công nợ vật t, cuối tháng sẽ lập bảng kê chi tiết thanh toán công nợ phải trả ngời bán.
+ Sổ thanh toán công nợ vật t gồm hai phần: Phần thực nhập và phần theo dõi thanh toán.
Phần thực nhập: Gồm 9 cột nh cột hoá đơn, phiếu nhập, tên vật t, SL, ĐG, giá trị tiền hàng, VAT đầu vào, khuýen mãi, thành tiền.
Mỗi phiếu nhập đợc ghi một dòng theo thứ tự ngày tháng và số hiệu phiếu nhập.
Giá trị lô hàng = SL x ĐG đợc ghi vào cột giá trị tiền hàng Số thuế VAT trên hoá đơn đợc ghi vào cột VAT đầu vào.
Cột thành tiền = giá trị tiền hàng + VAT đầu vào - khuyến mãi. Cột này là số tiền phải thanh toán cho ngời bán
Phần thanh toán gồm 5 cột: Ngày trả, số chứng từ,số tiền trả, còn nợ luỹ kế, ghi chú.
Cột số tiền trả là số tiền Công ty đã trả cho ngời bán, nếu cha trả hết một lần thì số tiền còn nợ (còn phải trả) ghi vào cột nợ luỹ kế.
VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 21/12 số 1/12 ghi vào sổ nh sau: Giá trị lô hàng là 5.190.500 đợc ghi vào cột giá trị tiền hàng.
Thuế VAT 5% là 259.500 ghi vào cột VAT đầu vào. Khuyến mãi: không.
Tổng số tiền thanh toán : 5.450.000 đồng ghi vào cột thành tiền.
Công ty đã trả hết tiền cho ngời cung cấp vào ngày 26/12/2000 và trả hết một lần 5.450.000 đồng đợc ghi vào cột số tiền trả.
Đối với nhà cung cấp thờng xuyên, kế toán mở riêng 1 hoặc 2 trang.
Đối với ngời bán không thờng xuyên, kế toán mở cho 2 hoặc nhiều ngời trên một trang.
Bảng số 7: Theo dõi thanh toán công nợ vật t
HĐ Phiếu nhập
N S N S
Tên vật t Phần thực nhập Phần thanh toán
SL ĐG Giá trị tiền hàng VAT đầu ra Khuyễn m iã
Thành tiền Ngày trả Số chứng từ Số tiền trả Còn nợ luỹ kế Ghi chú
Công ty vật t kỹ thuật xi măng
845.193.850
7/12/00 23575 8/12/00 1/12 Nhập Xi măng bao 52.000 672,727 34.981.804 3.498.196 1.560.000 36.920.000 30/12/00 KƯ40-CT 36.920.000 7/12/00 23598 18/12/00 2/12 Nhập Xi măng bao 38.000 672,724 25.563.626 255.374 950.000 27.170.000 29/12/00 KƯ34-CT 27.170.000 17/12/00 23599 18/12/00 3/12 Nhập Xi măng rỗi 116,35 640,909 74.569.762 7.456.988 2.908.750 79.118.000
19/12/00 23610 20/12/00 5/12 Nhập Xi măng rỗi 30.000 672,727 20.181.810 2.018.190 750.000 21.450.000
Cộng 327.943.411 32.794.439 12.751.250 347.983.600 319.733.000 28.250.600
CT Bách S Tùng
21/12/00 90358 21/12/00 5/12 Thép T 6 1000 5190,5 5.190.500 259.500 0 5.150.000 26/12/00 KƯ90-CT 5.450.000 hết
319.733.000 là tổng số tiền mà công ty Bê tông và Xây dựng Vĩnh Tuy đã trả cho Công ty vật t kỹ thuật xi măng trong tháng 12 trong đó trả bằng tiền mặt 10.650.000 đồng, tiền vay là 309.083.000đồng
Cách tính theo dõi nh trên giúp kế toán năm đợc cụ thể lô hàng nhập ngày vào và thanh toán ngày vào và theo dõi đợc chi tiết tình hình thanh toán của từng lô hàng với nhà cung cấp. Qua việc lập sổ "theo dõi hạch toán công nợ vật t" Công ty Bê tông và Xây dựng Vĩnh Tuy đã lập riêng mẫu sổ cho mình để tiện cho việc theo dõi. Theo các thông tin trên sổ có rất nhiều lô hàng đợc nhà cung cấp khuyến mại nếu Công ty cần mở thêm cột giá vốn thực tế hàng nhập kho sẽ giúp cho kế toán theo dõi cụ thể và vào cột TK 152 của nhật ký chứng từ số 5 dễ dàng hơn.
+ Cuối tháng kế toán lập "bảng kê chi tiết thanh toán công nợ phải trả ngời bán. Gồm các nhà cung cấp mà doanh nghiệp cần còn nợ đầu kỳ.
Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số d có cuối tháng của nhật ký chứng từ số 5 để vào cột số d có đầu tháng của NK - CT số 5 tháng sau.
Bảng số 8
Bảng kê chi tiết thanh toán công nợ phải trả ngời bán
Số liệu thời điểm 0h ngày 31/12/2000
STT Tên đơn vị, ngời bán Số tiền (đồng) Nội dung Ghi chú 1 Công ty vật t xi măng 873.444.450 Xi măng
2 Xí nghiệp vận tải 10.650.000 Xi măng
3 Công ty TNHH Bách Sơn Tùng 232.614.805 Thép
4 Công ty thiết bị 213.000.000 Cát vàng
5 Công ty vận tải thuỷ I (Xi măng) 113.828.000
8 Tổ hợp sản xuất đá 376.404.133
11 Công ty Bách sơn tùng 210.614.805
... ... ... ...
Tổng cộng 2.874.763.679
Lập biểu Kế toán trởng Giám đốc Ngời giao Ngời nhận
Việc lập sổ "theo dõi thanh toán công nợ vật t" và bảng kê đợc mở cho từng đối tợng rất tiện cho việc theo dõi một cách có hệ thống và chặt chẽ tình hình nhập vật liệu và thanh toán đối với từng nhà cung cấp. Trên cơ sở theo dõi thanh toán này giúp kế toán vào nhật ký - chứng từ số 5 một cách dễ dàng.