III. Thực trạng cụng tỏc kế toỏn tiờu thụ thành phẩm và xỏc định kết quả kinh doanh tại Cụng ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phỳ
3.2. Kế toỏn doanh thu bỏn hàng và cỏc khoản giảm trừ doanh thu
3.2.1. Kế toỏn doanh thu tiờu thụ thành phẩm
• Kế toỏn chi tiết doanh thu tiờu thụ thành phẩm:
Hàng ngày sau khi phỏt sinh nghiệp vụ bỏn hàng sẽ được ghi trực tiếp vào hoỏ đơn GTGT.Căn cứ vào hoỏ đơn này, kế toỏn ghi sổ chi tiết doanh thu.
xỏc định là bỏn hàng và ghi nhận doanh thu Cụng ty cú thể đó thu được tiền hoặc chưa thu được. Vỡ vậy, để hạch toỏn doanh thu bỏn hàng kế toỏn sử dụng cỏc tài khoản sau:
- TK 131: Phải thu khỏch hàng.
- TK 511: Doanh thu bỏn thành phẩm. - TK 1111: Tiền mặt.
- TK 1121: Tiền gửi ngõn hàng. - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp…
+ Sổ sỏch ỏp dụng trong kế toỏn doanh thu tiờu thụ tại Cụng ty:
Để theo dừi doanh thu tiờu thụ, Cụng ty sử dụng cỏc loại sổ sau:
- Sổ doanh thu
- Sổ chi tiết tài khoản phải thu khỏch hàng (TK131). Tài khoản này mở
theo dừi riờng từng khỏch hàng trong nước, khụng mở từng khỏch hàng nước ngoài vỡ nghiệp vụ xuất khẩu diễn ra ớt, xuất khẩu lần nào thu tiền luụn lần đú.
- Sổ tổng hợp tài khoản 131
- Sổ tổng hợp tiờu thụ và sổ tổng hợp phỏt sinh cỏc tài khoản
- Sổ Cỏi TK 511, 531, 131
- Bỏo cỏo bỏn hàng…
+ Chứng từ kế toỏn:
Chứng từ gốc chủ yếu được Cụng ty sử dụng trong kế toỏn doanh thu tiờu thụ là hoỏ đơn GTGT. Hoỏ đơn GTGT vừa được dựng làm căn cứ ghi sổ doanh thu và cỏc sổ kế toỏn liờn quan vừa được sử dụng làm phiếu xuất kho, là căn cứ hạch toỏn giảm thành phẩm trong kho đồng thời cũng là chứng từ cho khỏch vận chuyển trờn đường, lập phiếu nhập kho, thanh toỏn tiền mua hàng và ghi sổ.
Hoỏ đơn GTGT do kế toỏn tiờu thụ lập thanh 3 liờn:
- Liờn 2: Giao cho khỏch hàng
- Liờn 3: Thủ kho giữ để lập thẻ kho.
Sau khi khỏch hàng ký cả 3 liờn, hoỏ đơn sẽ được chuyển cho kế toỏn trưởng, thủ trưởng đơn vị ký, kế toỏn giao cho khỏch hàng liờn 2 và liờn 3 để khỏch hàng xuống kho thành phẩm lấy hàng. Thủ kho căn cứ vào chứng từ này xuất kho theo đỳng số lượng, chủng loại… và giữ lại liờn 3. Đồng thời kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ gốc liờn quan đến quỏ trỡnh bỏn hàng (hoỏ đơn GTGT, phiếu thu, giấy bỏo cú…) để nhập vào mỏy, phản ỏnh doanh thu, cụng nợ.
* Quy trỡnh nhập liệu hoỏ đơn GTGT vào mỏy được thực hiện như sau: Vào Menu bản hàng, tuỳ theo nghiệp vụ bỏn hàng phỏt sinh chọn Hoỏ đơn phự hợp. VD chọn “Hoỏ đơn GTGT, tiền VNĐ”, giao diện nhập liệu sẽ hiển thị:
Cỏc thụng tin cần cập nhật:
- Ngày chứng từ: Ngày phỏt sinh hoỏ đơn (10/10/2007).
- Số chứng từ: Là số hoỏ đơn cần nhập. Khi vào hoỏ đơn mới, FAST tự động đỏnh số tăng lờn 1 số so với hoỏ đơn vào ngay trước đú. (VD: Số chứng từ: 089830).
- Khỏch hàng: Nhập họ tờn người mua. VD: Anh Nguyễn Mạnh Tuấn. - Mó khỏch hàng: Nhập mó đơn vị khỏch hàng bằng cỏch dựng phớm F5 để hiển thị danh mục khỏch hàng và dựng phớm dịch chuyển để tỡm tờn khỏch hàng cần nhập hoặc ấn phớm Ctrl + F/G để tỡm một nhúm ký tự, sau đú ấn Enter.
VD: Ấn phớm F5, dựng phớm dịch chuyển chọn KH 19CB.
Nếu đõy là khỏch hàng mới, trước khi nhập mục này ta phải khai bỏo mó khỏch hàng mới này vào danh mục khỏch hàng bằng phớm núng F4.
- Địa chỉ: Nhập địa chỉ của đơn vị khỏch hàng. VD: Số 19 Cửa Bắc- HN.
- Diễn giải: Ghi túm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. VD: Bỏn
dõy đồng mềm bọc PVC.
- Mó vật tư: Dựng để khai bỏo loại thành phẩm xuất kho. Cụng ty thực
hiện mó hoỏ thành phẩm theo cỏch sau: Mó thành phẩm gồm hai phần, phần đầu sử dụng cỏc chữ cỏi viết tắt thể hiện tờn nhúm thành phẩm,
phần hai gồm cỏc chữ phản ỏnh chủng loại, thứ thành phẩm trong nhúm.
VD: DĐM 0012: Dõy đồng mềm bọc dẹt 2*(80/926)(106).
- Số lượng: Nhập số lượng thành phẩm xuất kho đem bỏn- nếu mặt hàng
là dịch vụ thỡ bỏ qua trường này, chỉ nhập trường doanh thu.
VD: Số lượng xuất bỏn dõy đồng mềm bọc dẹt 2*(80/926)(106) là 2006 m.
- Giỏ vốn: Đơn giỏ thành phẩm xuất kho. Do Cụng ty sử dụng giỏ trung
bỡnh thỏng, chọn loại chứng từ “Hoỏ đơn GTGT” nờn khụng phải nhập trường này mà chương trỡnh sẽ tự động cập nhật vào cuối thỏng.
- Giỏ bỏn: Đơn giỏ bỏn- mỏy tự động tớnh và nhập trường Thành tiền.
VD: Giỏ bỏn dõy đồng mềm bọc dẹt 2*(80/926)(106) là 4.590,9 VNĐ - TK Nợ/ TK Cú: gồm 02 cặp TK. + TK Nợ 1 : TK cụng nợ hoặc tiền mặt… TK Cú 1 : TK doanh thu + TK Nợ 2 : TK Giỏ vốn hàng bỏn TK Cú 2 : TK thành phẩm
Cỏc TK phản ỏnh doanh thu, giỏ vốn thành phẩm đó được ngầm định trong danh mục tài khoản.
- Số tiền chiết khấu: Căn cứ vào doanh thu bỏn hàng và tỷ lệ chiết khấu đó nhập, mỏy sẽ tự tớnh.
- TS GTGT: Nhập thuế suất của hàng bỏn ra, mục này thường được ngầm định trong danh mục vật tư hàng hoỏ.
- Hạn TT: Số ngày đến hạn phải thu tiền người mua.
- Tổng số tiền thành toỏn: Mục này được mỏy ngầm định căn cứ vào tổng doanh thu và tiền thuế.
Sau khi nhập tất cả cỏc thụng tin, đưa con trỏ đến nỳt Lưu và ấn Enter. Mẫu hoỏ đơn GTGT sử dụng trong kế toỏn tiờu thụ tại Cụng ty: Biểu 04. Ngoài ra, để hạch toỏn doanh thu tiờu thụ thành phẩm, kế toỏn cũn dựa vào phiếu thu hoặc giấy bỏo Cú của ngõn hàng:
- Giấy bỏo Cú được ngõn hàng gửi cho doanh nghiệp khi người mua chuyển trả tiền hàng qua tài khoản tiền gửi ngõn hàng.
- Phiếu thu được lập khi khỏch hàng thanh toỏn ngay bằng tiền mặt.
+ Trỡnh tự ghi sổ
Căn cứ vào bảng giỏ cố định và hợp đồng kinh tế đó ký với người mua, khi nhận được phiếu bỏo giỏ của phũng kinh doanh chuyển sang, kế toỏn doanh thu kiểm tra giỏ bỏn theo bảng giỏ hoặc theo hợp đồng xem cú đỳng khụng. Nếu thấy đỳng thỡ phũng tài vụ xuất hoỏ đơn GTGT cho khỏch hàng. Nếu thấy ghi giỏ sai thỡ phải điều chỉnh lại cho đỳng. Hàng ngày sau khi phỏt sinh nghiệp vụ bỏn hàng sẽ được ghi trực tiếp vào hoỏ đơn GTGT. Kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ gốc liờn quan đến quỏ trỡnh bỏn hàng (hoỏ đơn GTGT, phiếu thu…) để nhập mỏy như đó trỡnh bày quy trỡnh nhập liệu hoỏ đơn GTGT ở trờn.
- Trường hợp khỏch hàng thanh toỏn ngay thỡ trờn hoỏ đơn GTGT dũng “hỡnh thức thanh toỏn” ghi “đó thu tiền”. Nếu thanh toỏn bằng tiền mặt, kế toỏn sẽ lập phiếu thu thành 2 liờn:
Liờn 1: Lưu tại quyển chứng từ của phũng kế toỏn.
Liờn 2: Thủ quỹ chuyển cho kế toỏn tổng hợp (kiờm kế toỏn thanh toỏn) Mẫu phiếu thu:
Biểu 05 : Cụng ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phỳ.
PHIẾU THU Quyển số: 30
Ngày 06 thỏng 10 năm 2007 SCT : 10136 Nợ TK : Cú TK : Họ tờn người nộp tiền : Bà Nguyễn Thị Tỏm
Địa chỉ : Cụng ty TNHH thương mại và sản xuất Ba Tỏm
Lý do nộp : Mua dõy đồng bọc dẹt Số tiền : 523.000.000 VNĐ
(Viết bằng chữ) : Năm trăm hai mươi ba triệu sỏu trăm ngàn đồng.
Kế toỏn trưởng Người nộp tiền Thủ quỹ
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Nếu khỏch hàng thanh toỏn bằng chuyển khoản, khi nhận được lệnh trả tiền hàng từ TK của người mua chuyển sang thỡ Cụng ty sẽ nhận được giấy bỏo Cú của ngõn hàng.
Mẫu giấy bỏo Cú:
Biểu 06:
Ngõn hàng Cụng Thương Hà Nội Chi nhỏnh: Hoàn Kiếm
Địa chỉ: Số 10- Lờ Lai.