PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TW MEDIPLANTE
2.1.5.2 Tổ chức hệ thống chứng từ:
Hệ thống chứng từ được sử dụng trong doanh ngiệp bao gồm: * Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Chứng từ sử dụng:
- Bảng chấm công: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, ... để có căn cứ trả lương, BHXH, trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp. Mỗi bộ phận phải lập bảng chấm công hàng tháng. Hàng ngày, tổ trưởng (trưởng phòng ban, nhóm...) hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho nhân viên trong ngày, tương ứng với cột phản ánh ngày trong
tháng. Cuối tháng, sau khi người chấm công và người phụ trách bộ phận ký, bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương.... sẽ chuyển về bộ phận kế tóan. Sau đó, kế toán sẽ tíến hành đối chiếu, kiểm tra và qui ra công để trả lương và bảo hiểm xã hội.
- Bảng chấm công thêm giờ: Bảng này dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm giờ để làm căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh tóan cho người lao động trong đơn vị. Hàng ngày, tổ trưởng tổ sản xuất căn cứ vào số giờ làm việc thực tế để chấm công làm thêm cho từng người trong ngày. Cuối tháng tổ trưởng tổ sản xuất, người làm thêm giờ ký vào kèm theo các chứng từ khác gửi cho phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ kiểm tra đối chiếu và qui đổi ra ngày công để thanh toán
- Bảng thanh toán tiền lương: Đây là căn cứ để thanh toán tiền lương phụ cấp và các khoản khác cho người lao động, và thu nhập ngoài lương thanh toán cho người lao động. Đồng thời là căn cứ để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công, bảng xác nhận số lượng sản phẩm sản xuất hoặc công việc hoàn thành...
Cuối mỗi tháng, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển cho giám đốc ký duyệt rồi chuyển về cho kế toán tiền mặt phát lương.
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Bảng kê trích nộp các khoản dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn phải nộp trong kỳ cho cơ quan quản lý và là cơ sở ghi sổ kế toán.
- Bảng phân bổ tiền lương và khoản trích theo lương: để tập hợp các khoản lương: dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả và các khoản trích theo lương.
* Chứng từ liên quan tới Tài sản cố định:
- Biên bản giao nhận tài sản cố định: Biên bản này dùng để xác nhận giao nhận tài sản cố định sau khi hoàn thành đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc bàn giao cho đơn vị khác.
- Biên bản thanh lý tài sản cố định: Biên bản này dùng làm căn cứ thanh lý tài sản cố định và ghi giảm tài sản cố định trên sổ kế tóan.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định: Bảng này dùng để phản ánh số khấu hao tài sản cố định phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng. Bảng được lập trên cơ sở Bảng tính và phân bổ khấu hao tháng trước, khấu hao tăng, khấu hao giảm tài sản cố định trong tháng này.
- Sổ tài sản cố định: Sổ này dùng để đăng ký, theo dõi và quản lý chặt chẽ tài sản trong đơn vị từ khi mua sắm đưa vào sử dụng đến khi giảm tài sản cố định.
- Thẻ tài sản cố định: Dùng để theo dõi chi tiết từng tài sản cố định trong doanh nghiệp, tình hình thay đổi nguyên giá và trích hao mòn của tài sản cố định.
* Chứng từ liên quan tới tiền tệ, thu chi quĩ:
- Phiếu thu: được lập thành 3 liên rồi gửi cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho thủ quĩ làm thủ tục nhập quĩ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quĩ ghi số tiền thực tế nhập quĩ vào phiếu thu trước khi kí và ghi rõ họ tên. Đối với việc thu bằng ngoại tệ, trước khi nhập quĩ phải được kiểm tra và lập bảng kê ngoại tệ đính kèm và phải ghi rõ tỉ giá tại thời điểm nhập quĩ.
- Phiếu chi: được lập thành 3 liên và sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc thủ quĩ mới được xuất quĩ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi đầy đủ số tiền bằng chữ sau đó ký và ghi rõ họ tên.
Với cả phiếu thu và phiếu chi thì trong 3 liên đó, thủ quĩ giữ 1 liên, 1liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày số phiếu thu và chi được tập hợp và chuyển cho kế toán ghi sổ.
* Hệ thống chứng từ của các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho:
- Phiếu nhập kho: là chứng từ xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập hàng hoá, sau đó thủ quĩ ghi số lượng thực nhập, kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền
- Phiếu xuất kho: dùng để phản ánh số lượng vật tư, sản phẩm hàng hóa xuất kho cho từng bộ phận trong doanh nghiệp, làm căn cứ để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm sản xuất, đồng thời kiểm tra định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh lập. Sau khi lập, người lập phiếu và kế toán trưởng ký rồi chuyển sang giám đốc hoặc người uỷ quyền duyệt. Sau đó chuyển cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất hàng, thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế xuất kho và ký tên.
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ: dùng để theo dõi số vật tư còn lại cuối kỳ hạch toán của đơn vị sử dụng, làm căn cứ tính gía thành sản phẩm và định mức vật tư
- Bảng kê mua hàng: là chứng từ kê khai mua vật tư, sản phẩm hàng hoá trên thị trường tự do trong trường hợp người bán không thuộc diện lập hoá đơn bán hàng.
- Bảng phân bổ nguyên liệu, công cụ dụng cụ: dùng để phản ánh giá trị nguyên liệu vật liệu xuất kho theo giá thực tế và phân bổ giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng. Số liệu của bảng phân bổ này được dùng để tập hợp chi phí sản xuất.
* Hệ thống chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng:
- Hoá đơn giá trị gia tăng: hoá đơn này được lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần.1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu nội bộ.
- Sổ chi tiết bán hàng: Sổ chi tiết bán hàng được mở cho từng sản phẩm mà khách hàng đã thanh toán hoặc chập nhận thanh toán.