Xí nghiệp X19 thống nhất áp dụng hình thức sổ kế toán " Nhật ký chứng từ" nhằm đảm bảo thống nhất trình tự ghi sổ kế toán, tổng hợp lập báo cáo kế toán, cụ thể:
- Sử dụng hệ thống tài khoản mới do Nhà nớc ban hành và sửa đổi và hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Tuy nhiên, yêu cầu quản lý và đặc điểm của quá trình sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp không sử dụng một số tài khoản sau:
+ Tài khoản về các khoản dự phòng( TK129,139,159,229) vì Xí nghiệp sản xuất theo hợp đồng và hình thức thanh toán ngay.
+ TK 151 vì theo nguyên tắc mua hàng hoá vật t phải nhập kho mới thanh toán - Về chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Xí nghiệp đều đợc lập chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Các chứng từ gốc là cơ sở để kế toán phần hành công việc ghi chép .
-Về hệ thống sổ kế toán: Xí nghiệp sử dụng mẫu sổ biểu sổ sách kế toán do Bộ Tài Chính ban hành
+ Đối với sổ kế toán tổng hợp xí nghiệp sử dụng: Các nhật ký chứng từ
Sổ cái
Các tài khoản. Các bảng kê
+ Đối với kế toán chi tiết Xí nghiệp sử dụng:
Sổ chi tiết cho tài sản cố định, thành phẩm. Nhân viên
Các bảng phan bổ
- Báo cáo kế toán đợc lập theo đúng quy định. Hết năm, sau khi quyết toán đợc duyệt, các chứng từ sổ sách tổng hợp đợc chuyển vào kho lu trữ theo đúng quy định hiện hành, tuỳ theo tính chất quan trọng của chứng từ để quy định thời gian lu trữ. - các nhân viên kinh tế phân xởng có trách nhiệm theo dõi tình hình sản xuất tại phân xởng, lập bảng chấm công theo dõi thời gian lao động của công nhân viên phân xởng, lập giấy báo ca, phiếu giao nộp sản phẩm của phân xởng mình nộp lên cho phòng kế toán theo đúng thới gian quy định.
- Các kế toán phần hành sau khi nhận đợc số liệu kế toán do nhân viên kinh tế phân xởng cung cấp thì tiến hành lập sổ tổng hợp và nộp cho kế toán tổng hợp.
- Kế toán tổng hợp sau khi nhận đợc số liệu kế toán phần hành thì tiến hành lập bảng cân đối tài khoản và lên bảng cân đối kế toán. Trớc khi lập bảng cân đối kế toán phải hoàn tất công việc ghi chép kế toán trên các sổ chi tiết và sổ tổng hợp, kiểm tra các số liệu kế toán, khoá sổ kế toán, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán liên quan. Tất cả các số liệu phản ánh trên báo cáo đều đợc lập trên cơ sở phát sinh thực tế từ chứng từ gốc và ghi chép trong sổ kế toán.
- Tất cả các số liệu kế toán trên báo cáo đều đợc lập trên cơ sở phát sinh thực tế từ chứng từ gốc và ghi chép trong sổ kế toán.
Xí nghiệp chọn và áp dụng phơng pháp này vì Xí nghiệp là một doanh nghiệp có quy mô vừa và hoạt động trên địa bàn tập trung, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đẩm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo toàn Xí nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh .
Quy trình hạch toán đợc khái quát theo sơ đồ 2.3 sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức Nhật ký-chứng từ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ
Sổ cái
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu