- Về khâu thu mua vật liệu: Xí nghiệp đã tổ chức đợc bộ phận tiếp liệu chuyên đảm nhận công tác thu mua nguyên vật liệu trên cơ sở đã xem xét, cân đối giữa kế
3.2.2 Nội dung hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp
nghiệp vụ tơng đối thờng xuyên của ban giám đốc. Số tiền tạm ứng cho cán bộ cung tiêu đi thu mua vật liệu trong kỳ là tơng đối lớn. Tuy nhiên kế toán mới chỉ theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán trên sổ theo dõi tạm ứng. Nh vậy cán bộ cung tiêu của Xí nghiệp có t cách là ngới bán nguyên vật liệu cho Xí nghiệp và khoản tạm ứng này không đợc theo dõi về thời hạn thanh toán, không theo dõi đợc các khoản tạm ứng theo từng lần thanh toán vì vậy dễ gây ra tình trạng chiếm dụng vốn, thất thoát vốn của Xí nghiệp và dẫn đến hạch toán không đúng với nội dung kinh tế phát sinh .
Xí nghiệp không lập ban kiểm nghiệm và biên bản kiểm nghiệm sau mỗi lần nhập kho nguyên vật liệu. Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu, ban lãnh đạo Xí nghiệp đã đề ra những biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lợng: Lấy mẫu hàng về thử nghiệp trớc, nếu đạt tiêu chuẩn mới tiến hành thu mua, đồng thời ký kết giao ớc nghiêm ngặt với ngời cung cấp. Nhng có lúc không tránh khỏi sai sót. Có một số hàng sai tiêu chuẩn vì một lý do khách quan nào đó mà bên cung không biết, Xí nghiệp không lập biên bản kiểm nghiệm sau khi xuất kho mới phát hiện thì mất thời gian đổi làm ảnh h- ởng đến sản xuất và gây thiệt hại cho Xí nghiệp. Mặt khác, không lập ban kiểm nghiệm thì không có biên bản kiểm nghiệm không đủ chứng từ ban đầu.Vì vậy việc lập ban kiểm nghiệm vật t là rất cần thiết.
Về kiểm kê kho ở Xí nghiệm dợc tiến hành mỗi năm một lần, nhằm kiểm tra, giám sát vật t hàng hoá trong kho. Do thời gian kéo dài nh vậy nên Xí nghiệp khó phát hiện tình trạng thừa, thiếu cũng nh tồn kho nguyên vật liệu và không phát hiện kịp thời.
Một việc cũng rất cần thiết phải hoàn thiện trong công tác hạch toán nguyên vật liệu đó là việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Hiện tại bảng phân bổ nguyên vật liệu của Xí nghiệp không phản ánh từng loại vật liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152. Việc lập bảng phân bổ nh vậy không phản ánh chính xác ccác loại nguyên vật liệu gây khó khăn cho công tác quản lý vật liệu.
3.2.2 Nội dung hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp X19 X19
Qua quá trình nghiên cứu và tham khảo ý kiến của các cán bộ trong phòng kế toán em xin mạnh dạn đề xuất một vài giải pháp hy vọng phần nào đóng góp vào việc khắc phục những tồn tại nêu trên của công tác hạch toán nguyên vật liệu, nâng cao hơn nữa chất lợng công tác kế toán tại Xí nghiệp.
ý kiến 1: Về hoàn thiện phơng pháp kế toán khoản tạm ứng để thu mua nguyên vật liệu tại Xí nghiệp X19
-Xí nghiệp nên thay đổi phơng pháp hạch toán nghiệp vụ thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng. Cụ thể là:
+ Khi đợc sự đồng ý của ban giám đốc về khoản tạm ứng nào đó kế toán căn cứ vào chứng từ xin tạm ứng và phiếu chi (do kế toán thanh toán ghi) để ghi sổ định khoản
Nợ TK141: Tạm ứng ( chi tiết từng đối tợng) Có TK111
+Khi số vật liệu đợc mua bằng tiền tạm ứng đó về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi sổ theo định khoản :
Nợ TK152: nguyên vật liệu
Nợ TK133: thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK141: thanh toán
+ Nếu số tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu còn thừa, ngời nhận tạm ứng nộp lại thì kế toán ghi theo định khoản :
Nợ TK111: số tiền thừa Có TK141
+ Nếu ngời nhận tạm ứng không nộp ngay số tiền thừa mà doanh nghiệp trừ dần vào lơng, kế toán ghi:
Nợ TK334
Có TK141
+Nếu số tiền tạm ứng mua nguyên vật liệu còn thiếu, kế toán thanh toán sẽ tiến hành chi tiếp số thiếu, ké toán ghi:
Nợ TK141
Có TK111
+Nếu kế toán thanh toán cha ghi tiếp số thiếu thì ghi sổ theo định khoản : Nợ TK 152,153
Có TK3388
+ Khi đã thanh toán số còn thiếu thì kế toán ghi Nợ TK3388
Có TK 111
Phơng pháp lập : Sổ này đợc mở cho cả năm, mỗi đối tợng tạm ứng đợc theo dõi trên một trang sổ :
Cột STT: ghi số thứ tự phát sinh các lần tạm ứng.
Cột chứng từ : ghi số hiệu ngày tháng của phiếu chi, séc.
Cột diễn giải : ghi nội dung chi tạm ứng, thời hạn thanh toán tạm ứng. Cột d đầu tháng: phản ánh số tiền tạm ứng cha mua hết vật liệu
Cột số d cuối tháng= D đầu tháng + Số phát sinh Nợ - Số phát sinh Có
Cột ghi Nợ TK 141, ghi Có TK có liên quan phản ánh các khoản tạm ứng cho ngời đi mua vật liệu phát sinh trong tháng.
Cột hoá đơn, phiếu nhập kho, chứng từ khác ghi số liệu ngày tháng. Cột ghi Có TK141, ghi Nợ các tài khoản khác liên quan phản ánh giá trị vật t hàng hoá mua về chi tiết giá hạch toán và giá thực tế.
Mỗi ngời tạm ứng ghi một dòng. Phần ghi Có TK 141-Nợ TK 152 dùng để ghi vào bảng kê tính giá vật liệu.
Để thực hiện có hiệu quả, mọi nghiệp vụ thu mua hàng hoá, vật t đều phải ghi rõ thời hạn thanh toán, khoản tạm ứng sử dụng không hết, tạm ứng bổ sung và ngời đó và ngời đó sẽ không nhận khoản tạm ứng mới cho đến khi sử dụng hết hoặc thanh toán xong số tạm ứng cũ đó.
Mua nguyên vật liệu Năm:
TT Chứng từ D đầu kỳ Ghi nợ
TK141, có TK Hoá đơn Phiếu nhập Chứng từ khác Ghi có TK 141, ghi nợ TK D kỳ cuối SH NT Nợ Có 11
1 … Cộng nợ 141 SH NT SH NT SH NT 152 … cộng có nợ có
ý kiến 2: Về lập biên bản kiểm nghiệm
Ban kiểm nghiệm sau khi kiểm tra xong sẽ lập ra một biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm nghiệm lập thành 2 bản:
- Một bản giao cho phòng ban cung tiêu - Một bản giao cho phòng kế toán
Trờng hợp vật liệu không đung với số lợng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn thì lập thêm một liên kèm theo chứng từ liên quan cho đơn vị cung cấp vật liệu để giải quyết.
Biên bản kiểm nghiệm đợc lập theo mẫu sau:
biên bản kiểm nghiệm ( nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) Đơn vị: Ngày .tháng .năm … … … Xí nghiệp X19
Căn cứ Số Ngày tháng năm… … … … Của
Ban kiểm nghiệm gồm :
Ông-Bà: Trởng ban
Ông-Bà: Uỷ viên
Ông_Bà: Uỷ viên
STT Tên nhãn
hiệu vật t Mãsố Phơng thức kiểm nghiệm ĐVtính Số lợng theo chứng từ
kết quả kiểm nghiệm Đúng quy cách không đúng quy cách ghi chú
ý kiến 3: Về kiểm kê kho
Nên tiến hành kiểm kê kho 6 tháng một lần. Để phục vụ cho việc kiểm kê đợc nhanh chóng, không mất nhiều thời gian tìm kiếm nếu có sai sót.
ý kiến 4: Hoàn thiện việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu
Xí nghiệp nên lập bảng phân bổ nguyên vật liệu chi tiết theo từng loại vật liệu . Bảng phân bổ đợc lập theo mẫu sau:
bảng phân bổ nguyên vật liệu
Tháng 10 năm 2003
Tên TK TK ghi có
TK ghi nợ 1521 1522 1523 Cộng 152
154 Chi phí sản xuất dở dang
621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 627 Chi phí sản xuất chung
632 Giá vốn hàng bán
641 Chi phí bán hàng
642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tổng cộng
Ngày tháng năm … … …
Kết luận
Qua các phần đã đợc trình bày ở trên, có thể khẳng định công tác kế toán nguyên vật liệu có tác dụng to lớn trong quản lý kinh tế và quản trị doanh nghiệp. thực tế tại Xí nghiệp X19 cho thấy công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu đã giúp lãnh đạo Xí nghiệp nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh doanh, nó phản ánh chính xác và đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu. Từ đó Xí nghiệp mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn.
Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp X19, em thấy rằng với t cách là một trong những doanh nghiệp lớn về may mặc, Xí nghiệp đã hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao,góp phần thúc đẩy ngành công nghiệp nhẹ phát triển. Cùng với sự đổi mới và cải thiện hệ thống công tác tổ chức kế toán chung của Nhà nớc hiện nay, công tác tổ chức kế toán đợc hoàn thiện từng bớc. Với mục đích đó, em đã đi sâu nghiên cứu và qua đó đa ra một số kiến nghị nhằm đóng góp một phần nhỏ hoàn thiện hơn công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu.
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhng những vấn đề em đa ra chắc không tránh khỏi những thiếu sót, em mong rằng sẽ nhận đợc những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các cô chú trong phòng kế toán cho chuyên đề tốt nghiệp của em đợc hoàn thiện về mặt lý luận và có tính thực tiễn cao. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS-TS Nguyễn Thị Đông, các thầy cô giáo trờng Đại Học Công Đoàn và các cô chú trong phòng kế toán của Xí nghiệp X19 -Công ty May247-Bộ quốc phòng đã nhiệt tình giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này.
Hà Nội, ngày 21 tháng 4 năm 2004 Sinh viên
giải thích một số ký hiệu viết tắt - Tài khoản: TK
- Thuế giá trị gia tăng: GTGT - Thông t: TT
- Bộ tài chính: BTC
- Kê khai thờng xuyên : KKTX - Kiểm kê định kỳ: KKĐK - Xã hội chủ nghĩa : XHCN - Quyết định: QĐ
tài liệu tham khảo
1.GS.TS Nguyễn Quang Quynh
-Lý thuyết kiểm toán- NXB Tài Chính-năm 1998 2.PGS.TS. Nguyễn Thị Đông
- Ly thuyết hạch toán kế toán-NXB Tài Chính-Năm 1997 - Tổ chức hạch toán kế toán-NXB Giáo dục- Năm 1997 3.TS. Nguyễn Văn Công
- Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính- VAT-NXB Tài chính - Năm 2003 4. P GS .TS. Ngô Thế Chi, TS. Vũ Công Ty
- Thuế và kế toán - NXB Tài chính- Năm 1998 5. TS Đặng Thị Loan
- Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp-NXB Tài chính- Năm 1998 6. Một số tài liệu khác :
- Hệ thống kế toán doanh nghiệp- NXB Tài chính-Năm 1995 - Thông t số 105/2004/TT-BTC