320 18/11/04 Xuất cho đội cầu PĐ 18/11 4
2.3.4 Tổ chức kế toán tổng hợp NVL tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long
Long
Nói đến hạch toán kế toán là nói tới sự phản ánh số hiện có tình hình biến động của toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị. Mà kế toán chi tiết NVL mới chỉ phản ánh đợc tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu theo từng thứ , nhóm, loại vật liệu mà chỉ kế toán tổng hợp mới đáp ứng đợc yêu cầu này.
Công ty với đặc điểm là doanh nghiệp thi công xây dựng, do đó NVL nhập kho phần lớn là nhập từ nguồn mua ngoài nên việc nhập, xuất NVL diễn ra thờng xuyên với việc áp dụng phần mềm kế toán trong công việc kế toán nên công ty đã thực hiện kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK.
Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, việc mua bán vật t hàng hoá diễn ra rất nhanh gọn. Khi nhận đợc công trình phòng kỹ thuật của công ty tiến hành lập bảng dự trù vật t cho công trình đó làm sao cho vật liệu sử dụng trong thi công phải đảm bảo chất lợng, giá cả hợp lý. Căn cứ vào bảng dự trù vật liệu, đại diện các đội sẽ ứng tiền mua NVL. Sau khi xong việc thu mua hàng về thủ kho cùng ngời giao nhận vật t tiến hành kiểm nhận để lập phiếu nhập kho.
ở công ty không có trờng hợp hàng về mà hoá đơn cha về hoặc hoá đơn về hàng cha về nên hạch toán tổng hợp NVL đơn giản hơn do chỉ có trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về. Chính vì thế ở Công ty không sử dụng tài khoản 151
“ Hàng mua đang đi đờng ”. Phơng pháp hạch toán của công ty là:
-Trả ngay bằng tiền mặt
-Trả bằng tiền tam ứng
-Trả chậm
Không có trờng hợp trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng
a) Trờng hợp mua NVL nhập kho cha trả tiền ngời bán:
Khi NVL đợc mua về nhập kho kế toán vật t căn cứ vào hoá đơn của ngời bán và Biên bản kiểm nghiệm vật t để hoàn chỉnh phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành định khoản vào sổ kế toán chi tiết, sau đó chuyển hoá đơn GTGT cho kế toán công nợ. + Khi hàng về nhập kho: Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK331 + Khi trả tiền:
Nợ TK331
Có TK111,112,…
Sau đó kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
Ví dụ: Ngày 12/11/2004, công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long mua xi măng PCB40 của công ty TNHH Tân Mỹ cha trả tiền.
Giá mua cha có thuế là: 27.636.360 Thuế GTGT ( 10% ) là: 2.763.636 Tổng giá thanh toán là: 30.399.996
Kế toán NVL nhận đợc hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho thì sẽ tiến hành định khoản nh sau:
Nợ TK152: 27.636.360 Nợ TK133: 2.763.636 Có TK 331: 30.399.996
Sau kế toán vật liệu chuyển hoá đơn GTGT cho kế toán thuế và tiến hành nhập liệu . Các bớc tiến hành nh sau:
-Kích đúp chuột vào biểu tợng AFSYS 5.0
-Vào menu “ Chứng từ ”, chọn chứng từ “ Cập nhật chứng từ nhập vật liệu, công cụ dụng cụ –nhập mua ”
-Máy sẽ hiện ra bảng hỏi rằng ngời sử dụng cập nhật mới hay sửa cũ. Trong trờng hợp này kế toán sẽ kích trái chuột vào ô
+ Bắt đầu thao tác cập nhật chứng từ ban đầu: - Kích trái chuột vào ô
-Đa con trỏ xuống dòng loại chứng từ và kích chuột vào để chọn loại chứng từ:
Có 2 loại chứng từ: *NLVL 1: Phiếu nhập vật liệu *NLVL3: Phiếu nhập CCDC.
CT
Trong trờng hợp này kế toán kích trái chuột vào NVL1 máy sẽ hiện lên dòng đậm “ Phiếu nhập vật liệu ”.
- ấn Tab ( ) để chọn kho nhập. Kích chuột vào để máy hiện danh sách các kho, kích chuột vào kho cần nhập, máy sẽ hiện lên số hiệu kho đã chọn. Trong trờng hợp này kế toán chọn 02- Nội Bài
- ấn Tab ( ) để nhập ngày của chứng từ. Trong ví dụ này là ngày 12/11/2004
- ấn Tab ( ) để nhập phiếu nhập. Số phiếu là 318
- ấn Tab ( ) hoặc ấn Enter con trỏ sẽ nhẩy xuống Mã khách VAT. Kích chuột vào chọn tên ngời giao hàng. Trong trờng hợp này kế toán vật liệu sẽ chọn NVL 02 ( Số 02 ở đây không phải là chỉ đội 1,đội 2 mà là mã hoá để tránh nhầm lẫn.
- ấn Tab hoặc ấn Enter con trỏ sẽ xuống dòng mã khách công nợ, kích chuột vào , chọn NVL 02.
- Mã đối tợng tập hợp: Kích chuột vào chọn 02- Nội Bài
- Nhập xong các dữ liệu nói trên, ở dòng diễn dải máy sẽ hiện lên dòng chữ “ Nhập mua-Kho 02- Vũ văn Tởng”
-ấn Enter con trỏ xuống dòng đầu của cột mã hàng hoá. Kế tóan đánh mã hoá hàng hoá đó và ấn Enter thì loại vật liệu đó sẽ ở cột “ Tên hàng hoá ” và hiện lên đơn vị tính ở cột “ ĐVT ”. Sau đó kế toán nhập số lợng và đơn giá của loại vật liệu đó, cột thành tiền máy tự tính và hiện lên. Cứ nh vậy cho tới hết phiếu nhập. Xong máy sẽ tự tính cho ta tổng tiền vốn hiện có ở ô cộng tiền vốn.
-ấn Tab thì con trỏ sẽ nhẩy sang phần định khoản , kế toán tiến hành nhập vào định khoản: Nợ TK152: 27.636.360 Có TK331 : 27.636.360
Dữ liệu do kế toán vật liệu nhập sẽ đi vào các sổ vật liệu nh Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại ( Biểu 7 ). Căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại dựa vào dòng tổng cộng để đa vào Chứng từ ghi sổ có liên quan ( Biểu 8 )
Cũng với nghiệp vụ này, kế toán công nợ tiến hành nhập dữ liệu trên giao diện “ Cập nhật chứng từ công nợ”. Giao diện này giống nh giao diện “ Cập nhật chứng từ nhập vật liệu, công cụ dụng cụ –nhập mua ”, thao tác làm cũng giống song nội dung nhập một số tiêu thức là khác nhau. Cụ thể:
-Loại CT: Kế toán công nợ chọn CKCN2 – Công nợ ngoài công ty
-Ngày: Nhập ngày ghi trên HĐBH, HĐGTGT(12/11/2004)
-Số CT: Nhập số của HĐBH, HĐGTGT ( Số 025859)
-Mã số thuế: nhập mã thuế của bên cung cấp vật liệu
-Mã khách hàng công nợ: Nhập mã của ngời cung cấp vật liệu( công ty TNHHTM)
-Không nhập mã đối tợng tập hợp
-Sau khi nhập xong ở dòng diễn dải sẽ hiện lên dòng chữ: Mua trả chậm công ty TNHH Tân Mỹ
-Nhập tên, số lợng, đơn giá vật liệu mua vào nh kế toán vật liệu
-Phần định khoản: Nợ TK152 Có TK 331
Cột số tiền: nhập vào số tiền mua hàng cha có VAT
-Tiếp đến, kế toán nhập phần thuế VAT bằng cách kích trái chuột
ở dòng thuế VAT. Máy sẽ hiện ra màn hình nhập liệu của phần thuế VAT và kế toán tiến hành nhập liệu
- Khi việc nhập liệu đợc thực hiện xong, kế toán muốn lu nội dung vừa nhập thì ấn vào trên thanh công cụ hoặc nếu muốm huỷ
Số liệu do kế toán thuế sẽ đi vào các sổ nh Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán ( Biểu 9 )
Biểu 8
b) Trờng hợp mua nguyên vật liệu nhập kho trả bằng tiền tạm ứng:
-ở công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng đợc theo dõi trên tài khoản 141
-Khi cán bộ cung tiêu cần ứng trớc tiền để mua NVL thì phải viết phiếu “ Đề nghi tạm ứng ” trong đó nêu rõ số tiền tạm ứng và lý do tạm ứng và đa cho kế toán trởng duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ xuất tiền mặt.
-Định khoản:
Chứng từ ghi sổ
Số 512
Ngày 30 tháng 11 năm 2004
Ngày số chứng từ, diễn
giải TK Nợ TK Có Số tiền Ghi chú
Nguyên vật liệu chính 1521 59.668.356 Nhập xi măng ngày
12/11/2004 331 27.636.360
Nhập xi măng thi công cầu Phù Đổng ngày
23/11/2004 331 26.607.600
Thuế VAT 133 5.424.396
Ngời lập biểu Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
+ Khi cán bộ cung tiêu ứng tiền, kế toán ghi: Nợ TK 141
Có TK 111
+ Khi giao hàng về trình hoá đơn và phiếu nhập kho để kế toán công nợ viết “ Giấy thanh toán tạm ứng ” ( Biểu 10 )
Đồng thời khi có phiếu nhập kho và các công tác kế toán khác thì kế toán vật liệu lập định khoản
Nợ TK 152
Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 141
Ví dụ: Ngày 5/11/2004, Ông Nguyễn văn Mạnh phòng QLTB ứng trớc 40.000.000đ để đi mua lốp ôtô
-Khi ông Mạnh nhận tiền, kế toán ghi: Nợ TK 141: 40.000.000 Có TK 111: 40.000.000
-Khi ông Mạnh giao hàng về kho, kế toán công nợ nhận đợc phiếu nhập kho,.. thì viết phiếu thanh toán tạm ứng cho ông Mạnh.
-Kế toán vật liệu tiến hành lập định khoản: Nợ TK 152: 38.095.240 Nợ TK 133(1): 1.904.760
Có TK 141: 40.000.000
Và chuyển hoá đơn cộng với giấy thanh toán tạm ứng cho kế toán công nợ
-Kế toán vật liệu tiến hành nhập giữ liệu trên giao diện nhập nh phần nhập mua NVL cha trả tiền ngời bán.
-Kế toán công nợ tiến hành nhập dữ liệu trên giao diện “ Ghi có các TK công nợ ”. Số liệu do kế toán công nợ nhập sẽ đi vào sổ chi tiết theo dõi tạm ứng.
Biểu 10:
Giấy thanh toán tạm ứng
Ngày 5 tháng 11 năm 2004 Họ tên ngời nhận: Ông Nguyễn Văn Mạnh
Địa chỉ : Phòng vật t công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long
Diễn giải Số tiền