6. Chênh lệch (4 5): 1.104.974.444 Biểu 2.5: Ước tính quỹ tiền lương được trích
2.3.1 Tìm hiểu về khách hàng và chấp nhận kiểm toán
Công ty XYZ là khách hàng mới của công ty A&C. Do vậy trước khi kiểm toán, Ban Giám đốc đã cử kiểm toán viên xuống thực hiện khảo sát ban đầu để xem xét chấp nhận kiểm toán đối với công ty XYZ.
Sau khi nhận được yêu cầu về kiểm toán BCTC cho năm tài chính 2008 của công XYZ, Ban Giám đốc đã cử một kiểm toán viên để thu thập các thông tin về công ty XYZ như ngành nghề kinh doanh, BCTC trong ba năm gần nhất, các thông tin về pháp lý, thuế,... Sau khi khảo sát về khách hàng, kiểm toán viên được cử đi khảo sát sẽ lập một báo cáo về khả năng chấp nhận khách hàng, rủi ro đối với ngành nghề kinh doanh của khách hàng, các dự tính về thời gian cũng như nhân sự đối với cuộc kiểm toán để từ đó đưa ra mức phí kiểm toán phù hợp. Báo cáo này sẽ được Ban Giám đốc của A&C xem xét, đánh giá chấp nhận kiểm toán và chuyển qua phòng Quản trị tổng hợp. Phòng Quản trị tổng hợp lập thư báo mức phí kiểm toán cho công ty XYZ. Sau khi nhận được thư phản hồi từ công ty XYZ về việc chấp nhận mức phí kiểm
toán, A&C đã ký hợp đồng kiểm toán BCTC năm 2008 cho công ty XYZ.
2.3.2 Lập kế hoạch kiểm toán
Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán BCTC năm 2008 cho công ty XYZ, Ban Giám đốc của A&C đã quyết định cử một nhóm kiểm toán gồm 4 thành viên xuống thực hiện kiểm toán. Nhóm kiểm toán bao gồm một nhóm trưởng chịu trách nhiệm về toàn bộ cuộc kiểm toán và phân công công việc cụ thể cho các thành viên còn lại trong nhóm, một kiểm toán viên chính và hai trợ lý kiểm toán viên. Nhóm trưởng sau khi nhận được nhiệm vụ trực tiếp liên hệ với khách hàng để thu thập các thông tin ban đầu về khách hàng.
Công ty XYZ là doanh nghiệp được cổ phần hóa từ doanh nghiệp nhà nước công ty liên doanh XYZ theo Quyết định số 3249QĐ/UB ngày 10/8/1999 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước công ty liên doanh XYZ thành công ty cổ phần. Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận Đăng kí kinh doanh số 055188 ngày 23/8/1999 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Trong quá trình hoạt động công ty đã 3 lần được cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh sửa đổi do thay đổi vốn điều lệ và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Vốn điều lệ theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh sửa đổi lần thứ 3 ngày 22/9/2005 là 10.154.584.000. Tuy nhiên vốn góp tại ngày 31/12/2007 là 26.415.572.000. Danh sách cổ đông góp vốn theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh bao gồm một công ty du lịch và thương mại 9,56% và 30 cổ đông khác với 90,44% tỷ lệ vốn góp. Hiện nay công ty có trụ sở đặt tại Quận Hoàn Kiếm – Thành phố Hà Nội.
* Ngành nghề kinh doanh của công ty XYZ:
- Kinh doanh khách sạn, lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế. - Vận chuyển khách du lịch.
dịch vụ phụ trợ.
- Đại lí thu đổi ngoại tệ.
- Tổng đại lý, đại diện cho các hãng hàng không và các đại lý khác. - Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng.
- Tư vấn đầu tư trong các dự án xây dựng công nghiệp, xây dựng dân dụng, cơ sở hạ tầng kĩ thuật.
- Kinh doanh rượu, thuốc lá.
- Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. - Xây dựng cơ sở hạ tầng kĩ thuật.
- Kinh doanh bất động sản.
* Thu thập các thông tin về tổ chức của công ty XYZ:
Công ty XYZ cũng là công ty cổ phần nên đứng đầu công ty là Hội đồng quản trị của công ty. Hàng năm công ty đều có cuộc họp Hội đồng quản trị để quyết định các công việc quan trọng cũng như phương hướng hoạt động của công ty trong năm tới. Kiểm toán viên cũng cần thu thập biên bản họp này trong quá trình tìm hiểu về công ty XYZ. Để điều hành hoạt động của công ty, Hội đồng quản trị đã bầu ra một Ban Giám đốc. Ban Giám đốc phải chịu trách nhiệm về hoạt động của công ty trước pháp luật và Hội đồng quản trị công ty. Ban Giám đốc gồm một Tổng Giám đốc và hai Phó Tổng Giám đốc. Ngoài ra Hội đồng quản trị cũng thành lập một Ban Kiểm soát. Ban Kiểm soát tuy chỉ gồm một trưởng ban và hai thành viên nhưng có nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động của công ty và báo cáo thường xuyên với Hội đồng quản trị.
