II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán
Mẫu biểu số 19:
Điện lực Tây Hồ
Sổ Cái
Tài khoản 152
Số dư đầu năm
Nợ Có
361.204.475
Ghi có TK đối ứng ghi
nợ TK này ... Tháng 3 ... TK 111 TK 136 TK 133 Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có Số dư cuối tháng_dư nợ
500.399.658 1.830.695.834 1.323.592.416 3.654.687.908 2.955.026.438 1.060.865.945 Kế toán ghi sổ (ký & ghi họ tên)
Ngày 01/04/2006 Kế toán trưởng (ký&ghi họ tên)
2.4. Công tác kiểm kê vật liệu tại điện lực Tây Hồ- Hà Nội
Tại các kho của điện lực Tây Hồ, vật liệu được kiểm kê định kỳ hàng năm. Trước khi kiểm kê, Đơn vị phải tiênd hành kiểm tra các hồ sơ tài liệu của từng vật liệu. Hội đồng kiểm kê do giám đốc điện lực_ ông Nguyễn Văn Thắng làm chủ tịch. Kế toán trưởng làm uỷ viên thường trực, các bộ phận, chức năng liên quan của đơn vị làm uỷ viên. Đối với vật liệu hư hỏng hay kém mất giảm chất thì phải được phân loại và lập phiếu kiểm kê riêng, ghi rõ nguyên nhân và mức độ hư hỏng, vật liệu tồn kho, ứ đọng lâu ngày, lạc hậu kỹ thuạt phải báo cáo cho công ty. Trên cơ sở lập báo cáo kết quả kiểm kê và cung cấp tài liệu cho các cấp có thẩm quyền để có hướng sử lý.
Ban kiểm kế vật tư (Mẫu biểu số 20)
Tại điện lực Tây Hồ, tuỳ theo trường hợp mà kết quả kiểm kê sẽ được sử lý như sau:
- Trường hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách:
+ Nếu thiếu trong định mức (đối với các vật liệu như xăng, dầu…) kế toán lập phiếu xuất kho và tính giá vật liệu thiếu đó vào chi phí quản lý:
Nợ TK 642 (giá trị thiếu hụt trong định mức) Có TK 152
+ Nếu thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng tiến hành xử lý như trên cho phần thiếu hụt trong định mức. Đối với phần thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này, chờ quyết định xử lý:
Nợ TK 1381 (số thiếu hụt ngoài định mức) Có TK 152
- Nếu vật liệu thừa phát hiện qua kiểm kê, ghi tạm vào các khoản phải trả:
Nợ TK 152 (giá trị vật thừa qua kiểm kê) Có TK 3381
Sau khi ra nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, hội đồng kiểm kê sẽ họp để ra quyết định xử lý:
- Nếu vật liệu thừa mà không phải nhập kho thì phải nhập trả kho và người quản lý phải chụi trách nhiệm hành chính.
- Nếu để vật liệu hư hỏng hay mất mát thì người phụ trách để xảy ra vi phạm phải chụi trách nhiệm về hành chính và kinh tế.
- Nếu thất thoát tài sản nghiêm trọng thì phải truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Với vật liệu lạc hậu ứ đọng lâu ngày, sáu tháng sau khi có quyết định của công ty điện lực thành phố Hà Nội, Điện lực phải xử lý xong.
Các trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát các loại vật liệu, đã quy kết trách nhiệm vật chất, cá nhân phạm lỗi phải bồi thường, kế toán hạch toán vào các TK 334, TK 1388, TK 111… phần giá thiếu hụt cá nhân phải bồi thường.
Khi có quyết định xử lý vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 3381 (Vật liệu thừa)
Có TK 642, 721…
Điện lực Tây Hồ đã có rất nhiều biện pháp, sang kiến trong việc giữ gìn, bảo quản, sử dụng vật tư nên trường hợp mất mát, thiếu hụt vật tư tại điện lực rất ít xảy ra.