Định kỳ một lần Xí nghiệp X19 tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách. Khi có chênh lệch, phòng kế hoạch vật t và phòng kế toán lập biên bản kiểm kê, dùng biên bản kiểm kê làm chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê.
Kết quả kiểm kê đợc xử lý nh sau:
- Trờng hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách: kế toán căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt vật liệu, kế toán phản ánh giá trị nguyên vật liệu thiếu :
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý. Có TK 152
- Trờng hợp kiểm kê thấy thừa so với sổ sách kế toán, kế toán theo dõi riêng trên TK 002, coi nh đây là vật t giữ hộ xử lý.
theo nh cách kiểm kê trên của Xí nghiệp X19 thấy cơ bản là theo đúng nh quy đinh kế toán hiện hành. Kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu giúp cho Xí nghiệp đánh giá đ- ợc chính xác giá trị vật liệu thực có của mình, đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán để tìm ra phần chênh lệch và có biện pơháp xử lý thích hợp. Thông thờng kết quả kiểm kê của Xí nghiệp bao giờ cũng có chênh lệch so với con số ghi trên sổ kế toán bởi vì số liệu ghi trên sổ kế toán là số liệu của vật t ghi tại thời điểm trớc lúc kiểm kê rất lâu. Dựa vào kết quả kiểm kê để Xí nghiệp có kế hoạch nhập vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất.
2.3.5.Thông tin kế toán với việc phân tích tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu
Thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong việc phân tích tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu cũng nh hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp X19. Nh chúng ta đã biết do nguồn cung cấp nguên vật liệu để sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp X19 là tự khai thác trên thị trờng trong và ngoài nớc theo giá cả thoả thuận giữa hai bên. Vì vậy, Xí nghiệp phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin để có kế hoạch quản lý tốt tình hình thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm
Thông tin kế toán ngoài việc giúp công ty có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý nó còn giúp cho công ty có kế hoạch xuất dùng nguyên vật liệu môtj cách thích hợp có hiệu quả kinh tế cao, tận dụng tối đa nguồn nguyên liệu sẵn có, không làm lãng phí nguyên vật liệu của Xí nghiệp, nâng cao chất lợng sản phẩm của sản xuất. Qua thông tin kế toán ngời quản lý có thể thấy đợc lợng vật liệu còn tồn kho trên sổ sách kế toán là bao nhiêu và từ đó đối chiếu với lợng tồn kho thực tế để có biện pháp xử lý thích hợp tránh tình trạng thất thoát vật liệu trong kho mà không kiểm soát đợc.
Từ số lợng tồn kho thực tế Xí nghiệp sẽ có kế kế hoạch thu mua vật liệu và có kế hoạch xuất dùng vật liệu một cách hợp lý và có hiệu quả cao. Thông tin kế toán giúp cho Xí nghiệp quản lý tốt nguyên vật liệu tại Xí nghiệp.