Khi tổ chức hạch toán, ban đầu, kế toán trởng thống nhất với các bộ phận liên quan nh phòng vật t, kho để phân công trách nhiệm cho những ng… ời lập chứng từ vật t, tổ chức quy định việc luân chuyển chứng từ đó từ bộ phận nào tới bộ phận nào và cuối cùng về đâu.
Mọi công việc đều đợc bắt đầu từ khi ký hợp đồng nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Sau khi nhận đợc đơn đặt hàng, giám đốc sẽ ký lệnh cho sản xuất, trong lệnh sản xuất có ghi rõ và đầy đủ những yêu cầu về số lợng, chủng loại các loại vật t. Phòng kỹ thuật - sản xuất sẽ viết phiếu sản xuất giao công việc cụ thể cho từng phân xởng hoặc đội sản xuất. Phân xởng sản xuất căn cứ vào lệnh và phiếu sản xuất sẽ viết giấy xin lĩnh vật t đa lên cho phó giám đốc phụ trách sản xuất để duyệt. Nếu xét thấy loại vật liệu đó là phù hợp với yêu cầu sản xuất của phân xởng, phó giám đốc sản xuất sẽ ký duyệt đồng ý cho lĩnh. Phòng vật t sẽ lập phiếu xuất vật t căn cứ vào phiếu xin lĩnh của các phân xởng. Sau khi đã có đầy đủ sự phê duyệt, đồng ý cần thiết, ngời đại diện phân xởng xin lĩnh vật t sẽ đa phiếu xuất đến cho bộ phận kho, yêu cầu thủ kho xuất đủ nguyên vật liệu. Khi xuất kho thủ kho và ngời lĩnh phải ký nhận vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lu tại phòng vật t
+ Liên 2: Thủ kho giữ ghi vào thẻ kho sau đó giao lại cho kế toán để ghi sổ kế toán
+ Liên 3: Ngời lĩnh vật t giữ (lu tại phân xởng nhận vật t)
Ví dụ : Trong tháng 01/2001 Công ty xuất vật t cho sản xuất, phòng kế toán nhận đợc chứng từ phiếu xuất kho có mẫu nh sau:
Bảng 1
Công ty trách nhiệm hữu hạn Giang Sơn
Phiếu xuất kho
Ngày 25 tháng 01 năm 2001
Nợ : TK621
Có : TK152
Họ tên ngời nhận hàng: Anh Th. Địa chỉ: Bộ phận GTO Lý do xuất kho: Sản xuất ruột tạp chí Nhà thầu
Xuất tại kho: Công ty TNHH Giang Sơn
(Đơn vị: đồng) Lê Thị Ngọc Diệp Lớp A4 K3938
Tên nhãn
hiệu Mã số ĐVT Số lợng
Yêu cầu Thc xuất Đơn giá
Thành tiền
A B C 1 2 3 4
Xuất NVL - Kg 1000 1000 36.805,5 36.805500
Cộng - - - 36805500
Phiếu xuất kho cũng nh phiếu nhập kho lu tại phòng kế toán đợc thủ kho cứ định kỳ 10 ngày chuyển lên một lần và cùng với kế toán vật t ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ. Kế toán vật t căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất này để vào sổ chi tiết vật liệu riêng cho từng loại sau đó vào sổ tổng hợp chi tiết (chi tiết từng loại vật liệu đợc viết riêng một dòng).
Vật liệu dùng trong sản xuất của Công ty đợc mua ngoài, vì vậy Công ty áp dụng việc tính toán, kê khai nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơng pháp khấu trừ do đó giá trị thực tế vật liệu nhập kho là giá cha có thuế GTGT. Nếu khi mua nguyên vật liệu mà Công ty phải mất chi phí vận chuyển thì chi phí này không đa vào giá nhập kho của nguyên vật liệu mà lại đợc đa vào chi phí sản xuất chung. Nh vậy giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho không có thuế GTGT và chi phí vận chuyển.
Do đặc điểm của nguyên vật liệu giấy khi nhập về có thể là nguyên lô, nguyên cuộn, nh vậy, trớc khi xuất kho cho sản xuất cần phải qua quá trình gia công để có đợc khổ giấy theo yêu cầu của sản xuất. Chi phí gia công giấy đợc kế toán hạch toán vào TK627-“Chi phí sản xuất chung”. Thêm vào đó, trên thực tế lô giấy đã gia công nhập về bao giờ cũng có khối lợng nhỏ hơn lô giấy xuất đi bởi khi gia công giấy cuộn thành giấy tờ luôn bị hao hụt một lợng nhất định. Lợng hao hụt này sẽ làm đơn giá của lô giấy tăng lên sau khi chế biến (do giá trị của lô giấy không thay đổi nhng khối lợng lô giấy giảm đi).
Để tính đợc giá trị từng loại nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất trực tiếp trong tháng kế toán phải căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Ví dụ: Tính giá trị xuất dùng của giấy Bãi bằng loại 60g/m2, khổ 79*109. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất, phiếu nhập vật liệu giấy để vào sổ chi tiết, từ đó kế toán lấy số tồn đầu tháng và số nhập trong tháng (cả về số l- ợng và thành tiền) để tính giá vật liệu xuất kho trong tháng. Sau đó điền nốt số liệu vào cột thành tiền trong cột xuất. Tiếp đó là tổng cộng cả tháng trên sổ chi tiết vật liệu giấy Bãi bằng 60g/m2, 79*109, tính ra số lợng và thành tiền của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ và vào sổ tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu. Số liệu tháng 4năm 2006:
Công ty trách nhiệm hữu hạn Giang Sơn
Tháng 4năm 2006
Tên tài khoản: 1521 Tên kho: Kho Công ty
Tên, quy cách vật liệu: Giấy Bãi bằng 60, 79*109
Đơn vị: đồng
C.từ
SH NT Diễn giải
TK
ĐƯ Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
SL TT SL TT SL TT