II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI CTCP ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN
4. Kế toán chi tiết NVL
Như chúng ta đã biết, NVL trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất. Vì vậy, một trong những yêu cầu của công tác quản lý NVL là phải theo dõi dược tình hình biến động của từng danh điểm NVL. Điều đó đòi hỏi Công ty phải tiến hành kế toán chi tiết NVL, phải ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm NVL.
Trong công tác kế toán chi tiết NVL, Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này thì công việc ở kho và ở phòng kế toán như sau:
Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, tức là ở kho, thủ kho chỉ quan tâm đến mặt số lượng chứ không quan tâm đến mặt giá trị của NVL. Thẻ kho được sử dụng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Phương pháp lập và trình tự luân chuyển Thẻ kho (Biểu số 11): Mỗi loại vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi.
Phòng kế toán lập thẻ kho, ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập (Hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng), chứng từ xuất (Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ) ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho.
Theo định kì (một tháng một lần), kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó kí xác nhận vào thẻ kho (cột “Ký xác nhận của kế toán”).
Biểu số 11:
CTCP ĐT & XD bưu điện Mẫu số 06 - VT
Kho: NM VLVT1 Kho nhà máy VLVT1 Ban hành theo QĐ số 1141 Ngày 01-11-1995 của Bộ tài chính
THẺ KHO
Từ ngày 01/12/2005 Đến ngày 31/12/2005
Tờ số: 08
- Tên vật tư: Băng in trắng - Đơn vị tính: Kg - Mã số: BANGIN Số TT Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận 1 Tồn đầu tháng 0 2 T-PN1 15/12 Nhập mua 15/12 96.0 3 T-PN2 21/12 Nhập mua 21/12 7.5 4 L-PNK 28/12 Nhập mua 28/12 11.0 5 82087.8 31/12 Xuất cho sản xuất 31/12 9 6 Cộng phát sinh tháng 114.5 9 7 Tồn cuối tháng 105.5
Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập kho (Hóa đơn GTGT, Bảng tính giá NVL nhập kho, Biên bản giao nhận hàng), chứng từ xuất kho (Phiếu cấp vật tư, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ...), và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Từ đó, chương trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp số liệu vào Sổ chi tiết vật tư .
Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm NVL. Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi trên dòng, bao gồm cả chỉ tiêu số lượng, giá trị và tài khoản đối ứng. Để xem xét, kiểm tra Sổ chi tiết
vật tư, kế toán vào “Kế toán vật tư”, chọn “Sổ chi tiết vật tư”, rồi khai báo mã kho, mã vật tư cần xem, máy sẽ tự chạy chương trình và cho hiển thị lên màn hình, để in thì kế toán thực hiện lệnh “In ra”. Ví dụ Sổ chi tiết của Băng in trắng tại kho nhà máy VLVT1 (Biểu số 12).
Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ Sổ chi tiết của từng danh điểm NVL vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (Biểu số 13) nhằm mục đích theo dõi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lượng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với Thẻ kho của thủ kho. Đồng thời, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn còn được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
Biểu số 12:
CTCP ĐT & XD Bưu điện
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Từ ngày: 01/12/2005 Đến ngày: 31/12/2005
Số CT Diễn giải TK ĐƯ Số lượng Đơn giá Thành tiền
BANGIN Băng in trắng (Kg)
Ngày Số hiệu TỒN 0
15/12 T-PN1 Nhập vật tư sản xuất cáp cho NMVLVT1 theo HĐ 12824 ngày 14/12/2005 (CT TNHH TM & XD Duy Anh)
331 96.0 178 100 17 097 60021/12 T-PN2 Nhập vật tư sản xuất cáp cho NMVLVT1 theo