IV. THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH PHỤC VỤ BÀN: 1 Thực đơn và các loại thực đơn của nhà hàng:
4. Quy trình phục vụ khách ăn tiệc ngồi.
Trải qua 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Chuẩn bị
Xem hợp đồng được biết về thời gian, số lượng, chất lượng thực đơn và những yêu cầu của người đặt tiệc về cách trang trí phòng, sơ đồ bàn tiệc, âm
thanh, ánh sáng... Người phục vụ tiến hành chuẩn bị dụng cụ phục vụ đồ uống, hàng hóa thực phẩm và đặc biệt là phân công nhân lực.
- Làm vệ sinh phòng ăn, tiệc cho chu đáo, cũng như chuẩn bị dụng cụ (tùy theo tính chất tiệc là Âu hay á chuẩn bị phương tiện cho phù hợp)
Khi làm vệ sinh phải chú ý: lau chùi mạng nhện, vệ sinh các dụng cụ trang thiết bị theo đúng tiêu chuẩn quy định, đúng nguyên tắc (trần tường đến trang thiết bị, sàn nhà)
- Chuẩn bị hệ thống âm thanh ánh sáng nhiệt độ và trang trí phòng ăn cho phù hợp với yêu cầu của khách.
Tổ bàn kết hợp với tổ kỹ thuật điện để chuẩn bị các trang thiết bị âm thanh ánh sáng để đảm bảo kỹ thuật cũng như trình tự họat động của chúng. Trang thiết bị phải hiện đại và đẹp, các cây cảnh phải bố trí màu sắc hài hòa tiện cho việc đi lại của khách cũng như phục vụ.
+ Kê và sắp xếp bàn ghế: bàn phải sạch, chắc chắn, đồng bộ + Khi kê bàn ghế phải chú ý
+ Tùy thuộc kiểu bàn mà bố trí + Tùy thuộc vào lượng khách + Tùy thuộc vào diện tích phòng
+ Tùy thuộc vào cách thức tổ chức bố trí của từng lọai tiệc cũng như tính chất chủ đề và khả năng tiếp nhận số lượng khách để từ đó bố trí theo kiểu, sơ đồ phù hợp làm sao không gây cản trở cho bất kỳ khách vào trong quá trình ăn uống cũng như việc đảm bảo cho khách và người phục vụ đi lại dễ dàng tránh những va chạm.
- Trải khăn trải bàn: Kiểm tra khăn, mỗi bàn có 2 lớp khăn (khăn trải và khăn lót). Khi trải bàn chú ý các góc cạnh của khăn phải cân đối ngang dọc đều nhau.
- Chuẩn bị dụng cụ phục vụ chuẩn bị đồ uống.
Viết phiếu vào kho để nhận đồ uống sau đó làm vệ sinh lau chùi kiểm tra chất lượng đồ uống (nhẵn nắp, thời hạn sử dụng...).
Tùy theo tổ chức của từng loại đồ uống đảm bảo nhiệt độ thích hợp(ví dụ bia 8 - 100).
Nhận dụng cụ phục vụ của cá nhân, dụng cụ phục vụ cho khách (tùy thuộc vào tính chất tiệc mà chuẩn bị dụng cụ để phục vụ) bố trí phân công nhân lực phụ trách bàn, dây.
+ Chuẩn bị khay, khăn phục vụ, khăn lót khay dụng cụ và gia vị... lau chùi dụng cụ theo qui định đồng thời loại bỏ những dụng cụ sứt mẻ, hoen gỉ, sấy đũa (tiệc á).
+ Sau khi đã chuẩn bị dụng cụ gấp khăn ăn theo kiểu đơn giản (tránh cầu kỳ nhàu nát) gấp theo tính chất tiệc
Bày bàn kết hợp bày khăn ăn.
Chuẩn bị hoa tươi cắm vào lọ (lọ thấp số lượng vừa phải, hoa không hắc) đặc biệt phải chú ý đến phong tục tập quán để lựa chọn hoa cho phù hợp.
- Tiến hành bày đến giờ thì phục vụ.
Sau khi bày bàn (theo kiểu gọi món, định suất) chuẩn bị cá nhân người phục vụ
+ Hình thức
+ Trình độ kỹ thuật chuyên môn Khả năng giao tiếp
Kiến thức về hàng hóa. Món ăn, đồ uống cách thức chế biến phục vụ giá cả, tỷ giá của từng loại tiền .
