viờn chức, ngõn hàng… Nhiệm vụ của thủ quỹ như sau:
+ Sử dụng nguồn NVL của doanh nghiệp theo quyết định của Tổng giỏm đốc và kế toỏn trưởng của Cụng ty.
+ Quản lý tiền mặt và theo dừi huy động vốn. + Quản lý quỹ, lập bỏo cỏo quỹ.
2.2. Chế độ kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty
2.2.1. Hỡnh thức sổ kế toỏn
Cụng ty đó trang bị mỏy vi tớnh cho cụng tỏc kế toỏn (sử dụng phần mềm kế toỏn FAST), nhưng cụng việc kế toỏn của Cụng ty được thực hiện khụng hoàn toàn bằng mỏy mà cú sự kết hợp giữa kế toỏn thủ cụng và kế toỏn mỏy.
Cụng ty TNHH Nhà nước một thành viờn Cơ Điện Trần Phỳ cú quy mụ tương đối lớn, hoạt động trờn địa bàn tập trung nờn phự hợp với mụ hỡnh kế toỏn một cấp. Do trỡnh độ kế toỏn khỏ cao và cú điều kiện phõn cụng lao động kế toỏn nờn Cụng ty đó ỏp dụng hỡnh thức sổ kế toỏn “Nhật ký chứng từ”. Đõy là một hỡnh thức kế toỏn phự hợp và thuận tiện cho cụng tỏc kế toỏn của cụng ty, giỳp kế toỏn giảm bớt khối lượng cụng việc và phự hợp với điều kiện xử lý thụng tin bằng mỏy vi tớnh, cung cấp thụng tin về kế toỏn kịp thời, đỳng và đủ.
Quy trỡnh ghi sổ cỏc phần hành kế toỏn của Cụng ty Cơ Điện Trần Phỳ tuần tự được tiến hành theo hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký- Chứng từ như: Kế toỏn tiền mặt, kế toỏn TSCĐ, kế toỏn chi phớ và giỏ thành. Tuy nhiờn một số trường hợp được hạch toỏn đặc biệt khụng thụng qua Nhật ký- Chứng từ. Đú là: Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn tiờu thụ và xỏc định kết quả kinh doanh bao gồm cỏc chứng từ gốc liờn quan đến quỏ trỡnh bỏn hàng (hoỏ đơn GTGT, chứng từ bỏn hàng) phỏt sinh hàng ngày được kế toỏn nhập vào mỏy, mỏy sẽ tự động đưa vào cỏc sổ kế toỏn chi tiết liờn quan như sổ chi tiết TK 131, sổ doanh thu, sổ chi tiết thuế… Cuối thỏng mỏy sẽ tự kết xuất vào cỏc sổ tổng hợp như sổ tổng hợp TK 131, sổ tổng hợp tiờu thụ, bảng tổng hợp số phỏt sinh cỏc tài khoản, sổ Cỏi… và in ra từng loại sổ tuỳ theo yờu cầu người sử dụng.
Sơ đồ 19: TRèNH TỰ KẾ TOÁN GHI SỔ THEO HèNH THỨC NHẬT Kí- CHỨNG TỪ
Ghi chỳ: Ghi cuối ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu
Hệ thống sổ kế toỏn mà FAST sử dụng để phục vụ cho yờu cầu hạch toỏn
kế toỏn tại cụng ty bao gồm cỏc loại sổ cần thiết theo hỡnh thức “Nhật ký-
Chứng từ” nhưng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay.
Người sử dụng cú thể sửa một vài tham số trong chứng từ cho phự hợp với nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh như: mó chứng từ, tờn chứng từ, số liờn in… Cỏc chứng từ này được nhập vào mỏy thụng qua giao diện nhập liệu. Mỗi loại chứng từ cú giao diện nhập liệu riờng. FAST cho phộp cập nhật tức thời cỏc phỏt sinh và in ngày chứng từ trờn mỏy, điều này đảm bảo số liệu được chớnh xỏc kịp thời.
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Xử lý nghiệp vụ Kiểm tra chứng từ Xỏc định tài khoản (Đưa số liệu vào mỏy)
Nhật ký Chứng từ
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng phõn bổ
BÁO CÁO TÀI CHÍNHBảng kờ Bảng kờ
Với phương chõm “Dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, cụng khai, dễ kiểm tra, dễ kiểm soỏt”, việc Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn này để ghi chộp, hệ thống hoỏ, tổng hợp số liệu từ cỏc chứng từ kế toỏn là rất phự hợp, bởi nú dựa trờn cơ sở ghi chộp ban đầu của Nhà nước và đặc điểm riờng của Cụng ty. Do đú doanh nghiệp cú thể đỏnh giỏ đỳng thực trạng tài chớnh của mỡnh ở mọi thời điểm.
Sơ đồ 20: TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN TRấN MÁY VI TÍNH
Ghi chỳ: Nhập số liệu hàng ngày:
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm:
Đối chiếu, kiểm tra:
2.2.2. H ệ thống sổ kế toỏn sử dụng tại Cụng ty
Hệ thống sổ sỏch kế toỏn hỡnh thức Nhật ký chứng từ được FAST thiết kế và định sẵn, về cơ bản vẫn đảm bảo đỳng mẫu biểu và cỏch ghi chộp theo chế độ kế toỏn hiện hành. Tuy nhiờn, hỡnh thức Nhật ký- Chứng từ là một hỡnh thức
Xử lý tự động theo chương trỡnh CHỨNG TỪ KẾ TOÁN GỐC Sổ kế toỏn chi tiết Nhập dữ liệu vào mỏy tớnh Xử lý chứng từ Cỏc bỏo cỏo kế toỏn Sổ kế toỏn tổng hợp
kế toỏn phức tạp, khụng thuận tiện cho kế toỏn mỏy, bởi vậy một số sổ kế toỏn được thiết kế đơn giản hơn để phự hợp với quy trỡnh hạch toỏn trờn mỏy.
Để phục vụ cho việc tổng hợp số liệu, ghi sổ một cỏch thuận lợi, và lập bỏo cỏo tài chớnh được nhanh chúng, kịp thời, phự hợp với những đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, hiện nay Cụng ty đang sử dụng hệ thống sổ kế toỏn bao gồm cỏc loại sổ chủ yếu sau:
- Nhật ký chứng từ số 1 (NKCT 1): Ghi Cú TK 111- Tiền mặt. - Nhật ký chứng từ số 2: Ghi Cú TK 112- Tiền gửi ngõn hàng. - Nhật ký chứng từ số 4: Ghi Cú TK 311, 315, 341, 352. - Nhật ký chứng từ số 5: Ghi Cú TK 331- Phải trả người bỏn
- Nhật ký chứng từ số 7: Tổng hợp toàn bộ chi phớ sản xuất kinh doanh của Cụng ty: Ghi Cú TK 142, 152, 153, 154, 214, 334, 335, 338, 621, 622, 627.
- Nhật ký chứng từ số 9: Ghi Cú TK 211- Tài sản cố định - Bảng kờ 1 (BK 1): Ghi Nợ TK 111- Tiền mặt.
- Bảng kờ 2 (BK 2): Ghi Nợ TK 112- Tiền gửi ngõn hàng.
- Bảng kờ 4 (BK 4): Tổng hợp chi phớ sản xuất: Ghi Nợ TK 621, 622, 627 - Bảng kờ 5 (BK 5): Tập hợp chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp phỏt sinh trong thỏng: Ghi Nợ TK 641, 642.
- Bảng phõn bổ: tập hợp cỏc chi phớ chuyển sang bảng kờ và Nhật ký- Chứng từ liờn quan.
- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết. - Sổ Cỏi cỏc tài khoản tài chớnh.
2.2.3. Cỏc đ ặc điểm khỏc về tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty
Cụng ty ỏp dụng niờn độ kế toỏn là 1 năm tài chớnh, kỳ hạch toỏn là 1 thỏng, cuối quý lập bỏo cỏo và gửi bỏo cỏo tài chớnh theo quy định. Hệ thống sổ sỏch kế toỏn của Cụng ty được ỏp dụng theo hỡnh thức Nhật ký- Chứng từ. Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ, mọi giao dịch liờn quan đến ngoại tệ đều được quy đổi theo tỷ giỏ thực tế tại thời điểm phỏt sinh. Sản phẩm của Cụng ty gồm sản
phẩm cơ khớ tiờu dựng, dõy cỏp điện, do vậy Cụng ty chịu thuế GTGT với hai mức thuế suất là 5% và 10%. Cụng ty nộp thuế theo phương phỏp khấu trừ và sử dụng húa đơn GTGT. Đơn vị đỏnh giỏ nguyờn vật liệu theo giỏ thực tế, kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn, xỏc định giỏ trị hàng tồn kho theo phương phỏp đơn giỏ thực tế bỡnh quõn. Tài sản cố định của cụng ty được đỏnh giỏ theo nguyờn giỏ và giỏ trị cũn lại, đơn vị tớnh khấu hao tài sản cố định theo phương phỏp khấu hao theo thời gian. Do đặc thự của nguyờn vật liệu và thời gian để sản xuất sản phẩm là ngắn, vỡ vậy mà khụng cú chi phớ sản phẩm dở dang nờn cuối kỳ khụng phải đỏnh giỏ sản phẩm dở dang.