Để tiến hành kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán độc lập, Ủy ban kiểm soát chất lượng cần xây dựng quy trình kiểm soát cũng như việc tuyển chọn các kiểm soát viên.
3.3.3.3.1. Các nguyên tắc cần tuân thủ khi xây dựng quy trình kiểm soát cũng như việc tuyển chọn kiểm tra viên:
- Mọi chuyên gia kiểm toán từ trợ lý kiểm toán viên đến kiểm toán viên cao cấp, chuyên gia trong nước hay nước ngoài khi đăng ký hành nghề trong lĩnh vực kiểm toán độc lập dù hoạt động dưới hình thức theo văn phòng đại diện, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty có vốn đầu tư nước ngoài đều
phải chịu sự kiểm soát chất lượng.
- Công tác kiểm soát chất lượng phải bao quát được tất cả các dịch vụ của công ty kiểm toán và cá nhân hành nghề kiểm toán độc lập, trong đó chủ yếu là các dịch vụ có đảm bảo (dịch vụ kiểm toán, dịch vụ lập báo cáo tài chính, dịch vụ soát xét báo cáo tài chính, dịch vụ kiểm toán nội bộ, dịch vụ kiểm soát chất lượng thông tin, dịch vụ có đảm bảo khác) mà cá nhân hoặc công ty kiểm toán cung cấp.
- Người thực hiện việc kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán phải đảm bảo tính độc lập trong quá trình thực hiện. Các thành viên tham gia vào công tác kiểm soát đòi hỏi phải độc lập cả về quyền lợi, lợi ích trực tiếp và gián tiếp đối với các thành viên và công ty được kiểm soát.
- Quá trình thực hiện kiểm soát từ việc tổ chức thực hiện kiểm soát cho đến khi đưa ra kết luận trong báo cáo kiểm soát, các thành viên tham gia cần phải công bằng, luôn tôn trọng sự thật, không được làm sai lệch vấn đề, thiên vị và có thành kiến với các thành viên và công ty được kiểm soát.
- Các thành viên tham gia vào quá trình kiểm soát phải là những người có trình độ chuyên môn cao, am hiểu và có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kiểm toán. Đoàn kiểm soát phải có kiến thức về chuẩn mực nghề nghiệp áp dụng đối với đối tượng bị kiểm soát, các thành viên trong đoàn kiểm soát phải có kinh nghiệm về ngành nghề kinh doanh của hợp đồng được chọn để kiểm soát.
- Các thành viên tham gia vào quá trình kiểm soát không được tiết lộ các thông tin liên quan đến công ty được kiểm soát và các khách hàng của công ty được kiểm soát cho bất cứ một cá nhân, tổ chức nào không liên quan đến cuộc kiểm soát và không được sử dụng cho các mục đích khác ngoài mục đích của cuộc kiểm soát.
- Khi kết thúc cuộc kiểm soát chất lượng, phải lập báo cáo kiểm soát chất lượng. Báo cáo kiểm soát phải thể hiện được những công việc đã tiến hành, kết luận và những kiến nghị sửa chữa những tồn tại đã phát hiện trong quá trình kiểm soát.
3.3.3.3.2. Tiêu chuẩn của kiểm soát viên:
Các kiểm soát viên có thể được tuyển chọn từ các hội viên của VACPA, hoặc dựa vào sự tự nguyện của các hội viên, hoặc dựa vào sự giới thiệu của các
công ty kiểm toán. Các kiểm soát viên phải là những người có trình độ chuyên môn cao, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nghề nghiệp, thông thường kiểm soát viên cần có những tiêu chuẩn sau:
- Là người được cấp chứng chỉ kiểm toán viên theo quy định của Bộ tài chính;
- Là người đã thực tế tham gia các hợp đồng cung cấp dịch vụ của công ty kiểm toán cho khách hàng, trong đó đã phụ trách các hợp đồng kiểm toán với tư cách là kiểm toán viên chính, hoặc là kiểm toán viên phụ trách kiểm soát chất lượng nội bộ của công ty kiểm toán;
- Có tư cách, phẩm chất đạo đức nghề nhiệp kế toán, kiểm toán tốt, trung thực khách quan, có tinh thần trách nhiệm cao, chưa bị vi phạm và xử lý kỷ luật nghề nghiệp;
- Đã hoàn thành khóa huấn luyện kiểm soát viên, được cấp chứng chỉ theo chương trình đào tạo kiểm soát viên, theo quy định pháp luật.
3.3.3.3.3. Nghĩa vụ và quyền hạn của kiểm soát viên:
a. Nghĩa vụ của kiểm soát viên:
- Cam kết bằng văn bản về tính độc lập đối với công ty kiểm toán được kiểm soát. Kiểm soát viên không được giữ bất cứ chức vụ nào cũng như không được có bất cứ quyền lợi nào tại đơn vị mà họ tiến hành kiểm soát chất lượng. Họ cũng có quyền độc lập kiểm soát, độc lập đưa ra ý kiến kết luận về mức độ tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng của công ty kiểm toán và kiểm toán viên.
- Thực hiện trách nhiệm được giao một cách chính trực, đảm bảo tính khách quan trong khi làm việc, không được ủy thác công việc mình đã được giao cho người khác khi chưa được sự đồng ý của Bộ tài chính hoặc Hội nghề nghiệp;
- Kiểm soát viên có thể làm việc toàn thời gian hay bán thời gian nhưng phải cam kết giành một quỹ thời gian nhất định (ví dụ, ở Pháp thường kiểm soát viên phải cam kết làm việc ít nhất là 50 giờ và nhiều nhất là 200 giờ mỗi năm) để tham gia các cuộc kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán.
- Trung thực, vô tư, duy trì sự thận trọng trong nghề nghiệp khi tiến hành kiểm soát, thực hiện chương trình kiểm soát chất lượng theo đúng quy định;
- Giữ bí mật mọi thông tin và chỉ được đưa ra nhận xét, kiến nghị kết luận trong Báo cáo kết quả kiểm soát của mình theo quy định.
b. Quyền hạn của kiểm soát viên:
- Được sử dụng toàn bộ tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm soát chất lượng do công ty được kiểm soát cung cấp đúng theo yêu cầu quy định;
- Có quyền đối chiếu, xác minh các thông tin có liên quan ở trong và ngoài công ty được kiểm soát;
- Thực hiện kiểm soát chất lượng theo các nội dung đã được xác định hoặc đã được lập kế hoạch.
3.3.3.3.4. Phí kiểm soát:
Các cuộc kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán độc lập do Hội nghề nghiệp thực hiện được thu phí kiểm soát từ đối tượng được kiểm soát. Mức phí kiểm soát được xác định theo nguyên tắc đảm bảo cân đối, phù hợp với dự toán thu chi của từng cuộc kiểm soát. Công ty kiểm toán được hạch toán mức phí kiểm soát thực nộp cho Hội nghề nghiệp vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Hội nghề nghiệp phải hạch toán tiền thu phí về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán độc lập theo qui định hiện hành.
3.3.3.3.5. Quy trình và thủ tục kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán độc lập:
Để việc kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán độc lập từ bên ngoài đạt kết quả, các kiểm soát viên cần tuân thủ quy trình kiểm soát chất lượng. Theo kinh nghiệm của một số nước, nhìn chung quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán có thể xây dựng thành ba giai đoạn, đó là: Giai đoạn chuẩn bị kiểm soát, giai đoạn thực hiện kiểm soát và giai đoạn theo dõi sau kiểm soát.
a. Giai đoạn chuẩn bị kiểm soát:
Bao gồm các bước công việc sau:
lượng cần lựa chọn và có kế hoạch kiểm soát xoay vòng sao cho các công ty kiểm toán đều phải chịu sự kiểm soát của Hội nghề nghiệp. Có thể dựa vào một số tiêu chí sau để chọn các công ty kiểm toán vào danh sách kiểm soát chất lượng trong năm như:
- Đã thành lập và đi vào hoạt động tối thiểu là 12 tháng kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ kiểm toán;
- Có khoảng thời gian từ lần kiểm soát trước đến năm được lựa chọn là ba năm trở lên;
- Có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng trong việc tuân thủ các quy định của Nhà nước hoặc các chuẩn mực nghề nghiệp trong việc cung cấp dịch vụ;
- Tự nguyện được kiểm soát chất lượng dịch vụ kiểm toán, trong trường hợp không tự nguyện sẽ tiến hành kiểm soát theo nguyên tắc xoay vòng.
Danh sách các công ty kiểm toán được kiểm soát chất lượng hàng năm phải được Bộ tài chính phê duyệt trước khi thực hiện. Sau khi có danh sách được phê duyệt, VACPA có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho công ty được kiểm soát các thông tin liên quan đến cuộc kiểm soát (như: mục đích, nội dung, thời gian tiến hành kiểm soát và kỳ báo cáo). Đồng thời tiến hành thu thập các thông tin về công ty được kiểm soát qua bảng câu hỏi hoặc qua các phương tiện thông tin đại chúng khác.
Thành lập đoàn kiểm soát. Căn cứ vào yêu cầu, mục đích, nội dung, thời gian kiểm soát và các thông tin về công ty kiểm toán được kiểm soát qua bảng câu hỏi, Ủy ban kiểm soát chất lượng tiến hành thành lập đoàn kiểm soát dựa trên nguyên tắc độc lập, khách quan và phù hợp với trình độ, năng lực, sở trường của từng thành viên trong đoàn kiểm soát và bầu ra trưởng đoàn kiểm soát.
Thông báo cho công ty kiểm toán được kiểm soát chất lượng về thời gian kiểm soát chính thức, hình thức kiểm soát, danh sách các kiểm soát viên và mức phí đóng góp cho Hội nghề nghiệp.
Thông thường trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được thông báo, công ty kiểm toán chịu sự kiểm soát có quyền từ chối kiểm soát viên nếu nhận thấy kiểm
soát viên đó có xung đột lợi ích đối với công ty mình.
b. Giai đoạn thực hiện kiểm soát:
Nội dung công việc của giai đoạn thực hiện kiểm soát gồm có: thực hiện kiểm soát và tổng hợp kết quả kiểm soát.
b.1. Thực hiện kiểm soát:
Lựa chọn tài liệu, hồ sơ để kiểm soát. Ngoài việc xem xét công ty kiểm toán có xây dựng và ban hành các chính sách và thủ tục tuân thủ kiểm soát chất lượng một cách đầy đủ hay không, nhóm kiểm soát cần lựa chọn hồ sơ để kiểm soát, khi lựa chọn hồ sơ cần chú ý:
- Số lượng, loại hình của hồ sơ kiểm toán được chọn cần phải đủ để cung cấp cho đoàn kiểm soát có cơ sở hợp lý cho việc kết luận về hệ thống kiểm soát chất lượng dịch vụ của công ty được kiểm soát. Nếu kết luận của cuộc kiểm soát là công ty kiểm toán chưa tuân thủ kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán thì cần phải tăng số lượng hồ sơ kiểm soát lên để làm cơ sở dẫn liệu chứng tỏ rằng kết luận đó là đúng đắn.
- Lựa chọn hồ sơ kiểm soát phải đảm bảo nguyên tắc mẫu lấy phải đại diện cho hoạt động của cả công ty. Các hồ sơ được lựa chọn để kiểm soát phải bao trùm được các hoạt động của công ty kiểm toán được kiểm soát, nhưng có tập trung vào những hợp đồng có rủi ro cao. Các yếu tố để đánh giá hợp đồng có rủi cao bao gồm:
+ Quy mô, lĩnh vực và ngành nghề của khách hàng mà công ty kiểm toán cung cấp dịch vụ;
+ Mức độ luân chuyển các kiểm toán viên giữa các hợp đồng kiểm toán;
+ Số lượng nhân viên tham gia thực hiện ít;
+ Có liên quan đến các vụ tranh chấp, kiện tụng;
+ Có phí hợp đồng lớn;
+ Hợp đồng kiểm toán năm đầu tiên.
b.2. Phương pháp kiểm soát:
Kiểm soát tài liệu: Tiến hành kiểm soát các tài liệu nội bộ do công ty kiểm toán phát hành như các bản ghi chép công việc, các bản ghi nhớ, các tài liệu hướng dẫn, mẫu biểu, giấy làm việc,...
Phỏng vấn: Tiếp xúc và tiến hành phỏng vấn với ban lãnh đạo công ty, các kiểm toán viên và những người có liên quan đến hồ sơ kiểm toán.
Quan sát: Tiến hành quan sát cơ sở làm việc, thăm các văn phòng, chi nhánh làm việc của công ty được kiểm soát, đặc biệt là cách thức và nơi lưu trữ hồ sơ làm việc của công ty được kiểm soát
b.3. Nội dung kiểm soát:
Trong giai đoạn này, đoàn kiểm soát thực hiện kiểm soát theo hai nội dung là kiểm soát hệ thống và kiểm soát kỹ thuật:
b.3.1. Kiểm soát hệ thống:
Kiểm soát hệ thống là việc kiểm soát viên cần điều tra liệu công ty kiểm toán có ban hành chính sách kiểm soát chất lượng và liệu chính sách có đầy đủ và tuân thủ các yêu cầu về kiểm soát chất lượng do chuẩn mực nghề nghiệp quy định không. Thông thường kiểm soát hệ thống được thực hiện qua các bước sau đây:
Bước 1: Tiến hành phỏng vấn, trao đổi với các nhà quản lý của công ty được kiểm soát để xác định tính chất và phạm vi hoạt động của công ty.
Bước 2: Tìm hiểu về việc thiết kế hệ thống kiểm soát chất lượng của công ty được kiểm soát. Dựa trên việc thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát chất lượng nội bộ, đoàn kiểm soát xem xét cụ thể các thủ tục kiểm soát đang áp dụng, tính nhất quán trong việc áp dụng các thủ tục và người thực hiện công tác kiểm soát trong công ty được kiểm soát. Việc kiểm soát này cho phép đoàn kiểm soát hiểu biết được việc thiết kế và thực hiện của hệ thống kiểm soát chất lượng mà công ty đã áp dụng trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Bước 3: Tổng hợp và đánh giá rủi ro. Dựa trên những thông tin và kết quả đạt được từ hai bước trên đoàn kiểm soát đáng giá hiệu quả, chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát, xác định rủi ro trong hệ thống. Từ đó giúp cho các kiểm soát viên xác định được phạm vi kiểm soát cần thiết đối với những sai sót
trong hệ thống, xem xét những nhân tố có khả năng gây ra sai sót và cũng như thiết lập các thủ tục kiểm soát cần thiết.
Để hiểu biết về hệ thống kiểm soát chất lượng, kiểm soát viên phải dựa vào: kinh nghiệm và hiểu biết của mình trước đây về công ty được kiểm soát; nội dung và kết quả làm việc với Ban Giám đốc, với các nhân viên; việc kiểm soát, xem xét các tài liệu, các thông tin do hệ thống kiểm soát chất lượng nội bộ cung cấp.
Kiểm soát việc tuân thủ chính sách kiểm soát chất lượng của công ty kiểm toán trong thực tế. Kiểm soát viên cần tập trung vào các vấn đề sau:
- Chấp nhận khách hàng. Cần kiểm soát quy trình chấp nhận khách hàng của công ty kiểm toán, cụ thể là cần điều tra, xem xét liệu có tuân thủ Nghị định 105/2004/NĐ-CP và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp không:
+ Công ty kiểm toán có chấp nhận các khách hàng khi mà xung đột lợi ích đã bị đe dọa;
+ Việc chấp nhận khách hàng có thể dẫn đến các nguy cơ như: nguy cơ do tư lợi, nguy cơ tự kiểm soát, nguy cơ về sự bào chữa, nguy cơ từ sự quen thuộc và nguy cơ bị đe dọa; và các biện pháp bảo vệ mà công ty kiểm toán sử dụng để giảm nguy cơ xuống mức có thể chấp nhận được. Khi tiến hành kiểm soát, kiểm soát viên cần đặc biệt chú ý để phát hiện các trường hợp công ty kiểm toán thực hiện cung cấp dịch vụ cho các khách mà công ty có:
Lợi ích tài chính trực tiếp; Vay và bảo lãnh;
Có quan hệ kinh doanh mật thiết; Quan hệ cá nhân và gia đình.
- Kiểm soát phương pháp tính giá phí dịch vụ: xem xét cách tính giá phí hợp đồng có thống nhất và mang tính công bằng đối với tất cả các khách hàng mà công ty kiểm toán đã cung cấp dịch vụ. Nên chọn một số hợp đồng kiểm toán, đặc biệt là những khách hàng lớn nhưng có giá phí thấp để xem xét phương pháp tính giá phí dịch vụ.