VD: Phục vụ 60 khách “ Bộ tưb pháp ” ngày 15 tháng 8 năm 2005 như sau:
Tiệc ăn vào buổi tối đúng 6h 30’ khách ăn. Thực đơn gồm: (Tiệc Á)
- Dùng gà thả ngô - Mực xào thập cẩm - Thịt rắn Ekala - Cánh gà tẩm bột rán
- Nộm ngó sen - Sa lát dưa chuột
- Canh nấm hạt sen thả giò - Cơm tám
- Uống bia - nước
- Thực đơn cho 60 khách “Bộ Tư pháp” - Chia thành 10 mâm
* Nội dung công việc chuẩn bị như sau:
Sau khi xem hợp đồng được biết về đối tượng số lượng cũng như thời gian và yêu cầu của người đặt tiệc mà bàn cử ra 5 người chịu trách nhiệm phục vụ cho toàn bộ số khách trên.
Đúng 1h30’, 5 nhân viên có mặt đầy đủ tại phòng ăn của khách sạn. Họ tiến hành vệ sinh trang trí phòng ăn, kế bàn ghế.
Bàn được kê theo dây dài (cứ 3 bàn vuông thành một dãy và mỗi dãy xếp 10 ghế).
Trải khăn bàn: Một lượt khăn trắng lót ở dưới và 1 lượt khăn xanh sẽ được phủ ở trên.
Viết phiếu vào kho nhận bia Hà Nội và Cocacola sau đó cho vào bảo quản trong tủ lạnh
Số lượng bia gồm 48 chai Số lượng Coca gồm 12 lon
Chuẩn bị khay, khăn phục vụ, khăn lót khay gồm 4 khay, 4 khăn phục vụ và lót khay.
* Chuẩn bị dụng cụ để bày sẵn (gồm cả để chia đồ ăn) - 60 cốc uống bia
- 60 bát ăn cơm - 60 đĩa kê
- 60 đôi đũa và bao để đĩa - 60 kê đĩa
- 60 bát dùng - 60 thìa súp
- 12 bát đựng xì dầu và ớt - 12 đĩa muối tiêu
- 12 đĩa súp (mực xào) - 60 đĩa ăn gồm: 12 cánh gà - 12 thịt rán - 12 cải chao - 12 nộm - 12 sa lát - 12 bát canh nhật to
- 24 muỗng to (múc cơm và canh) - 12 âu để cơm
- 12 đĩa bày đồ ăn tráng miệng - 60 đĩa ăn tráng miệng
- 12 mở bia
- 12 đĩa đựng tăm và giấy ăn (12 gói) - 12 bát để đá và dụng cụ gắn
- 60 khăn ăn
Sau khi lựa chọn, chuẩn bị đủ số dụng cụ trên tiến hành gấp khăn ăn. Vì tiệc là tiệc Á nên gấp khăn ăn theo kiểu hoa sen. Gấp chỉ 60 chiếc bày bàn và bày khăn ăn.
Bầy 60 đĩa kê: Mép đĩa cách mép bàn 2cm mỗi mâm bày 5 đĩa cho 5 người khoảng cách mỗi đĩa và vị trí như đã sắp ghế.
Bầy 60 kê đĩa và đũa bên tay phải của khách cách mép đĩa cách mép bàn 20cm và cách đĩa kê 3cm.
Bầy 60 thìa súp bày úp phía bên tay trái của khách cách mép bàn 20m và đĩa kê 3cm.
Bầy mỗi mâm 1 mở bia, 1 đĩa tăm, 1 gói giấy ở khoảng cách giao giữa hai mâm của một dãy bàn.
Bầy mỗi mâm 5 cốc bia phía trên bát ăn cơm và đĩa kê cách mép đĩa 2cm.
Bầy mỗi mâm 1 đĩa muối tiêu và 1 bát xì dầu ớt ở vị trí chính giữa của mỗi mâm.
Chuyển xuống bếp: 60 bát dùng 12 đĩa súp
60 đĩa ăn để đựng đồ ăn các loại Chuyển 12 bát canh nhật to 12 âu để cơm
(Khi bàybàn chú ý bầy mỗi mâm hai muống to. Một muỗng để múc canh và một muỗng để lấy cơm).
Trường hợp này do bàn tiệc hẹp, dụng cụ và món lại nhiều nên người phục vụ không bày muỗng cùng lúc bày bàn mà mang ra sau.
Sau đó (trước giờ khách ăn 30 phút) nhân viên bàn tiến hành bầy một số món ăn nguội lên như:
- Sa lát dưa chuột - Nộm ngó sen - Cải chao dầu - Thịt rặn Ekala
- Dưa hấu và dĩa ăn dưa hấu - Bia Hà Nội và Coca
5 nhân viên tổ bàn được phân công phục vụ phải chuẩn bị trang phục của mình cũng như tư tưởng trước khi phục vụ. Nhớ thực đơn, biết giá của đồ uống: Bia Hà Nội 15.000đ; Coca 10.000đ/lon và đặc biệt là phải biết quy trình phục vụ của tiệc Á.
* Giai đoạn 2: Trong quá trình phục vụ
Lúc này tại, phòng ăn, 5 nhân viên đã chuẩn bị đầy đủ bày bàn, dụng cụ cũng như tư tưởng, họ sẵn sàng bắt tay vào công việc.
Khách ngồi vào bàn ăn: Phục vụ nhanh chóng lấy đĩa và rót bia cho khách kịp thời chúc tụng nhau, đồng thời kết hợp đưa phục vụ món dùng gà thả ngô.
Phục vụ bầy khay xuống bếp bê dùng (múc sẵn ra từng bát theo định suất) và cứ một người bê khay dùng lại có một người đi cùng đặt vào cho khách.
Khi đã múc vào đặt đủ 60 suất dùng gà phục vụ bắt đầu bê những món ăn nóng như: Mực xào thập cẩm, cánh gà tẩm bột rán đi đặt từng mâm theo định suất đã chia sẵn.
Khách ăn xong món dùng - phục vụ dọn đi (bát và thìa) đồng thời mang cơm và canh vào. Cứ một người phục vụ cơm lại có một người khác chế canh cùng đi (khi bê phục vụ cơm và canh thì chú ý bầy cả muỗng múc vào).
Lúc này phục vụ tạm lánh về phía sau họ ăn hết món nào mới dọn đi món đó. Khi phục vụ người nhân viên phải phục vụ đúng nguyên tắc, không phân biệt đối xử với các loại khách khác nhau. Vì công việc này nằm trong khuôn khổ giao tiếp có tính chất thương mại vì vậy cần đến nghi thức lễ tân sau đó mới đến khai thác nhu cầu ăn uống của khách. Đây là công đoạn rất quan trọng cho nên khi mang đồ ăn ra cho khách thì người nhân viên phải biết ứng dụng các quy trình công nghiệp nghiệp vụ phục vụ bàn với sự quan tâm, chăm sóc, chú ý tới nhu cầu của khách trong suốt bữa ăn.
Cuối cùng là đưa hóa đơn cho khách ký (hoặc trưởng đoàn). * Giai đoạn 3: Sau khi phục vụ
Nhân viên phục vụ bàn thu dọn bàn cùng các bộ phận rửa để kiểm tra và lau chùi dụng cụ và cất vào đúng nơi quy định dọn vệ sinh.
+ Thu dọn dụng cụ, giũ khăn bàn, quét vệ sinh, lau chùi phòng ăn
+ Cùng tổ rửa bát kiểm kê đếm lại dụng cụ, vào sổ tài sản (mất, hỏng, vỡ) để bàn giao ca sau.
+ Phản ánh tình hình phục vụ trong ca những đánh giá của khách + Kiểm kê hệ thống điện, nước
* Đối với nhân viên bán hàng, thu ngân
+ Tập hợp các hóa đơn, sắp xếp riêng ra từng loại
+ Sắp xếp lại hàng hóa: Rượu bia, đồ uống, kẹo bánh, thuốc lá, ... kiểm kê vào sổ tồn.
Khi làm xong hàng tồn thì làm báo cáo bán hàng của ca.
(Chú ý: Xếp tiền riêng từng loại, kiểm đếm kỹ xong đem nộp cho kế toán ký nhận).
* Báo cáo bán hàng
Hàng dự trù cho ca sau được ghi vào sổ tồn, trong sổ tồn thiếu một số mặt hàng và nhập thêm vài mặt hàng khác.
Cân đối tiền lãi, tính lãi, phản ánh nhu cầu tình hình khách trong ca (ngày) cho tổ trưởng và phụ trách (có sổ ghi tên người bán hàng, giờ bán ... ngày tháng để rút kinh nghiệm). Sắp xếp lại hàng hóa trong quầy cho gọn gàng, kiểm đếm đóng cửa ra về.