãng HATEXCO một container NVL chuyển đến kho của công ty, toàn bộ số vải là: 610.800m (số liệu này kế toán NVL nắm qua chứng từ nhập kho) và chi phí vận chuyển bốc dỡ, thủ tục hải quan thực tế là: 42.817.705đ.
Chi phí vận chuyển bình quân tính cho 1m vải là:
1, , 70 800 . 610 705 . 817 . 42 = = đ/m
Căn cứ vào số lợng vải chính xuất dùng cho các phân xởng, nhà máy trong quý IV năm 2004 là 420.560m
Suy ra số chi phí vận chuyển phân bổ cho lợng NVL chính xuất dùng là: = 420.560 x 70,1 = 29.481.256 đồng
Kết quả này kế toán ở công ty tập hợp vào tài khoản 627.8 (Chi phí khác bằng tiền).
• Trớc khi đề cập đến kế toán máy có vài điểm chú ý sau:
Trong chơng trình kế toán máy có "quản lý vật t", "Hệ thống kế toán" có "Chứng từ ghi sổ bên có" "Chứng từ ghi sổ bên nợ" nhng thực chất khi vào những nút này sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu. Màn hình này là nơi nhập chứng từ liên quan đến các tài khoản. Muốn có chứng từ ghi sổ cũng làm việc trong mục này nhng vào nút "Đăng ký chứng từ ghi sổ". Vì kỳ tính giá thành là quý nên muốn có chứng từ ghi sổ, vào "Số chứng từ ghi sổ", "Bảng kê chứng từ ghi sổ" là "Bảng kê chứng từ". Chính tên gọi nh thế này làm mọi ngời hiểu sai.
ở dới có một bảng để nhập dữ liệu. Có cột "Chứng từ" cột này thể hiện số phiếu xuất kho (Ví dụ XK 008). Cột ngày tháng thể hiện ngày tháng của phiếu xuất kho.
Muốn vào đợc chứng từ ghi sổ để chứng từ đó vào sổ cái tài khoản. Cuối mỗi quý thì phải vào nút "Đăng ký chứng từ ghi sổ" của màn hình nhập liệu "Chứng từ ghi sổ bên có" là ngày cuối cùng của tháng (Ví dụ 31/12). Do đó máy mới tự động vào chứng từ ghi sổ và vào sổ cái tài khoản. Vì vậy, số hiệu trên bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ trùng với số hiệu trên sổ cái tài khoản (ví dụ 108) nhng khác nhau giữa SCT và sổ cái là cột số ngày trên SCT là ngày kế toán nhập, còn cột ngày tháng trên sổ cái là ngày tháng của ngày đăng ký chứng từ ghi sổ.
Để nhập phiếu vào máy, kế toán sẽ tiến hành theo trình tự sau: Vào
Program Hệ thống quản trị Quản lý vật t.
Khi đó sẽ xuất hiện màn hình để vào mật khẩu. Sau khi nhập mật khẩu sẽ xuất hiện màn hình nền (Hình 2.1).
màn hình nhập liệu (Hình 2.2).
Trớc khi nhập dữ liệu phải vào kho đăng ký mã kho (một hộp thoại xuất hiện và chọn mã kho cần vào sau đó đóng lại)
Kế toán muốn đăng ký chứng từ ghi sổ thì phải vào "Hệ thống kế toán" sẽ xuất hiện màn hình nền (Hình 2.4).
Vào mục "Chứng từ ghi sổ bên có" xuất hiện màn hình nhập liệu (Hình 2.5).
Từ màn hình nhập liệu "Chứng từ ghi sổ bên có" vào mục "Lập mới" nhập những dữ liệu cần thiết nh: số chứng từ ghi sổ, ngày đăng ký, nội dung trích yếu, tài khoản ghi có. Ví dụ TK 152. Sau đó đóng lại, quay lại màn hình nhập liệu "Xuất vật t cần xuất"
Trên màn hình này nhập các dữ liệu cần thiết nh: phiếu xuất kho (trờng hợp mua ngời dùng cho sản xuất luôn, không qua kho thì phải vào nút "hoá đơn")
- Diễn giải: Xuất vật t sản xuất mã hàng WKU 513023. TK Có 152 (chi tiết TK 152.2)
TK Nợ 621
- Ngời nhận: Đồng chí Nguyễn Thị Nga PX1. - Kho xuất: Kho công ty.
