Để tạo nên uy tín và thu hút đợc nhiều khách hàng thì một trong những yếu tố quan trọng nhất là công ty kiểm toán phải đa ra đợc chơng trình kiểm toán phù hợp với đối tợng kiểm toán. Đây là công việc không đơn giản vì chu trình này không những liên quan đến nhiều tài khoản trên BCĐKT mà còn do khách hàng của AISC chủ yếu là doanh nghiệp, các công ty đang hoạt động trên
lãnh thổ Việt nam nơi mà quy chế quản lý việc mua hàng - thanh toán bằng hóa đơn cha thật nghiêm minh. Ngoài ra còn nhiều vấn đề bất cập khác trong thanh toán hay hệ thống KSNB kém hiệu quả khiến AISC không bao giờ xem nhẹ kiểm toán chu trình này.
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là một bộ phận của kiểm toán báo cáo tài chính và quá trình kiểm toán cũng đợc thực hiện bao gồm 3 giai đoạn: Lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Để đạt đợc hiệu quả trong quả trình kiểm toán 3 giai đoạn của quả trình kiểm toán đợc cụ thể hoá thành năm bớc cụ thể sau:
Xem cụ thể các bớc thực hiện trong kiểm toán báo cáo tài chính năm 2003 của Công ty TNHH United Motor Việt nam, AISC đã tiến hành tuần tự theo các bớc sau:
Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng
Lập kế hoạch chiến lược
Lập kế hoạch chi tiết
Thực hiện kế hoạch kiểm toán
Hoàn tất công việc kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán
A- Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán
1. Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng
Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng là bớc khởi đầu của một cuộc kiểm toán cho dù đó là khách hàng mới hay cũ. Thông thờng, AISC sẽ gửi th chào hàng đến ban giám đốc của khách hàng. Trong th chào hàng, Công ty tự giới thiệu về mình và ghi rõ các loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp. Nếu khách hàng đa ra lời mời kiểm toán, Công ty sẽ cử kiểm toán viên xuống tìm hiểu sơ bộ về khách hàng và đánh gía khả năng chấp nhận kiểm toán, dự kiến về mục tiêu, thời gian và phí kiểm toán. Công việc này thờng do Phòng Marketing đảm nhận.
Qua tìm hiểu sơ bộ về khách hàng, bằng cách sử dụng các kỹ thuật kiểm toán nh phỏng vấn, quan sát, kiểm toán viên nhận thấy Công ty trách nhiệm hữu hạn United Motor Việt Nam là Công ty 100% vốn nớc ngoài, hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận. Công ty đang hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng luật định, hiệu quả và có uy tín lớn trên thị trờng. Ngoài ra, Công ty còn có bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và hệ thống kiểm soát nội bộ đợc vận hành khá tốt. Từ những phân tích trên, kiểm toán viên thấy rằng có thể chấp nhận kiểm toán cho Công ty trách nhiệm hữu hạn United Motor Việt Nam.
Công việc sau khi gửi th chào hàng là Công ty ký hợp đồng kiểm toánvới Công tẩntchs nhiệm hữu hạn United Motor Việt Nam. Trong hợp đồng ghi rõ nội dung chính, điều kiện, trách nhiệm của các bên cùng thời gian thực hiện kiểm toán và tuân theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 210 về “hợp đồng kiểm toán”: “Hợp đồng kiểm toán là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên tham gia ký kết (công ty kiểm toán, khách hàng) về các điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm toán của khách hàng và công ty kiểm toán, trong đó xác định mục tiêu, phạm vi kiểm toán, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình
thức báo cáo kiểm toán, thời gian thực hiện các điều khoản về phí, về xử lý khi tranh chấp hợp đồng”.
Tiếp theo, Công ty gửi th hẹn kiểm toán có kèm theo bản đề xuất kế hoạch kiểm toán cho Công ty. Nội dung chính của bản đề xuất này bao gồm:
* Yêu cầu cung cấp tài liệu của Công ty trách nhiệm hữu hạn United Motor Việt Nam, bao gồm:
• Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm.
• Biên bản họp ban giám đốc.
• Biên bản kiểm kê quỹ.
• Biên bản đối chiếu hay xác nhận công nợ phải thu.
• Các quy định về tạm ứng tại Công ty.
• Bảng tổng hợp tăng, giảm tài sản cố định trong năm.
• Bảng kê chi tiết các khoảc phải trả. * Mục đích kiểm toán
• Đa ra nhận xét đánh giá chuyên môn về tình hình tài chính của đơn vị tại thời điểm ngày 31/12/2003, cũng nh việc thực hiện các quy định của Nhà nớc Việt Nam về quản lý kinh tế, tài chính đối với doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài.
• Cung cấp các thông tin kinh tế tài chính bảo đảm độ tin cậy cao, đáp ứng nhu cầu của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc Công ty trong công tác quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh.
• Góp phần nâng cao chất lợng của công tác kế toán, tài chính của Công ty. * Kế hoạch thực hiện do AISC dự kiến tiến hành
• Tham dự kiểm kê tiền mặt trong két và tham dự kiểm kê hàng tồn kho, TSCĐ của Công ty trách nhiệm hữu hạn United Motor Việt Nam vào ngày 31/12/2002. Kết quả của việc kiểm kê đợc thể hiện trên các văn bản theo đúng quy định.
• Tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính ngày 31/12/2003. Công việc này thờng diễn ra sau ngày kết thúc niên dộ kế toán khoảng bốn, năm tuần đủ thời gian để đơn vị hoàn thành sổ sách, lập báo cáo và có khả năng cung cấp cho KTV các tài liều cần thiết. Dự kiến thời gian thực hiện kiểm toán từ ngày 4/3/2004 đến ngày 18/3/2004.
• Lập dự thảo báo cáo kiểm toán, trao đổi với BGĐ Công ty trách nhiệm hữu hạn United Motor Việt Nam vào ngày 24/3/2004 đến trớc ngày 28/3/2004.
• Kết thúc giai đoạn này, AISC sẽ gửi đến Công ty báo cáo kiểm toán đánh giá về tình hình tài chính sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm 2003 và th quản lý đề cập đến những vấn đề trong hệ thống KSNB của Công ty.
Cơ cấu nhân sự tham gia kiểm toán tại Công ty TNHH United Motor Việt Nam
STT Họ và tên Chức vụ Công việc
1. 2. 3. 4.
Ông Đào Tiến Đạt Ông Trần Duy Nguyên Ông Vũ Duy Chung Ông Cao Khánh Hng Giám đốc Trởng phòng kiểm toán KTV KTV Phụ trách chung Chủ nhiệm kiểm toán KTV chính
Trợ lý kiểm toán
2. Lập kế hoạch chiến lợc
a. Tìm hiểu về khách hàng
Thực tế, AISC đã tìm hiểu chi tiết khách hàng trên các vấn đề sau:
Quá trình hình thành và phát triển của khách hàng
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Kế toán chu trình mua hàng - thanh toán
Quá trình hình thành và phát triển của khách hàng
Công ty trách nhiệm hữu hạn United Motor Việt Nam, có tên tiếng anh là United Motor Viet Nam Co.LTD; tên giao dịch là UMV.Công ty đợc thành lập theo giấy phép đầu t số 23/GP - KCN - Hà Nội. Ngày 30/3/2001 Chongqing Dongli Manfacturing Limited - Liability company (trụ sở đặt tại Qilong Village, Huaxi Town, Banan Region, Chongqing, Trung Quốc) đợc phép đặt trụ sở và nhà xởng tại Khu công nghiệp Nội Bài, xã Quang Tiến, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội (văn phòng đại diện: Số 43 - Nam Thành Công - Hà Nội). Đây là doanh nghiệp có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và phải mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Việt Nam. Công ty bắt đầu đi vào hoạt động kể từ ngày 01/04/2000.
Mục tiêu và phạm vi kinh doanh của doanh nghiệp:
• Sản xuất phụ tùng xe máy cho các loại xe có bản quyền công nghệ rõ ràng và đuợc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cho phép lắp ráp tại Việt Nam. Các sản phẩm của doanh nghiệp phải đáp ứng nhu cầu về chất lợng, phù hợp với tiêu chuẩn Việt Nam và quốc tế.
• Sản phẩm mũ bảo hiểm cho ngời đi xe máy và hộp đựng bằng nhựa gắn trên xe gắn máy.
