II. Phơng hớng và giải pháp hoàn thiện
2. Các giải pháp hoàn thiện
2.2 Lập dự phòng phải thu khó đòi
Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán và đảm bảo tuân thủ các quy định về lập dự phòng của Bộ Tài chính, đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ thì Công ty nên lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
Nguyên tắc lập dự phòng là:
Theo quy định của Bộ Tài chính để dự phòng những tổn thất về khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, cuối mỗi niên độ kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ phải thu khó đòi phải có tên, địa chỉ, nội dung khoản nợ, số tiền phải thu của từng khách nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi kèm theo chứng cứ chứng minh cho các khoản nợ khó đòi trên (nh cam kết nợ, hợp đồng kinh tế, xác nhận nợ, đối chiếu công nợ, khế ớc vay...) Thời gian quá hạn của khách hàng từ 2 năm trở lên thì mới lập dự phòng. Mức dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa là 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập Báo cáo tài chính và phải đảm bảo cho Công ty không bị lỗ.
Căn cứ vào tình hình công nợ của Công ty, kế toán ớc tính ra tỷ lệ nợ phải thu khó đòi và tính ra số dự phòng cần trích lập cho niên độ kế toán mới.
Giả sử số nợ phải thu khó đòi của Công ty TERRACO là nh trên, Công ty xem xét khả năng thanh toán của khách hàng đó là 20% thì số trích lập dự phòng cho khoản thu khó đòi này là:
70.164.000 x 80% =56.131.200
Kế toán tính tổng cáckhoản dự phòng phải thu khó đòi của tất cả các khách hàng nghi ngờ về khả năng thanh toán để trích lập dự phòng một lần vào cuối niên độ kế toán.
Phơng pháp hạch toán dự phòng phải thu khó đòi là:
• Cuối năm N, khi đã xác định đợc mức dự phòng phải thu khó đòi, Công ty trích lập: Nợ TK 642
Có TK139
• Trong năm N+1:
+ Nếu khoản phải thu đã trích dự phòng mà thu đợc toàn bộ. Kế toán hoàn nhập số dự phòng đã trích:
Nợ TK 139 Có TK642
+ Nếu khoản phải thu có đủ bằng chứng chứng minh là không đòi đợc kế toán ghi :
BT 1: Xoá khoản nợ phải thu:
Nợ TK 139: Ghi theo mức dự phòng đã trích. Nợ TK 642: Phần cha dự phòng .
Có TK131, 138: Nợ phải thu không đòi đợc. BT 2: Ghi đơn : Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý.
+ Nếu khoản phải thu khó đòi đã xử lý nhng vì một lý do nào đó đã thu đợc kế toán ghi:
BT 1: Có TK 004: Khoản thu đợc tính vào thu nhập. BT 2: Nợ TK 111, 112
Có TK 711
• Cuối năm N+1: Doanh nghiệp theo dõi mớc dự phòng mới và so sánh với mức dự phòng năm N còn lại theo từng khách nợ để xác định mức trích thêm hoặc hoàn nhập bớt.
+ Nếu hoàn nhập bớt: Ghi ngợc lại.
Nếu Công ty trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi thì khi các khoản phải thu đó thực sự xảy ra, Công ty vẫn có khoản vốn để bù đắp cho chi phí trong kỳ vì thực chất đây là một nguồn tài chính của Công ty đồng thời đảm bảo đợc sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.