Dới cùng của màn hình nhập liệu có phần tính đơn giá vật t xuất kho, máy sẽ tự động tính đơn giá bình quân vật t xuất kho sau mỗi lần nhập, sau khi xuất xong vào kết thúc.
Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết nếu có dữ liệu nào sai muốn sửa thì phải "Điều chỉnh chứng từ ghi sổ" (Hình 2.3).
Khi xuất kho NVL, đồng thời máy tự động vào bảng kết xuất NVL và vào chứng từ ghi sổ vào cuối mỗi quý.
Xí nghiệp tính giá vốn NVL xuất kho theo phơng pháp bình quân liên hoàn. Công thức tính:
Máy sẽ tính đợc giá thực tế NVL xuất dùng trên các phiếu xuất kho của mã sản phẩm WKU 513023 - HĐ số 14.
Tổng giá trị thực thế NVL phụ xuất kho trên các phiếu xuất kho, của mã sản phẩm WKU 513023 - HĐ số 14 là 19.569.360 đ
Tổng giá trị thực tế NVL phụ xuất kho trên các phiếu xuất kho, tập hợp đợc trong quý là: 236.480.365 đ
Sau khi tính đợc gia thực tế NVL xuất kho máy tự động vào bảng kê xuất NVL - CCDC (biểu sổ 02), công ty không lập bảng phân bổ NVL, CCDC.
Trị giá NVL tồn kho + trị giá thực tế trước lần nhập i của lần nhập i Đơn giá bình
quân sau lần
nhập i trước lần nhập iSố lượng tồn kho + của lần nhập iSố lượng nhập =
Bảng kê xuất NVL, CCDC, máy tự động vào SCT TK 621. Chi tiết NVLTT (biểu 03) nh sau:
Nợ TK 621 236.480.365 đ (Chi tiết theo từng loại sản phẩm) Có TK 152 236.480.365 đ (Chi tiết theo từng loại sản phẩm)
Máy tự động vào chứng từ ghi sổ TK 152 vào sổ cái TK 162.
Cuối kỳ kết chuyển CP NVLTT vào TK 154 để phục vụ tính giá thành kế toán định khoản:
Nợ TK 154 236.480.365 đ (Chi tiết theo từng loại sản phẩm) Có TK 621 236.480.365 đ (Chi tiết theo từng loại sản phẩm)
Biểu 02. Bảng kê xuất NVL, CCDC
Công ty TNHH Hiệp Hng Phòng kế toán Nội dung: Xuất kho NVL TK ghi có: TK 152: NVL
Bảng kê chứng từ ghi sổ xuất NVL (trích) Số 108 Từ ngày 1/10/04 đến 31/12/04 Quý IV/2004 ĐVT_VNĐ Số chứng
từ Ngày Diễn giải
Chứng từ có TK Nợ Chứng từ nợ Số tiền .... .... .... .... .... .... .... XK003 5/10/04 Nga PX1 nhận vật t may sp mã WKU 513023 (hợp đồng gia công số 14) 152.2 621 621PXPV 19.569.360 XK004 10/10/04 Nga PX1 nhận vật t may sp mã WKU 533011 (hợp đồng gia công số 14) 152.2 621 621PXPV 10.345.182 XK005 12/10/04 Hà PX2 nhận vật t may sp mã WKU 513023(hợp đồng gia công số 14) 152.2 627 627PXBN 3.520.000 .... .... .... .... .... .... .... Cộng 275.044.198 Ngày.... tháng ... năm 2004
Biểu 03
Công ty TNHH Hiệp Hng Phòng kế toán
TK ghi có: TK 621 CP NVL
Sổ chi tiết tài khoản 621 (trích)
Từ ngày 1/10/04 đến 31/12/04
ĐVT: VNĐ
CTGS Số chứng từ Ngày Diễn giải TK D PS Nợ PS Có
Chi tiết ,,,, D đầu kỳ ,,,,0 ,,,,0
Cộng chi tiết PS trong kỳ
Hợp đồng,,,, Luỹ kế PS
D cuối kỳ
Chi tiết: Hợp đồng gia công số 14 D đầu kỳ 0 0
208 XK003 5/10 Khuy kim loại 15 ly vàng 152 209.880208 XK003 5/10 Cúc dập vải 152 1.875.720