Thị trờng tiêu thụ: Việt Nam và nớc ngoài.
Vốn đầu t đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp: 9.800.000 USD. Vốn pháp định của doanh nghiệp: 3.000.000 USD, tổng vốn vay: 0.
Thời hạn hoạt động của doanh nghiệp: 30 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu t.
Công ty hoạt động theo luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam và tuân thủ theo các quy định hiện hành. Hằng năm, báo cáo tài chính của Công ty phải đợc kiểm toán theo quy định của luật đầu t nớc ngoài trớc khi gửi tới cơ quan có chức năng và công bố công khai. Do Công ty là doanh nghiệp có 100% vốn nớc ngoài nên báo cáo tài chính còn là căn cứ để hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà n- ớc Việt Nam. Từ dó, khi thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên hết sức tôn trọng nguyên tắc thận trọng nghề nghiệp.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
UMV thực hiện công tác kế toán theo hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam (ban hành theo Quyết định số 141 TC/QĐ/CĐ kiểm toán ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính và các quyết định, Thông t hớng dẫn, sửa đổi bổ sung Quyết định số 141 nh tài liệu đăng ký.
* Ngôn ngữ chính thức sử dụng trong kế toán: Trung Quốc, Việt Nam. * Đơn vị tiền tệ chính thức: đồng Việt Nam. Các đồng tiền khác phát sinh phải đợc ghi theo ngoại tệ và phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị tr- ờng ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
* Đơn vị đo lờng sử dụng trong kế toán: Theo đơn vị đo lờng chính thức của Việt Nam.
* Năm tài chính:
+ Đầu tiên: Từ 30/3/2001 đến 31/12/2001. + Tiếp theo: Từ 01/2001 đến 31/12.2001.
* Nguyên vật liệu nhập kho: Hạch toán theo phơng pháp bình quân gia quyền hoặc phơng pháp giá thực tế đích danh.
* Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phơng pháp kê khai thờng xuyên. * Phơng pháp hạch toán tài sản cố định (TSCĐ): TSCĐ đợc phản ánh theo nguyên giá và hao mòn lũy kế. Công ty mở sổ, thẻ TSCĐ để theo dõi.
* Phơng pháp hạch toán khấu hao tài sản cố định: Thực hiện đúng Quyết định trong chế dộ quản lý sử dụng và khấu hao TSCĐ (ban hành theo Quyết định số 166/99/QĐ-BTC, 30/12/1999 của Bộ Tài chính).
* Thuế: Trong 2 năm đầu hoạt động, Công ty không phải nộp thuế thu nhập. Công ty sẽ đợc miễn thuế nhập khẩu trong các trờng hợp:
+ Tất cả máy móc, trang thiết bị, nguyên vật liệu, phụ tùng, phơng tiện sản xuất kinh doanh nhập khẩu vào Việt Nam để xây dựng cơ bản tạo ra TSCĐ hình thành Công ty 100% vốn nớc ngoài sẽ đợc miến thuế nhập khẩu.
+ Nguyên vật liệu, bộ phận rời phụ tùng và công ty vật t nhập khẩu để sản xuất hàng nhập khẩu. Đối với hàng hóa khi nhập khẩu vào Việt Nam phải tạm nộp thuế nhập khẩu và khi xuất khẩu đợc hoàn thuế tơng ứng với tỷ lệ nhập khẩu thành phẩm.
* Hoá đơn bán hàng: Sử dụng mẫu in sẵn do Bộ tài chính ban hành; mẫu hoá đơn bán hàng tự in, đã đăng ký với Tổng cục thuế và đợc Tổng cục thuế chấp nhận trớc khi sử dụng.
* Hình thức sổ kế toán: Hình thức nhật ký chứng từ.
Công ty tuân thủ các chế độ hiện hành của Nhà nớc Việt Nam về kế toán, kiểm toán và hệ thống chế độ kế toán dã đăng ký. Nếu vi phạm xử lý theo Điều 18 của pháp lệnh kế toán và thống kê ngày 10/5/1998.