* Thông tin về kế toán:
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty XYZ theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006. Công ty XYZ sử dụng hình thức sổ Nhật kí chung. Niên độ kế toán là từ 1/1 – 31/12. BCTC được lập với đơn vị là VNĐ.
* Thông tin về nhân sự:
Các nhân viên làm việc tại công ty XYZ đều được trải qua tuyển dụng và được ký hợp đồng lao động. Nói chung khâu tuyển dụng ở công ty XYZ được thực hiện khá chặt chẽ. Mỗi cá nhân làm việc ở đây đều có hồ sơ cá nhân và lý lịch rõ ràng. Hợp đồng lao động ở đây được ký có thời hạn không xác định. Nói chung hợp đồng lao động phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam. Công ty XYZ thực hiện việc tính và trả lương theo hợp đồng lao động và các quyết định thay đổi mức lương của từng cá nhân.
Ngoài ra kiểm toán viên cần thu thập thêm các thông tin khác về công ty XYZ như BCTC của công ty trong ba năm gần nhất, các thông tin khác về công ty XYZ.
* Thực hiện phân tích sơ bộ
Sau khi đã thu thập các thông tin cơ sở và các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành các thủ tục phân tích đối với các thông tin đã thu thập. Thông qua việc áp dụng phân tích ngang để giúp kiểm toán viên tăng cường thêm hiểu biết của mình về hoạt động kinh doanh của khách hàng, các nghi ngờ của kiểm toán viên về hoạt động của khách hàng cũng như các thủ tục kiểm toán cần thiết để thu thập bằng chứng kiểm toán.
Chỉ tiêu 31/12/2008 01/12/2008 Chênh lệch
Tuyệt đối Tương
đối (%) A/ TS ngắn
hạn 167.459.641.643 175.824.231.198 -8.364.589.556 -5
B/ TS dài hạn 5.801.967.127 5.166.514.109 635.453.018 12
Tổng TS 173.261.608.770 180.990.745.307 -7.729.136.537 -4
Bảng 2.6: Phân tích biến động tài sản
Chỉ tiêu 31/12/2008 01/12/2008 Chênh lệch
Tuyệt đối Tương
đối (%)
0 7 Phải trả CNV 268.529.067 109.473.573 159.055.494 145 Vốn CSH 27.135.263.000 26.415.572.000 719.691.000 2,73 Tổng nguồn vốn 173.261.608.77 0 180.990.745.30 7 -7.729.136.537 -4
Bảng 2.7: Phân tích biến động nguồn vốn
* Đánh giá về HTKSNB của công ty XYZ:
HTKSNB ở đây có thể được đánh giá chung là hoạt động khá hiệu quả trong việc ngăn chặn các gian lận và rủi ro. Có thể thấy được điều này qua trình độ chuyên môn cao của Ban Giám đốc. Ngoài ra Hội đồng quản trị còn tổ chức một Ban Kiểm soát riêng, cho thấy được tính chuyên môn hoá cao. Phòng kế toán của công ty XYZ cũng có trình độ chuyên môn khá, tất cả các nhân viên đều có bằng kế toán trình độ đại học trở lên.
Tuy nhiên để đánh giá về HTKSNB một cách cụ thể, kiểm toán viên đưa ra bảng câu hỏi. Bảng câu hỏi đánh giá toàn bộ về HTKSNB và cả các chu trình, khoản mục trên BCTC.
Câu hỏi Có Không
1. Các thông tin về nhân sự có bao gồm
a. Hợp đồng lao động và các thay đổi X
b. Thay đổi về hệ số lương X
c. Mã số nhân viên và các thông tin pháp luật khác X 2. Bảng lương có
a. Phù hợp với mức lương và phúc lợi khác X
b. Tiền làm thêm giờ có được đối chiếu với thời gian
làm thêm giờ. X
3. Tất cả các khoản thu nhập đã được tính thuế và thuế
được trả đúng ngày. X
4. Có tài khoản kiểm tra để ngăn chặn các thanh toán
và khấu trừ lương thấp/cao hơn so với quy định. X
5. Kiểm soát các khoản cho nhân viên vay. X
thẩm quyền.
