phiếu xuất kho
2.3.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Mặc dù tập hợp các chứng từ vào cuối tháng, song phơng pháp hạch toán vẫn đợc xem nh dựa trên cơ chế quản lý hàng tồn kho theo hình thức kế khai thờng xuyên. Kế toán tổng hợp là việc sử dúng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tợng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. ở Công ty In Lao động-Xã hội, kế toán tổng hợp vật liệu áp dụng theo phơng pháp kế khai th- ờng xuyên và việc ghi chép phản ánh tình hình tăng giảm vật liệu đợc thực hiện tại Phòng Kế toán do kế toán vật liệu thực hiện. Chứng từ ghi sổ đợc lập một lần vào cuối tháng, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”. Kết cấu TK 152 sẽ mang nộ dung theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, nó bao gồm các tài khoản cấp 2: - TK 1521: giấy các loại - TK 1522: mực các loại - TK 1523: bản các loại - TK 1524: các loại vật t khác - TK 1525: dụng cụ sửa chữa
Trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các loại TK liên quan nh TK 111 (trờng hợp mua NVL nhập kho thanh toán trực tiếp), TK 112, TK 1331, TK 331 (trờng hợp mua NVL cha thanh toán với nhà cung cấp) - đối với nghiệp vụ nhập; và các TK chi phí khác nh TK 621, TK 6272, TK 642, TK 154, TK 632... - đối với nghiệp vụ xuất bán.
Trình tự hạch toán tại Công ty In Lao động-Xã hội đợc thể hiện qua hệ thống sổ sau:
Cuối tháng, căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL của từng loại (bảng này đợc lập trên cơ sở các phiếu nhập, phiếu xuất NVL), kế toán NVL lập “Chứng từ ghi sổ”. Sau khi kế toán NVL lập chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu sẽ chuyển chứng từ ghi sổ cho kế toán trởng kiểm tra, ký duyệt rồi chuyển lên cho kế toán tổng hợp để vào “Sổ đăng ký CTGS”.
“Sổ đăng ký CTGS” đợc lập trên cơ sở “CTGS” nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái. Căn cứ vào các “CTGS” đã lập, cuối tháng kế toán tổng hợp lập sổ cái TK 152.
- Căn cứ vào “CTGS” liên quan đến TK 152 để ghi vào cột chứng từ ghi sổ, diễn giải.
- Cột TK đối ứng đợc căn cứ vào những TK đối ứng với TK 152 để ghi. - Cột nợ căn cứ vào số tiền phát sinh bên nợ của TK 152 để ghi.
- Cột có căn cứ vào số tiền phát sinh bên có của TK 152 để ghi.
Báo cáo nhập-xuất-tồn vật liệu
+ Mục đích: báo cáo nhập-xuất-tồn của Công ty In Lao động-Xã hội là một chứng từ đợc lập tại kho nhằm theo dõi một cách cụ thể, trung thực nguyên vật liệu, hàng hoá, tránh tình trạng nhầm lẫn thiếu hụt hàng hoá trong kho.
+ Yêu cầu: khi lập báo cáo nhập-xuất-tồn thủ kho phải ghi chép rõ ràng, chính xác nhằm nắm chắc đợc số hàng còn tồn lại, xuất đi hay nhập vào trong mỗi tháng.
+ Nội dung: báo cáo đợc thủ kho sử dụng để theo dõi các nghiệp vụ xuất- nhập nguyên vật liệu của Công ty chỉ diễn ra trong tháng. Mỗi nghiệp vụ đợc thủ kho phản ánh trên một dòng có ghi đầy đủ cả danh điểm vật t và tên chi tiết. Giống nh thẻ kho trên “Báo cáo nhập-xuất-tồn”, thủ kho cũng chĩ theo dõi nguyên vật liệu về mặt số lợng.
+ Phơng pháp ghi chép: “Báo cáo nhập-xuất-tồn” đợc lập mỗi ngày một lần để theo dõi số lợng nguyên vật liệu nhập vào, xuất ra và tồn lại đến cuối tháng. Khi lập thủ kho phải ghi rõ danh điểm vật t của nguyên vật liệu, tên chi tiết thiết bị, đơn vị tính số lợng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
+ Nhiệm vụ kế toán: khi nhận đợc “Báo cáo nhập-xuất-tồn” do thủ kho nộp lên, kế toán phải kiểm tra và xem lại có khớp với số liệu trên thực tế hay không, để từ đó có thể nắm chắc đợc số lợng nguyên vật liệu tồn kho.
Sổ cái:
- Mục đích: cuối tháng, sau khi đã tiến hành lập các sổ kế toán kiểm tra đối chiếu số liệu, kế toán sẽ tiến hành vào sơ đồ tài khoản chữ T và mở sổ cái TK 152 ghi Nợ TK 152, ghi có các TK liên quan...
- Yêu cầu: Ghi vào sổ cái TK 152 phải trung thực, ghi rõ ràng, chính xác, không tẩy xoá. Nếu phát hiện ra sai sót trong việc ghi chép thì phải đính chính, tuỳ từng trờng hợp mà kế toán sẽ áp dụng một trong ba phơng pháp sau:
+ Phơng pháp cải chính + Phơng pháp ghi bổ sung + Phơng pháp ghi số âm
- Nội dung: sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo TK kế toán đợc quy định theo chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với những số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Các sổ hay thẻ kế toán chi tiết dùng để lập báo cáo tài chính.
- Phơng pháp ghi chép sổ cái của hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” đợc mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản đợc mở một trang hay một số trang tuỳ theo nghiệp vụ ghi chép của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đợc sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Nhiệm vụ kế toán: hàng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổ cái ở các cột phù hợp. Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. Cuối kỳ, quý, tháng, cuối niên đội kế toán phải khoá sổ, tổng cộng số phát sinh nợ và có, tổng số phát sinh có tính ra số d của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
- Các trờng hợp thiếu hụt, tổn thất có xảy ra do nhầm lẫn nhng không đáng kể. Trờng hợp có giảm giá hoặc chiết khấu do Công ty mua với số lợng lớn. Còn tr-
ờng hợp tăng giảm giá nguyên vật liệu không xảy ra do Công ty mua và sử dụng trong thời gian ngắn.
Tháng 5/2001
STT Chứng từ ghi sổ SL NT
Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Số d đầu tháng 23.874.672 1 10 5/5 Nhập vật liệu chính 111 9.287.090 112 454.675 331 38.132.301 2 11 15/5 Xuất vật liệu chính 621 18.246.100 3 07 17/5 Nhập vật liệu phụ 111 1.960.503 4 30 29/5 Xuất vật liệu phụ 621 358.215 6272 1.850.000 641 1.115.400 5 06 24/5 Nhập nhiên liệu 111 1.346.900
6 25 28/5 Xuất nhiên liệu 6272 576.2497 08 12/5 Nhập phụ tùng thay thế 111 223.038