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH United Motor Việt Nam
Phó Tổng Giám đốc phụ trách Tài chính Kế toán trưởng Kế toán thanh toán- Theo dõi TGNH- Theo dõi sổ TM Thủ qũy Kế toán theo dõi nợ phải thu, phải trả Kế toán doanh thu Kế toán giá thành sản xuất. Theo dõi N-X-T, CPSX, CPNC Kế toán chi phí QLDN, BH Kế toán tổng hợp
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
Ghi chú: Ghi ngày tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Kế toán chu trình mua hàng - thanh toán
Tại Công ty TNHH United Motor Việt Nam, phòng kế toán có 7 ngời, kế toán trởng là ngời nớc ngoài đóng vai trò quản lý chỉ đạo công việc, kiểm tra các báo cáo kế toán, ký duyệt các chứng từ cần thiết. Trong chu trình mua hàng - thanh toán, KTV thấy Công ty đã chia chu trình này thành hai loại nghiệp vụ là nghiệp vụ mua hàng và nghiệp vụ thanh toán. Cụ thể:
Đối với nghiệp vụ mua hàng:
Công ty chủ yếu mua theo phơng thức chuyển hàng, khi nhận đợc hóa đơn, phiếu nhập kho kèm theo bản nghiệm thu, bàn giao, đánh giá chất lợng (nếu có) kế toán vật t đối chiếu, kiểm tra số lợng, giá cả hàng mua trên hóa đơn với hợp đồng đã ký nhằm bảo đảm việc mua hàng đợc thực hiện đúng theo đơn đặt hàng và số tiền phải trả ngời bán khớp với số lợng hàng mua. Sau đó, kế toán tiến hành ghi sổ.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ
Sổ cái
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Đối với nghiệp vụ thanh toán:
Thanh toán các khoản nợ nhà cung cấp ở Công ty căn cứ vào yêu cầu thanh toán trên hóa dơn mua hàng, các chứng từ chứng minh kèm theo và căn cứ vào các quy định của hệ thống KSNB về việc thanh toán của Công ty. Có hai trờng hợp xảy ra:
+ Trờng hợp 1: Thanh toán tiền ngay khi mua hàng, thờng là những hóa đơn mua hàng với khối lợng nhỏ, thì kế toán thanh toán sẽ că cứ vào hóa đơn để lập phiếu chi và ghi sổ nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2.
+ Trờng hợp 2: Hàng mua trả chậm. Khi đó, kế toán công nợ sẽ hạch toán số tiền phải trả vào bên Có của sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp, sổ chi tiết này mở chi tiết cho từng đối tợng.
Tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng - thanh toán tại Công ty TNHH United Motor Việt Nam
(1) (2)
(1) (3) (3)
(1) (3)
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng:
Môi tr ờng kiểm soát và các thủ tục KSNB
Môi trờng kiểm soát và các thủ tục kiểm soát là nhân tố cơ bản ảnh hởng lớn đến rủi ro kiểm soát. Trong quá trình tìm hiểu các yếu tố này, kiểm toán viên của AISC thờng sử dụng các Bảng mô tả tờng thuật và bảng phân tích soát
Sổ chi tiết tài khoản 331 Nhật ký chứng từ số 6 Nhật ký chứng từ khác Nhật ký chứng từ số 5
Sổ Cái Báo cáo Chứng từ
mua hàng - thanh toán
xét nhằm thu thập các thông tin cần thiết. Kiểm toán có thể dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trớc hay trao đổi với kiểm toán viên tiền nhiệm để có đợc những hiểu biết về mặt mạnh, yếu và tính đặc thù của các yếu tố kiểm soát nói trên.
Qua tìm hiểu tại Công ty TNHH United Motor Việt Nam , các kiểm toán viên thấy rằng không có thay đổi về mặt nhân sự, phòng ban, ban giám đốc của công ty là những ngời có trình độ , kinh nghiệm và có trách nhiệm cao. Đối với công tác thu mua vật t, hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp, Công ty đã có những quy định rất rõ ràng (nh cơ chế thu mua, điều kiện thanh toán,...) đợc đề cập đầy đủ trong Quy chế kinh tế tài chính năm 2000 của Công ty (số 50/TC- kiểm toán ngày 30/04/2000). Các yếu tố khác của môi trờng kiểm soát nh công tác kế hoạch, bộ máy tổ chức,... cũng không có thay đổi gì đáng kể so với Hồ sơ