7. Tiền lương được kiểm tra kĩ trước khi thanh toán X 8. Số tiền thanh toán bằng tiền mặt/TGNH đúng với số
lương phải thanh toán. X
Bảng 2.8: Trích bảng câu hỏi về HTKSNB khoản mục tiền lương
* Đánh giá mức trọng yếu và rủi ro:
Kiểm toán viên ước lượng mức trọng yếu ban đầu dựa trên giá trị nhỏ nhất của một số chỉ tiêu trên BCTC. Cụ thể kiểm toán viên sẽ tính toán giá trị của 1% tổng tài sản, 0.5% doanh thu và 5% lợi nhuận sau thuế và lấy giá trị nhỏ nhất là mức trọng yếu trên BCTC. Sau khi tính toán, mức trong yếu đối với BCTC của công ty XYZ là 5% lợi nhuận sau thuế và số tiền là 120.000.000. Mức trọng yếu đối với từng khoản mục được đánh giá là là 75% mức trọng yếu trên BCTC (theo quy định của công ty), do vậy mức trọng yếu đối với từng khoản mục là 90.000.000.
Rủi ro kiểm toán được xác định là 3%. Do vậy khoảng cách giữa các mẫu chọn sẽ là 90.000.000/3 = 30.000.000
* Thiết kế chương trình kiểm toán:
Dựa trên chương trình kiểm toán đã được thiết kế trước của công ty, kiểm toán viên đánh giá và áp dụng các bước công việc trong chương trình cho phù hợp với công ty khách hàng. Đối với công ty XYZ, việc tính và trả lương phụ thuộc nhiều vào hợp đồng lao động và các quyết định thay đổi mức lương, do vậy kiểm toán viên chú trọng vào việc kiểm tra hợp đồng lao động của các cá nhân và các quyết định thay đổi mức lương của Giám đốc công ty. Ngoài ta kiểm toán viên cũng cần kiểm tra tính hợp lý của số dư tài khoản 334 cả đầu năm và cuối năm.
Tuy nhiên, kiểm toán viên vẫn cần tuân thủ một số bước để thực hiện các mục tiêu kiểm toán đã đặt ra. Ví dụ như:
+ Kiểm tra chi tiết một số tháng để xem việc tính toán, ghi sổ và chi trả lương có đúng không.
+ Kiểm tra khảo sát tiền lương khống.
+ Kiểm tra việc chi trả lương sau ngày kết thúc niên độ…
2.3.3 Thực hiện kiểm toán
* Các tài liệu yêu cầu khách hàng chuẩn bị
• Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết có liên quan đến chi phí tiền lương và các khoản phải trả người lao động, KPCĐ, BHXH, BHYT, dự phòng trợ cấp mất việc làm.
• Thỏa ước lao động tập thể, Hợp đồng lao động. • Quyết định giao quỹ lương, đơn giá tiền lương. • Các qui định, chính sách có liên quan đến tiền lương.
• Bảng tính lương, KPCĐ, BHXH, BHYT, dự phòng trợ cấp mất việc làm.
• Bảng tổng hợp chi phí tiền lương theo từng bộ phận. • Biên bản quyết toán BHXH, BHYT.
• Chứng từ ngân hàng, chứng từ chi trả lương và trợ cấp mất việc làm. * Thực hiện kiểm toán chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương. - TK 334:
Công việc đầu tiên là kiểm toán viên cần ghi nhận các đặc điểm riêng về tài khoản để thuận tiện cho việc tính toán, kiểm tra việc tính và chi trả lương.
Client: công ty XYZ Prepared by: Nhung date 24/3/2009
Notes of account: 334 Review by: date
1. Đơn vị đang hạch toán tiền lương theo hợp đồng lao động. 2. Đơn vị thanh toán tiền lương tháng theo hai lần
Lần 1: ngày 20 hàng tháng. Lần 2: ngày 5 tháng sau.
3. Số dư đầu năm là tiền lương tháng thứ 13 của năm 2007. Số dư cuối năm là tiền lương tháng thứ 13 của năm 2008.
Biểu 2.11: Ghi nhận các đặc điểm riêng TK 334
Kiểm toán viên đọc lướt sổ tổng hợp tài khoản 334 để kiểm tra các đối ứng, phát sinh lạ.
