GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY
3.2.2 Giải pháp 2: Nâng cao chất lƣợng dịch vụ giao nhận
3.2.2.1 Mục tiêu của giải pháp
Ngày nay chất lượng dịch vụ giao nhận là yếu tố được các doanh nghiệp chú trọng trong việc lựa chọn công ty giao nhận, giá cả dịch vụ cạnh tranh, giải quyết công việc nhanh chóng là yếu tố hàng đầu mà các công ty cần. Vì thế, mục tiêu của giải pháp này nhằm giúp công ty thỏa mãn nhu cầu của khách hàng hiện tại và thu hút thêm nhiều khách hàng mới.
Tạo được chất lượng dịch vụ cao, phục vụ tốt yêu cầu của khách hàng và mở rộng dịch vụ phù hợp với tình hình hiện tại.
3.2.2.2 Cách thức thực hiện
Hạn chế sai sót nhân viên chứng từ
- Hạn chế sai sót của nhân viên chứng từ , nhân viên chứng từ phải cẩn thận trong từng thao tác, kiểm tra kỹ các chứng từ mà khách hàng Fax qua, và kiểm tra lại thông tin tờ khai Hải quan trước khi tiến hành khai báo Hải quan, nhanh nhẹn trao khắc phục các tình huống cho một số sai sót có thể xảy ra.
- Thường xuyên kiểm tra mail, máy Fax để chú ý đến chứng từ của khách hàng Fax qua cho công ty. Như vậy, nhân viên chứng từ lập tức giải quyết
SVTH : Phạm Thị Thùy Trang MSSV : 107401219 thắc mắc của khách hàng và có thể nhận được chứng từ mà khách hàng gửi qua nhanh chóng nhất dảm bảo không để chậm trể hàng hóa của công ty khách hàng.
Hạn chế sự chậm trễ của nhân viên giao nhận.
- Thời gian của nhân viên giao nhận công ty khó có thể kiểm soát được hết, vì vậy để đảm bảo công việc không chậm trể, cần có xự liên kết giữa nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ, thông báo trước cho nhân viên giao nhận những lô hàng nào mà khách hàng cần gấp để nhân viên giao nhận hoàn thành với khả năng nhanh nhất.
- Công ty cần tạo tâm lý làm việc thoải mái cho nhân viên giao nhận, không nên kiểm tra gắt gao thời gian cũng như hối thúc nhân viên quá nhiều. Khi nào hàng hóa của khách hàng thực sự gấp, cán bộ công ty nên thông báo cho nhân viên giao nhận để họ cố gắng làm hàng nhanh nhất. Nhưng khi mà hàng chưa gấp cán bộ quản lý công ty không nên hối thúc nhân viên giao nhận vì nó dễ làm ảnh hưởng tâm lý khi làm việc dẫn đến nhiều sai sót
- Việc hạn chế sai sót trong quy trình giao nhận rất quan trọng nó giúp công ty giảm bớt một phần chi phí do sai sót. Để hạn chế sai sót trong quy trình giao nhận cần đào tạo nguồn nhân lực của công ty về chuyên môn nghiệp vụ. Nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên trong từng công việc cụ thể của họ.
Đăng ký tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Để tham gia được tiêu chuẩn ISO đòi hỏi doanh nghiệp phải đạt được rất nhiều tiêu chuẩn về chất lượng mà trong ISO quy định, nếu công ty đạt được tiêu chuẩn này công ty sẽ khẳng định được vị trí nhất định của mình vì rất ít doanh ngiệp giao nhận vận tải đạt được tiêu chuẩn này. Việc đăng ký tiêu chuẩn ISO nó giúp doanh nghiệp có được lòng tin của khách hàng và doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiếm được khách hàng hơn, tăng thêm uy tín và thi phần của công ty trong và ngoài nước, mỗi người trong công ty hiểu rỏ hơn vai trò của mình, biết rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình chủ động hoàn thành công việc tốt hơn, giúp nhân viên trong công ty được đào tạo huấn luyện tốt hơn, chuyên nghiệp hơn. Khi tiến hành đăng ký ISO, công ty sẽ được bộ phận tư vấn của trung tâm đăng ký tiêu chuẩn chất lượng tư vấn về những thủ tục trong thời gian khoảng 6 tháng để được cấp tiêu chuẩn ISO (chi tiết thời gian tham gia tiêu chuẩn ISO được đính kèm sau phần phụ lục)
SVTH : Phạm Thị Thùy Trang MSSV : 107401219 Tham gia các hiệp hội giao nhận.
Việc gia nhập các hiệp hội giao nhận giúp doanh nghiệp có được mối quan hệ tốt với các công ty và được sự tín nhiệm của khách hàng. Khi tham gia vào hiệp hội giao nhận, hiệp hội sẽ thường xuyên mở các lớp tập huấn về chuyên môn, hợp hội bàn thảo về một số vấn đề cấp thiết hiện nay, công ty sẽ họ hỏi được nhiều kinh nghiệm của các công ty khác giải quyết tình huống về áp dụng cho công ty mình và biết được nhiều quy định mới về hoạt động giao nhận đưuọc cập nhật liên tục và các buổi giao lưu với các doanh nghiệm nước ngoài giúp doanh nghiệp tiếp thu kinh nghiệm làm việc tiên tiến của nước ngoài và tìm đối tác chiến lược cho công ty. Một số hiệp hội như : VIFFA, IATA, FIATA..
Lãnh đạo công ty cần nhìn nhận và dự tính trước công việc, giải quyết công việc một cách triệt để và nhanh chóng, tránh tình trạng đợi chờ công việc phát sinh mới giải quyết làm chậm tiến độ công việc của khách hàng.
Thiết lập hệ thống bán hàng chuyên nghiệp, tiến hành khảo sát và lấy ý kiến khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty.
3.2.2.3 Dự kiến hiệu quả
Khả năng làm việc của nhân viên tăng lên, hạn chế được nhiều sai sót, giảm thời gian để hoàn thành một lô hàng, tiết kiệm chi phí đi lại và phí ngoài Hải quan.
Có được mối quan hệ với nhiều công ty giao nhận khác và biết được nhiều hơn các dịch vụ mà công ty còn thiếu sót. Khách hàng hài lòng hơn về cách giải quyết công việc cũng như chứng từ của công ty.
Tạo ra sự gắn kết giữ nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhận. Nâng cao hiệu quả công việc.