II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán
1. Công tác phân loại nguyên vật liệu:
1.1. Đặc điểm vật liệu:
Vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành sản phẩm của quá trình sản xuất. Ở nhàng điện nói chung và điện lực Tây Hồ nói riêng thì vật liệu có vai trò cực kỳ quan trọng do đó công tác kế toán nguyên vật liệu luôn được quan tâm chú ý và thực hiện như ở các đơn vị hạch toán độc lập khác.
Ngành điện có những quy trình công nghệ riêng biệt nên vật liệu của điện lực Tây Hồ cũng có những điểm rất “ riêng”
Vật liệu chủ yếu là những vật liệu chuyên ngành như công tơ, actomat, cáp, dây điện, dầu máy biến thế, dầu cách điện, hòm công tơ…
Vật liệu sau khi thi công thì phần lớn sẽ ở ngoài trời, nếu chất lượng không đảm bảo sẽ gây lên tai nạn, do đó chất lượng vật liệu là đối tượng đang được quan tâm hàng đầu của ngành điện.
1.2. Phân loại nguyên liệu vật liệu:
Vật liệu dung cho công tác xây dựng các công trình điện, thi công sửa chữa các đường dây, phục vụ vận hành và kinh doanh bán điện an toàn liên tục… Hiện nay tại điện lực vật liệu được phân thành 5 nhóm chính:
• Nhóm 1: Vật liệu chính ( TK 15221)_ bao gồm các laọi vật tư chủ yếu để xây dựng các công trình điện, thi công sửa chữa các đường dây, công trình điện. Nhóm này chi tiết thành 385 loại vật liệu chính như cáp, dây, cầu giao, xà, đầu cốp, đầu các, cột, máy biến áp, dao cách ly…
• Nhóm 2: Nhiên liệu (TK 15218)_ bao gồm các loại dầu, mỡ, dầu cách điện, dầu máy biến thế, nhựa cách điện, xăng…Nhóm này chi tiết thành 16 loại vật liệu.
• Nhóm 3: Vật liệu phụ (TK 15222)_ bao gồm các loại actomat, TI, TU, khoá…Nhóm này chi tiết thành 141 loại vật liệu phụ.
• Nhóm 4: Công tơ (TK 152231)_ bao ggồm các loại công tơ đo đếm điện 1 pha, 3 pha, hữu công, vô công, điện tử…Nhóm này chi tiết thành 41 loại vật liệu.
• Nhóm 5: Vật liệu thu hồi (TK 15225)_ bao gồm các loại vật liệu đã cũ thu hồi khi xây dựng mới, cải tạo các công trình điện.
1.3. Tính giá vật liệu:
Vật liệu mà điện lực Tây Hồ sử dụng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh được hình thành từ 2 nguồn chính: Công ty điện lực thành phố Hà Nội cấp và điện lực Tây Hồ tự mua.
• Giá đầu vào của vật liệu được tính theo giá thành thực tế.
- Với vật liệu do công ty cung cấp: Giá thành vật liệu là giá thực tế ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của công ty.
- Đố với vật liệu mua ngoài: Giá vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT và các chi phí khác như vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi chưa có thuế GTGT.
• Giá xuất kho vật liệu: Điện lực Tây Hồ đang sử dụng phương pháp bình quân đầu kỳ dự trữ để tính giá vật liệu xuất kho.
Tại điện lực Tây Hồ việc áp dụng máy tính trong thực hành kế toán đã được thực hiện tương đối hoàn chỉnh. Vật liệu nhập, xuất trong kỳ được nhập vào máy hàng ngày. Máy tính sẽ tự động tính ra giá vật liệu xuất trong kỳ. Kế toán sẽ điền vào cột tiền trên mỗi phiếu xuất kho đã nhận từ thủ kho.
Giá đơn vị bình quân Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ =
cuối kỳ trước Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ
Giá thực tế Số lượng Giá
vật liệu = vật liệu x đơn vị
1.4. Tổ chức công tác quản lý quá trình dự trữ, thu mua, bảo quản vật liệu. vật liệu.
• Quản lý quá trình thu mua vật liệu:
Khi có quyết định của giám đốc mua một thứ vật liệu nào, bộ phận cung tiêu phải cung cấp đầy đủ 3 hồ sơ báo giá, từ đó sẽ chọn ra một nhà cung cấp đảm bảo các chỉ tiêu về kỹ thuật và kinh tế ở mức độ tối ưu.
Việc mua sắm vật liệu phải được thực hiện thông qua hợp đồng và đảm bảo những nguyên tắc sau:
- Tất cả các vật liệu đảm bảo cho công tác sản xuất, sửa chữa lớn và dự phòng chiến lược, sửa chữa thường xuyên, cải tạo nâng cấp, phục hồi và đầu tư xây dựng được phân phối từ công ty. Không mua sắm vật liệu trôi nổi trên thị trường và nước ngoài không rõ nguồn gốc xuất xứ, cơ sở chế tạo, vật liệu nhập ngoại nhưng hồ sơ giấy tờ không đầy đủ và không phù hợp.
- Việc cung ứng vật liệu phải kịp thời và đảm bảo cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Vật liệu mua về phải có đầy đủ hoá dơn thuế GTGT. Với những vật liệu mua lẻ, giá trị dưới 100 ngàn đồng thì có thể không hoá đơn.
- Vật liệu mua lẻ, số lượng ít phục vụ sản xuất thì chỉ cần giấy đề nghị mua sắm vật liệu của bộ phận sử dụng và được phó giám đốc kỹ thuật duyệt, giấy đề nghị xuất kho kèm chứng từ đã được duyệt. Các hợp đồng mua bán vật liệu sau khi được ký thì chuyển 1 bộ cho phòng kỹ thuật_kế hoạch_vật tư để phògn này lập kế hoạch và chuẩn bị phương tiện vận tải, kho tang để nhập vật liệu vào kho. Vật liệ nhập kho phải được kiểm tra đúng quy cách, phẩm chất và được xuất kho theo quy định hiện hành.
Phòng kỹ thuật_kế hoạch_vật tư có nhiệm vụ theo dõi việc tiếp nhanạ vật liệu, thực hiện nghĩa vụ thanh toán, xử lý tồn tại đối với người bán về chất lượng vật liệu trong thời gian bảo hành; quyết toán và thanh lý hợp đồng với người bán.
• Bảo quản vật liệu:
Kho vật liệu phải đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại vật liệu được lưu giữu và bảo quản tại đó. Mỗi loại vật liệu đều phải có thẻ kho ghi số lượng nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất và số liệu qua
các đợt kiểm kê. Thủ kho là người chịu trách nhiệm về số vật liệu được giao quản lý tại kho.
Trên thực tế, Biện pháp tổ chức kho của đơn vị đã đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Kho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về tồn chứa, an toàn cho người và vật liệu.
- Thuận tiện cho việc tiếp nhận, bảo quản, cấp phát, đảo chuyển.
- Mỗi loại vật liệu được ở 1 vị trí, được đánh ký hiệu vị trí và ghi hiệu này vào thẻ kho để dễ tìm kiếm.
- Có sơ đồ bố trí kho, phân vùng cho từng chủng loại vật liệu, trang bị các bộ giá hệ thống chiếu hợp lý.
- Mỗi kho đều có bảng quy định phòng cháy chữa cháy và phương tiện cứu hoả tại chỗ.
- Xây được nội dung ra vào kho, cấp phát vật liệu, kế hoạch đảo chuyển định kỳ để chống mối mọt, chống rỉ…
- Thủ kho và kế toán thực hiện tốt chế độ báo cáo, luân chuyển chứng từ.