TKĐƯ Tên TKĐƯ Nợ Số PS Có 1111 Tiền mặt VNĐ 1.386.031.037 4.950.000 138 Phải thu khác 1.556.610 184.800 338 Phải trả khác 36.854.674 622 CP NCTT 830.152.364 627 CP SXC 68.920.092 641 CP BH 235.840.637 642 CP QLDN 18.717.912 462.167.834 cộng 1.443.160.233 1.602.215.727 Biểu 2.12: Tổng hợp phát sinh tk 334
Sau khi đọc lướt bảng tổng hợp phát sinh tài khoản 334, kiểm toán viên nhận thấy không có nghiệp vụ bất thường nào phát sinh.
Không áp dụng thủ tục phân tích đối với công ty XYZ.
Kiểm toán lên biểu tổng hợp số liệu đối với tài khoản 334. Mục tiêu của việc này là đối chiếu số liệu với sổ chi tiết và BCĐKT.
Client: công ty XYZ Prepared by: Nhung date 24/3/2009
Subject: Tổng hợp số liệu 334 Review by: date
1. Số dư đầu năm: 109.473.573 2. Số phát sinh nợ: 1.443.160.233 3. Số phát sinh có: 1.602.215.727
4. Số dư cuối năm: 268.529.067 BS, BNL BS: đã đối chiếu với BCĐKT
BNL: đã đối chiếu với sổ chi tiết
Biểu 2.13: Tổng hợp số liệu TK 334
Vì đây là năm đầu kiểm toán đối với công ty XYZ nên kiểm toán viên cần kiểm tra số dư đầu năm của tài khoản 334. Để kiểm tra số dư đầu năm,
kiểm toán viên tiến hành kiểm tra việc chi trả số lương tháng 13 của năm 2008 này trong năm 2009. Chứng từ chi lương là PC41 ngày 3/2/2008 số tiền thực chi là 91.785.260, phiếu chi có đính kèm quyết định chi lương tháng 13 của Chủ tịch Hội đồng quản trị và bảng thanh toán lương có đầy đủ ký nhận. Như vậy số tiền chênh lệch giữa số thực chi với số hạch toán là 17.688.313, đây là số tiền mà đơn vị đã hạch toán quá, đơn vị đã hạch toán điều chỉnh giảm CPQL trong năm 2008.
Vì số dư đầu năm không đảm bảo sự tin cậy và việc kiểm tra của kiểm toán viên cho thấy có sự trích quá nên kiểm toán viên cần kiểm tra lại số dư cuối năm. Việc kiểm tra số dư cuối năm Tk 334 được kiểm tra bằng các chứng từ chi trả lương sau ngày kết thúc niên độ. Chứng từ chi trả lương này bao gồm PC42, PC46 (18/1/2009) và PC71, PC74 (31/1/2009) với tổng số tiền là 247.362.500. Phiếu chi có kèm quyết định thanh toán lương của Chủ tịch Hội đồng quản trị và bảng thanh toán lương có ký nhận đầy đủ của CBCNV. Như vậy số tiền chênh lệch là 21.166.567, đơn vị đã hạch toán quá vào CP lương năm 2008.
Qua việc kiểm tra số dư đầu năm và số dư cuối năm, kiểm toán viên nhận thấy đơn vị đều trích lương nhiều hơn so với thực chi. Tuy nhiên đơn vị đã điều chỉnh giảm lương tháng 13 năm 2007 vào CPQL năm 2008, kiểm toán viên chấp nhận điều này mà không điều chỉnh lương tháng 13 năm 2007 cũng như lương tháng 13 năm 2008 vì CP gối đầu và chênh lệch giữa hai khoản trích này không trọng yếu.
Kiểm toán viên kiểm tra sổ cái và bảng lương để phân loại chi phí lương trong năm 2008. Bắt đầu từ tháng 3 năm 2008, công ty dừng mọi hoạt động kinh doanh khác để đầu tư xây dựng một toà nhà ở Phố Trần Hưng Đạo. Do vậy CP lương của tháng 1 và 2 với số tiền là 136.963.504 được kết chuyển vào kết quả kinh doanh trong năm, còn CP lương từ tháng 3 đến tháng 12 số
tiền là 1.468.252.223 được vốn hoá vào giá trị công trình.
Tiếp đó kiểm toán viên thực hiện chọn mẫu một số tháng để kiểm tra chi tiết, mục tiêu của việc này là kiểm tra các chứng từ đảm bảo chi lương được ký nhận đầy đủ, kiểm tra bảng thanh toán lương phù hợp với số hạch toán quỹ lương, kiểm tra việc trích và chi trả lương đúng với hợp đồng lao động cũng như các quyết định của Hội đồng quản trị về việc trả lương. Kiểm toán viên kiểm tra chứng từ PC495 ngày 5/10/2008 thanh toán lương kì hai tháng 9 cho