Khi công ty nhận thầu một công trình xây dựng, hạng mục công trình thì công ty có thể giao cho một đội hoặc nhiều đội thi công. Công ty phải tiến hành xác định khối lợng NVL cần thiết phải sử dụng để thi công một công trình, hạng mục công trình ( Trong xây dựng gọi là “ Tiên lợng vật t ” ). Công việc lập phiếu “ Tiên lợng” do phòng Kỹ thuật đảm nhận. Phiếu “Tiên lợng” đợc lập làm ba bản, một bản lu tại phòng kỹ thuật, một bản chuyển sang phòng kế toán , một bản cho phòng vật t.
Do ở công ty không thực hiện khoán toàn bộ công trình cho các đội thi công nên khối lợng các loại vật liệu đợc ghi trên phiếu “Tiên lợng” không phải là cố định. Nhng khi yêu cầu sử dụng vật liệu của các đội vợt quá khối lợng của loại vật liệu đó trên phiếu “Tiên lợng” thì phòng kỹ thuật yêu cầu đội phải giải trình, nếu thấy hợp lý thì mới cho mua thêm.
Khi có nhu cầu về vật liệu, các đội thi công viết giấy xin mua gởi lên phòng vật t. Phòng vật t sau khi xem xét nếu thấy yêu cầu mua vật liệu là hợp lý thì trởng phòng vật t sẽ ký và gởi lên Gám Đốc duyệt. Sau khi đã đợc duyệt qua 2 cấp, giấy xin mua vật liệu sẽ đợc chuyển sang phòng TC – KT. Việc mua vật liệu có thể do nhân viên phòng vật t hoặc do nhân viên phòng tiếp liệu của các đội thi công đảm nhận tuỳ thuộc vào từng trờng hợp cụ thể. Nếu ngời đi mua vật liệu có nhu cầu ứng trớc tiền để đi mua thì phải làm giấy xin tạm ứng. Phòng TC-KT căn cứ vào giấy xin mua vật t, hoặc giấp đề nghi tạm ứng và phiếu báo giá của bên bán ( Nếu có ) để xác định và cấp tiền cho họ. Khi vật liệu mua về, công ty tiến hành kiểm nghiệm vật liệu.
Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật liệu phòng vật t sẽ lập “ Phiếu nhập kho ”. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, ngời phụ trách cung tiêu ký tên vào 3 liên đó và chuyển cho thủ kho để làm căn cứ cho nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho phải ghi rõ số, ngày nhập, tên quy cách, số lợng vật liệu theo chứng từ ( Hoá đơn của ngời bán ). Căn cứ vào “ Phiếu nhập kho ”, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số thực nhập và cùng ngời giao hàng ký tên vào 3 liên
của phiếu nhập kho. Nếu thủ kho phát hiện thấy phiếu ghi nhập kho không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ thì báo cho phòng vật t biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với ngời cung cấp. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ các chữ ký đợc luân chuyển nh sau:
-Liên 1: Lu ( giao ) tại phòng vật t.
-Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho chuyển cho kế toán vật t để làm căn cứ đối chiếu giữa sổ chi tiết và thẻ kho.
-Liên 3: Giao cho ngời mua hàng đi thanh toán công nợ
Khi NVL về đến công ty, ban kiểm nghiệm vật t sẽ tiến hành kiểm nghiệm, xem xét vật liệu mua về có đảm bảo cho thi công hay không, có đúng số lợng hay không. Sau đó ghi kết quả kiểm ngiệm vào“Biên bản kiểm nghiệm vật t”
Sau khi đã có “Biên bản kiểm nghiệm vật t” phòng vật t sẽ căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệp và hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi hoàn thành có mẫu nh biểu 1
Biểu 1:
Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 –VT Ngày 12 tháng 11 năm 2004 QĐ: 1141TC/QĐ/CĐKT
Số: 318 Ngày 1/11/1995 của BTC
Tên ngời giao hàng: Ông Vũ Văn Tởng – phòng vật t
Theo hoá đơn số 025859 ngày 10 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Tân Mỹ MST : 01009581311
Nhập tại kho: VLC ( Kho 02 Nội Bài )
STT quy cách phẩm Tên nhãn hiệu,
chất vật t,sp,hh Mã số Đơn vị tính Số lợng Theo chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4