II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toánchu trình mua hàng-
2.Hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là phơng tiện lu giữ mọi thông tin về khách hàng cũng nh giấy tờ làm việc của kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán tại các công ty khách hàng. Tât cả các bằng chứng thu thập đợc trong quá trình kiểm toán, các ý kiến của kiểm toán viên, các minh chứng về chuyên môn và pháp lý cho công việc của kiểm toán viên đều đợc giữ lại trong hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho cuôc kiểm toán kế tiếp.
Trên thực tế khi xem xét hồ sơ kiểm toán của AISC, thấy rằng hầu hết các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên đều đợc viết tay, không những thế các giấy tờ làm việc cũng chỉ phản ánh các sai sót phát hiện đợc trong quá trình kiểm toán, trong khi đó các thông tin phơng pháp kiểm tra, quá trình kiểm tra lại không đợc phản ánh điều này sẽ gây khó khăn cho các kiểm toán viên (lần đâu kiểm toán tại của công ty khách hàng đó) khi xem lại hồ sơ kiểm toán.
Kiến nghị nhằm hoàn thiện hồ sơ kiểm toán
Theo em, các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên phải đợc đánh máy lại để tiện việc lu giữ cũng nh tra cứu, đồng thời ghi chú đầy đủ các phơng pháp và quy trình kiểm tra đối với từng khoản mục kiểm toán. Các sai sót phát hiện đợc nên phản ánh vào Bảng kê chênh lệch và Bảng kê xác minh trong từng trờng hợp cụ thể và theo mẫu dới đây:
Bảng kê chênh lệch Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Nội dung
(Diễn giải) Số tiền Ghi chú mức độ sai phạm
Chứng từ Thực tế Chênh lệch
Bảng kê chênh lệch đợc sử dụng trong trờng hợp KTV có đầy đủ các bằng chứng chắc chắn về các sai phạm trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp, ví dụ nh việc ghi giảm nợ phải trả để tăng khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Bảng kê xác minh Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Nội dung
(Diễn giải) Số tiền
Đối tợng xác minh Trực tiếp Gián tiếp Ghi chú mức độ sai phạm
Bảng kê xác minh đợc sủ dụng trong trờng hợp KTV có bằng chứng cụ thể về các sai phạm trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp nh thiếu chữ ký phê duyệt, thiếu chữ ký của ngời nhận tiền, thiếu chứng từ gốc,...