- Hình thức kế toán nhật ký sổ cái: kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu đợc thực hiện trên nhật ký sổ cái. Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để ghi vào nhật ký sổ cái theo hệ thống kết hợp ghi theo thứ tự thời gian phát sinh các chứng từ. Đây là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản nhất và chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, có số lần phát sinh lớn mà giá trị nhỏ và ngợc lại. Việc lập chứng từ tổng hợp này sẽ giảm bớt dợc số lợng ghi nhng cơ sở pháp lý vẫn nằm trong chứng từ gốc. Trình tự sổ kế toán theo hình thức Nhật kỹ-sổ cái Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: kế toán căn cứ vào các chứng từ về nhập vật liệu để lập các chứng từ ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ về xuất kho vật liệu để phản ánh giá trị thực tế của vật liệu xuất kho cho từng đối tợng sử dụng trên bảng phân bổ số 2. Căn cứ vào bảng phân bổ này để lập chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghỉ sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi và sổ cái. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho chi tiết theo từng đối tợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh đợc sử dụng để ghi vào các sổ tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và các phiếu tính gía thành sản phẩm lao vụ dịch vụ.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký-sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Báo cáo tài chính
Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Hình thức nhật ký chứng từ:
Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lợng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hóa cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác, không phù hợp với kế toán bằng máy. Sổ sách trong hình thức này gồm có:
+ Sổ Nhật ký-Chứng từ: Nhật ký-Chứng từ đợc mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp-cân đối. Nhật ký-Chứng từ đợc mở theo số phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích.
+ Sổ cái: mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số d cuối kỳ. Sổ cái đợc ghi theo số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với bên Có của các tài khoản liên quan, còn số phát sinh bên Có của từng tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ Nhật ký-Chứng từ có liên quan.
+ Bảng kê: đợc sử dụng cho một số đối tợng cần bổ sung chi tiết nh bảng kê ghi Nợ TK 111, TK 112, bảng kê theo dõi hàng gửi bán, bảng kê chi phí theo phân xởng... Trên cơ sở các số liệu phản ánh ở bảng kê, cuối tháng ghi vào Nhật ký- Chứng từ có liên quan. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng
hợp chi tiết
+ Bảng phân bổ: sử dụng với những khoản chi phí phát sinh thờng xuyên, có liên quan đến nhiều đối tợng cần phải phân bổ (tiền lơng, vật liệu, khấu hao...). Các chứng từ gốc trớc hết tập trung vào bảng phân bổ, cuối tháng, dựa vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và Nhật ký-Chứng từ liên quan
+ Sổ chi tiết: dùng để theo dõi các đối tợng hạch toán cần hạch toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-chứng từ
Ghi hàng ngày
Chứng từ gốc và các Bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký-Chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Hình thức nhật ký chung:
Căn cứ vào chứng từ mua, nhập vật liệu, kế toán ghi sổ nhật ký chuyên dùng hàng ngày hoặc định kỳ. Đồng thời căn cứ vào chứng từ mua, nhập công cụ dụng cụ ghi vào nhật ký mua hàng. Căn cứ vào số liệu tổng cộng từ nhật ký chuyên dùng, nhật ký mua hàng để ghi một lần trong kỳ vào sổ nhật ký chung. Từ số liệu nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho đợc phản ánh trên bảng phân bổ số 2, là căn cứ để ghi vào nhật ký chung rồi ghi vào sổ cái. Việc ghi song song này cho phép đến cuối kỳ kế toán có thể so sánh đối chiếu kiểm tra tính chính xác của các định khoản, tránh bỏ sót hoặc ghi trùng. Với các tr- ờng hợp nhập khác kế toán ghi thẳng vào sổ NKC và các sổ chi tiết liên quan. Sau đó cuối tháng mới tập hợp lại đa vào sổ cái. Đối với doanh nghiệp nhỏ, khối lợng NVL, nghiệp vụ ít có thể thực hiện bằng kế toán thủ công chỉ cần ít nhân viên. Nh- ng đối với doanh nghiệp vừa và lớn, hình thức này đòi hỏi phải sử dụng máy vi tính bởi công việc nhiều sẽ dẫn đến nhầm lẫn.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái hợp chi tiếtBảng tổng
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra