Thực tế hầu hết các nghiệp vụ mua NVL của Công ty đều là thanh toán trả chậm. Hình thức thanh toán chiếm dụng vốn một mặt tạo điều kiện thuận lợi về vốn cho Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác đòi hỏi Công ty phải theo dõi chặt chẽ tình hình công nợ với nhà cung cấp, không để tình trạng nợ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn.
Khi có đầy đủ chứng từ nhập mua vật tư, kế toán nhập số liệu vào “Phiếu nhập mua vật tư”, trong đó khai báo rõ mã vật tư và mã nhà cung cấp. Từ đó, máy tính tự động kết chuyển phần phải trả nhà cung cấp sang Sổ chi tiết công nợ để theo dõi tình hình công nợ đối với từng nhà cung cấp. Để xem Sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp nào đó, kế toán chọn Sổ chi tiết công nợ
TK 331, khai báo mã nhà cung cấp, chọn thời gian cần xem xét (1 tháng hay cả năm) rồi nhấn lệnh Xem. Ví dụ Sổ chi tiết công nợ tháng 12 của Công ty 3H - Corporation (Biểu số 16).
- Để thanh toán tiền mua vật tư cho nhà cung cấp, Công ty chủ yếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn Ngân hàng. Để hạch toán cho nghiệp vụ thanh toán tiền mua NVL bằng vay ngắn hạn Ngân hàng, Công ty sử dụng TK 311, cụ thể đối với nhà cung cấp trong nước sử dụng TK 3111-Vay ngắn hạn ngân hàng bằng tiền VNĐ, đối với nhà cung cấp nước ngoài sử dụng TK 3113 - Vay ngoại tệ ngân hàng. Kế toán định khoản:
Nợ TK 331 - Chi tiết nhà cung cấp. Có TK 3111- Chi tiết ngân hàng.
Đối với trường hợp thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài, kế toán còn phản ánh phần chênh lệch do thay đổi tỷ giá hối đoái, kế toán định khoản:
Nợ TK 331 - Theo tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ Nợ TK 635 - Chênh lệch tăng tỷ giá
Có TK 3113 - Theo tỷ giá thực tế hiện hành. Có TK 515 - Chênh lệch giảm tỷ giá.
Ví dụ: Ngày 29/12, Công ty vay ngắn hạn Ngân hàng Hàng hải thanh toán đợt 1 (27140USD) tiền nhập mua vật tư sản xuất cáp đồng theo HĐ số 3H-1190-05E. Tỷ giá tại thời điểm ghi nhận nợ là 15905, tỷ giá thực tế hiện hành 15950. Kế toán định khoản:
Nợ TK 331 431 661 700 (27140USDx15905) Nợ TK 635 1 221 300
Biểu số 16:
CTCP ĐT & XD Bưu điện
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Từ ngày 1/12/2005 đến ngày 31/12/2005
TK 331 - Phải trả người bán
Đối tượng: 2107 - Công ty 3H Corporation.
Dư Có đầu kì 396 851 200 Phát sinh Nợ 431 661 700 Phát sinh Có 837 441 739 Dư Có cuối kì 802 631 239
Chứng từ CTGS Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
N,T Số hiệu
05/12 C-PNK09 552 Nhập hạt nhựa HDPE-5305E theo HĐ số 3H-0192-06E ngày 7/11/2005
152 363105 600
22/12 L-PNK01 694 Nhập băng nhựa Mylar phục vụ sản xuất cáp theo HĐ số 3H-0950-05E ngày 20/11/2005
152 69203437
29/12 UNC 537 Vay ngắn hạn NH Hàng Hải thanh toán đợt 1 tiền nhập vật tư sx cáp đồng theo HĐ số 3H-1190-05E (27140USDx15905).
3113HH 431661700
29/12 L-PHK03 694 Nhập băng nhựa Mylar và băng nhôm theo HĐ số 3H-1192-05E ngày 22/11/2005
152 430645770
- Đối với NVL phụ như giẻ lau, keo dán...,Công ty mua về sử dụng ngay cho sản xuất, vì vậy kế toán hạch toán ngay vào chi phí sản xuất chung trong kỳ. Những vật liệu này mua về thường được thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Ví dụ, ngày 30/12/2005, theo Phiếu chi số 1062, Công ty thanh toán tiền mua vật liệu phụ phục vụ sản xuất bôbin ống HDPE, kế toán định khoản:
Nợ TK 6272_SP1 4 223 700 Có TK 1111 4 223 700
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});