GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY
3.2.5 Giải pháp 5: Nâng cao cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý
3.2.5.1 Mục tiêu của giải pháp
Bộ máy quản lý của công ty được xem là nền tảng để xây dựng thành các công trình, hoạch định, chiến lược và đảm bảo cho công ty hoạt động. Bộ máy quản lý càng đơn giản, càng rõ ràng thì công ty có thể hoạt động tốt. Mục tiêu của giải pháp này là đơn giản hóa bộ máy quản lý của công ty, phân rõ trách nhiệm của từng người, từng việc, cần đảm bảo phát huy phương châm làm việc đúng người, đúng việc.
3.2.5.2 Cách thức thực hiện
Công ty cần phân rõ nhiệm vụ của từng người trong các phòng ban. Công việc phân công công việc nên giao cho trưởng phòng là thích hợp nhất bởi vì chỉ có trưởng phòng là nắm rõ năng lực của các nhân viên mà họ quản lý. Có như vậy mọi hoạt động của công ty mới có thể đạt được kết quả cao.
Mỗi người cần đảm đương 1 nhiệm vụ cụ thể chuyên môn của mình không được đảm đương quá nhiều công việc, làm cho nhân viên phân tán không tập trung được vào việc mình làm dẫn đến công việc quá tải và gây ra sai sót không đáng có.
Cho cán bộ cấp cao học thêm các khóa đào tạo ngắn hạn về quản trị nhân sự và quản trị kinh doanh giúp cán bộ quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về công ty và đưa ra được nhiều biện pháp quản lý nhân sự hợp lý.
Cần tuyển dụng những người có kinh nghiệm và có trình độ đại học trở lên đảm đương các nhiệm vụ quản lý quan trọng.
Các phòng ban không được chồng chéo công việc cho nhau, nhân viên phòng nào chỉ làm nhiệm vụ của phòng đó, tránh tình trạng phòng này thiếu người rồi sang nhờ phòng ban khác làm hộ, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Khi có vấn đề thay đổi công việc cần có văn bản đưa ra vấn đề một cách rõ ràng, cụ thể, hướng dẫn chi tiết việc thực hiện của cấp trên trực tiếp chỉ đạo nhân viên của phòng ban mình làm theo.
Thường xuyên có buổi thảo luận công việc trong tháng để phân công công việc cụ thể cho từng phòng, để các phòng ban về trao đổi với nhân viên và đưa ra
SVTH : Phạm Thị Thùy Trang MSSV : 107401219 các biện pháp thực hiện công việc một cách hợp lý và cụ thể, tránh tình trạng các nhân viên không biết rõ công việc của công ty trong từng kỳ từng quý.
Cần tuyển dụng đủ số lượng nhân viên trong từng phòng ban và từng công việc, tránh tình trạng thiếu nhân viên, làm cho một nhân viên trong phòng ban đó ôm tất cả công việc dẫn đến tình trạng quá tải.
3.2.5.3 Dự kiến hiệu quả
Hiện tại Cải tiến Dự kiến hiệu quả
- Phân công công việc chồng chéo, không cần biết chuyên môn của nhân viên, khi có công việc chưa giải quyết xong mà nhân viên nào không có việc sẽ được điều đi giải quyết công việc đó.
- Cán bộ quản lý độc tài, không có cuộc hợp thảo lấy ý kiến của nhân viên, người quản lý thông qua quyết định công việc không thông báo cho nhân viên nhiệm vụ mới của công ty.
- Tuyển dụng đúng số nhân viên từng phòng ban cần.
- Nhân viên phòng ban giải quyết công việc đó, không nhờ phòng ban khác giải quyết hộ vì không đúng chuyên môn.
- Tổ chức các cuộc hộp với nhân viên vào từng tháng phổ biến nhiệm vụ.
- Có văn bản hướng dẫn những thay đổi, quy định mới của công ty.
- Tuyển cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý.
- Có bộ máy quản lý đơn giản, công việc không chồng chéo lên nhau, giảm bớt áp lực công việc cho nhân viên.
- Nhân viên hiểu rõ trách nhiệm công việc của mình và biết được công việc làm cụ thể của công ty, nắm bắt mục tiêu hoạt động trong từng thời kỳ để hoàn thành tốt công việc và mục đích mà công ty đề ra.
- Tăng cường mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới.