5. Kết cấu của đề tài
2.2.1. Trình tự thủ tục về đăng ký thuế, quảnlý kê khai và nộp thuế
2.2.1.1. Đăng ký thuế và cấp mã số thuế
Trong quá trình thực hiện Luật thuế thu nhập cá nhân, với số lượng cá nhân đăng ký thuế để được cấp mã số thuế ngày càng rất lớn. Do đó, khối lượng công việc và dữ liệu cơ quan Thuế phải xử lý sẽ phức tạp hơn và tăng gấp nhiều lần. Với tình hình khẩn trương đó Bộ Tài chính đã phê duyệt dự án ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu quản lý thuế thu nhập cá nhân. Hệ thống được xây dựng dựa trên cơ sở sử dụng giải pháp phần mềm chuẩn có sẵn theo mô hình xử lý tập trung, đã được triển khai ứng dụng vào đầu năm 2009.
Ứng dụng đăng ký Thuế chỉ đáp ứng được việc nhập, xử lý tờ khai đăng ký thuế và cấp mã số thuế cho những đối tượng nộp thuế theo quy định tại Thông tư 84/2008/TT-BTC của Bộ tài chính hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập cá nhân thu nhập cá nhân như sau:
* Thủ tục đăng ký thuế
- Đăng ký thuế cho đơn vị chi trả thu nhập:
+ Đơn vị, tổ chức chi trả thu nhập đã được cấp mã số thuế: các đơn vị này được sử dụng mã số thuế đã được cấp để thực hiện kê khai, nộp thuế TNCN. Trường hợp các thông tin đăng ký thuế trước đây đã kê khai với cơ quan Thuế có thay đổi thì đơn vị khấu trừ thực hiện kê khai điều chỉnh thông tin theo mẫu số 08-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư số 85/2007/TT-BTC ngày 18/7/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành về việc đăng ký thuế để nộp cho cơ quan Thuế.
+ Đơn vị, tổ chức chi trả thu nhập chưa được cấp mã số thuế:
Đối với đơn vị có hoạt động sản xuất, kinh doanh: thực hiện đăng ký thuế và được cấp mã số thuế theo quy định tại Thông tư 85/2007/TT-BTC ngày 18/7/2007 của Bộ Tài chính hoặc theo thông tư liên tịch 05/2008/TT-KHĐT-BTC-BCA. Các đơn vị này
sau khi được cấp mã số thuế sẽ sử dụng mã số thuế cho việc kê khai nộp thuế cho các loại thuế, trong đó có thuế TNCN.
Đối với đơn vị không hoạt động sản xuất, kinh doanh: thực hiện đăng ký thuế theo mẫu đăng ký thuế tại Thông tư số 85/2007/TT-BTC ngày 18/7/2007 của Bộ Tài chính.
Hiện nay có khoảng 80.000 đơn vị hành chính hưởng ngân sách nhà nước như: các đơn vị Quản lý Nhà nước thuộc các Bộ, Sở, Ban, Ngành và các đơn vị chính quyền như Ủy ban nhân dân các cấp tỉnh, huyện, xã, phường v.v… phần lớn chưa có mã số thuế. Do vậy, các Cục Thuế khẩn trương đôn đốc các đơn vị này thực hiện đăng ký thuế để được cấp mã số thuế.
- Đăng ký thuế cho cá nhân nộp thuế thu nhập:
+ Đối với cá nhân kinh doanh (kể cả cá nhân hành nghề độc lập, cá nhân có thu nhập từ sản xuất nông nghiệp nhưng không thuộc diện được miễn thuế TNCN) việc đăng ký thuế, cấp mã số thuế như sau:
Cá nhân đã có mã số thuế: được sử dụng mã số thuế đã được cấp để kê khai nộp thuế TNCN. Khi có thông tin thay đổi thì thực hiện kê khai bổ sung theo Thông tư số 85/2007/TT-BTC ngày 18/7/2007 của Bộ Tài chính.
Cá nhân chưa có mã số thuế: thực hiện đăng ký thuế theo hướng dẫn tại Thông tư số 85/2007/TT-BTC ngày 18/7/2007 của Bộ Tài chính để được cấp mã số thuế. Mã số thuế được sử dụng chung cho việc kê khai tất cả các loại thuế (kể cả thuế TNCN). Sau đó cơ quan Thuế nhập xử lý cấp mã số thuế cho tất cả cá nhân thuộc đối tượng này để đáp ứng nhu cầu kê khai nộp thuế. Cục Thuế, Chi cục Thuế sử dụng ứng dụng, nhập tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 03/ĐKT-TCT (Thông tư 85/2007/TT-BTC ngày 18/7/2007 của Bộ Tài chính) để cấp mã số thuế và Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho nhóm cá nhân kinh doanh này.
Đối với cá nhân chưa đăng ký thuế: Cơ quan Thuế sẽ tập trung cấp mã số thuế cho các cá nhân đã nộp thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao. Các cá nhân khác có thu nhập từ tiền lương, tiền công khác sẽ cấp mã số thuế vào năm 2009.
+ Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác (trừ cá nhân kinh doanh nêu trên): cá nhân chỉ đăng ký thuế một lần. Mã số thuế được sử dụng chung để khai thuế đối với tất cả các khoản thu nhập.
- Mẫu tờ khai đăng ký thuế và hồ sơ đăng ký thuế thu nhập cá nhân:
Thực hiện theo Thông tư 85/2007/TT-BTC ngày 18/7/2007 của Bộ Tài chính. Nhưng để tạo điều kiện thuận lợi và tiết kiệm chi phí cho người nộp thuế, cá nhân
đang nộp thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao áp dụng ngay mẫu tờ khai và hồ sơ đăng ký thuế mới theo hướng dẫn tại Thông tư 84 khi thực hiện đăng ký thuế bao gồm 13 mẫu tờ khai: 02/KK-TNCN; 03/KK-TNCN; 04/KK-TNCN; 01/KK-BH; 01/KK-XS; 07/KK-TNCN; 08/KK-TNCN; 11/KK-TNCN; 08A/KK-TNCN; 12/KK- TNCN; 14/KK-TNCN; 19/KK-TNCN; 24/KK-TNCN
+ Quản lý thuế cấp Cục thuế: Mẫu 02/KK-TNCN, Mẫu 03/KK-TNCN, Mẫu 04/KK-TNCN, Mẫu 07/KK-TNCN, Mẫu 15/KK-TNCN.
+ Quản lý thuế cấp Chi cục: Mẫu 02/KK-TNCN, Mẫu 03/KK-TNCN, Mẫu 04/KK-TNCN, Mẫu 07/KK-TNCN,Mẫu 08/KK-TNCN (Tờ khai tạm tính thuế TNCN dành cho cá nhân kinh doanh thực hiện nộp thuế theo kê khai), Mẫu 08A/KK- TNCN, Mẫu 10/KK-TNCN, Mẫu 10A/KK-TNCN. Riêng Mẫu10-1/TB-TNCN thông báo nộp thuế TNCN theo thông tư 84 sẽ được thay thế bằng mẫu thông báo thuế hiện hành đang sử dụng cho hộ cá thể tại các Chi cục Thuế (mẫu in sẵn, trên giấy liền, rập lỗ và có cuống).
+ Quản lý thuế hộ cá thể cho các Chi cục thuế lớn: Mẫu 07/KK-TNCN, 08/KK- TNCN, 08A/KK-TNCN, 10/KK-TNCN, 10A/KK-TNCN.
+ Các mẫu tờ khai còn lại gồm: Đối với trường hợp khấu trừ tại nguồn, thực hiện theo Thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/6/2007 của Bộ Tài chính. Hồ sơ gồm tờ khai thuế TNCN khấu trừ theo biểu thuế luỹ tiến từng phần mẫu số 01/TNCN; Tờ khai khấu trừ 10% trên thu nhập khi chi trả theo mẫu số 02/TNCN; Tờ khai khấu trừ của cá nhân nước ngoài không cư trú tại Việt Nam theo mẫu số 03/TNCN; Nhóm cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán thuế áp dụng mẫu 10A/KK- TNCN; Tờ khai dành cho cá nhân có thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản, nhận thừa kế và nhận quà tặng là bất động sản Mẫu 11/KK-TNCN; Tờ khai thuế TNCN dành cho cá nhân có thu nhập từ chuyển nhượng vốn Mẫu 12/KK-TNCN; Tờ khai thuế TNCN dành cho cá nhân nhận thừa kế, quà tặng Mẫu 14/KK-TNCN; Tờ khai dành cho cá nhân cư trú có thu nhập từ đầu tư vốn, bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng từ nước ngoài Mẫu 19/KK-TNCN; cá nhân nhận cổ tức bằng cổ phiếu, nhận cổ phiếu thưởng, nhận cổ tức ghi tăng vốn góp áp dụng Mẫu hồ sơ số 24/KK-TNCN. Tổng cục sẽ xây dựng 1 mẫu tờ khai chung trong ứng dụng để nhập cho các tờ khai còn lại nêu trên, gọi là “Tờ khai thuế TNCN khác” và chỉ nhập hai chỉ tiêu Thu nhập tính thuế và Thuế phải nộp. Việc lập báo cáo thống kê theo loại thu nhập sẽ được căn cứ vào mã loại tờ khai thuế TNCN.
- Thủ tục đăng ký:
Các tổ chức, cá nhân truy cập vào website tncnonline.com.vn (ảnh 1) và tải về phần mềm (gồm các tài liệu, phần mềm và hướng dẫn quy trình kê khai thuế) đăng ký mã số thuế cá nhân, cập nhật các thông tin đăng ký thuế vào phần mềm theo hướng dẫn sử dụng của chương trình rồi gửi lại cho cơ quan thuế cũng tại website này. Sau đó, cơ quan thuế sẽ gửi phản hồi cho doanh nghiệp trong thời gian sớm nhất.
Ảnh 1: websitetncnonline.com.vn
Với trang web này, những người làm công ăn lương qua tổ chức chi trả thu nhập không phải trực tiếp đến cơ quan thuế để đăng ký thuế mà sẽ được hướng dẫn, cung cấp ứng dụng nhập tờ khai. Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện nhập tờ khai đăng ký thuế vào ứng dụng và kết xuất ra file dữ liệu tải lên web hoặc qua đĩa mềm, đĩa CD, thẻ nhớ USB gửi cho cơ quan thuế, sau đó in bảng kê đăng ký thuế từ dữ liệu đã được nhập vào ứng dụng, đóng dấu và ký xác nhận gửi cho cơ quan thuế qua đường bưu điện. Tiếp đó, cục thuế các thuế trên địa bàn rồi gửi về Tổng cục Thuế. Sau khi nhận, xử lý và cấp mã số thuế tập trung theo từng địa bàn tỉnh, thành phố, Tổng cục Thuế sẽ gửi trả lại dữ liệu mã số thuế cho các cục thuế, trên cơ sở đó, mỗi chi cục thuế trực thuộc sẽ nhận lại dữ liệu mã số thuế để truyền về cho các tổ chức chi trả thu nhập trên địa bàn, kịp thời thông báo cho các cá nhân đăng ký.
Việc đăng ký thuế thu nhập cá nhân trực tuyến này dự kiến kết thúc vào tháng 10- 2009. Hạn chót nộp bảng kê hồ sơ đăng ký thuế và file dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày 31-8-2009.
* Thủ tục cấp mã số Thuế
Khái niệm mã số thuế:Mã số thuế là một dãy số, chữ cái hoặc ký tự khác do cơ quan quản lý thuế cấp cho người nộp thuế dùng để quản lý thuế.(10)
Việc cấp mã số thuế cho người nộp thuế có ý nghĩa hết sức quan trọng để thực hiện thành công Luật thuế TNCN. Cũng chính vì hiểu rõ tầm quan trọng của mã số thuế đối với công tác quản lý thuế TNCN mà ngay sau khi Luật thuế TNCN được thông qua, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn số 2188/TCT-CNTT ngày 3/6/2009, gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hướng dẫn cụ thể việc triển khai đăng ký thuế cho cá nhân làm công ăn lương qua tổ chức trả thu nhập trong năm
2009. Công văn nêu rõ: đối tượng được cấp mã số thuế cá nhân là người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công kê khai đăng ký Thuếthu nhập cá nhânthông qua tổ chức trả thu nhập. Căn cứ công văn Tổng cục Thuế chỉ đạo Cục Thuế các tỉnh, thành phố cấp mã số thuế cho các đơn vị, cơ quan chi trả thu nhập và các cá nhân hiện nay đang thuộc diện nộp thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao. Đối với các tổ chức, cá nhân khác sẽ thực hiện kê khai, cấp dần mã số thuế trong năm 2009.
- Phạm vi áp dụng:
Những cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không phân biệt mức thu nhập trên hay dưới bốn triệu đồng trên tháng, mà tổ chức trả thu nhập chưa nộp hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan thuế (tổ chức trả thu nhập đã nộp bảng kê khai tổng hợp và hồ sơ đăng ký thuế bằng giấy hoặc file dữ liệu (Excel) đến cơ quan thuế trước đây thì không phải làm lại) thì mới phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc.
- Thủ tục đăng ký mã số thuế
Sơ đồ: Thủ tục đăng ký mã số thuế
+ Đối với toàn bộ nhân viên hiện có của tổ chức trả thu nhập
Thủ tục và quy trình đăng ký mã số thuế cá nhân trở nên rất đơn giản, thuận tiện, người nộp thuế chỉ phải khai rất ngắn gọn các thông tin cá nhân như họ tên, địa chỉ
Thủ tục đăng ký mã số thuế
Cơ quan chi trả thu nhập Cá nhân làm việc tại cơ quan chi trả thu nhập Mẫu 01/ĐK-TCT
Bảng liệt kê hồ sơ Đăng ký thuế
Giấy phép thành lập (sao y)
Mẫu 01/ĐK-TTNCN
điện; theo đó cá nhân làm công ăn lương không phải trực tiếp đến cơ quan thuế để đăng ký thuế mà sẽ được hướng dẫn, cung cấp ứng dụng nhập tờ khai đăng ký thuế cho các tổ chức trả thu nhập. Tổ chức trả thu nhập thực hiện nhập tờ khai đăng ký thuế vào ứng dụng và kết xuất ra file dữ liệu tải lên website www.tncnonline.com.vn hoặc qua đĩa mềm, CDROM, USB gửi cho cơ quan thuế, sau đó in bảng kê đăng ký thuế từ dữ liệu đã được nhập vào ứng dụng, đóng dấu và ký xác nhận gửi cho cơ quan thuế qua đường bưu điện.
Trong khi tổ chức chi trả thu nhập thực hiện lưu hồ sơ đăng ký thuế bằng giấy của các cá nhân để cung cấp cho cơ quan thuế khi có yêu cầu thì Cục Thuế tập trung toàn bộ file dữ liệu của các cơ quan thuế trên địa bàn rồi gửi về Tổng cục Thuế. Sau khi nhận, xử lý và cấp mã số thuế tập trung theo từng địa bàn tỉnh, thành phố, Tổng cục Thuế sẽ gửi trả lại dữ liệu mã số thuế cho các Cục Thuế, trên cơ sở đó, mỗi Chi cục Thuế trực thuộc sẽ nhận lại dữ liệu mã số thuế để truyền về cho các tổ chức chi trả thu nhập trên địa bàn, kịp thời thông báo cho các cá nhân làm công ăn lương. Tổ chức trả thu nhập hướng dẫn người lao động lập hồ sơ đăng ký thuế và khai thông tin trên mẫu 01/ĐK-TNCN kèm theo Thông tư 84/2008/TT-BTC ngày 30/9/2008 của Bộ Tài chính tại trang điện tử http://www.gdt.gov.vn. Trường hợp có vướng mắc trong việc cài đặt, sử dụng ứng dụng, tổ chức trả thu nhập liên hệ với bộ phận Tuyên truyền - Hỗ trợ của cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể. Nếu chứng minh thư nhân dân của người lao động chỉ có năm sinh nhưng không có ngày, tháng thì tổ chức trả thu nhập lấy ngày 01 tháng 01 nhập vào chỉ tiêu ngày, tháng của ứng dụng.
Bảng kê hồ sơ đăng ký thuế và file dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày 31/8/2009. Trên cơ sở đó, cơ quan thuế sẽ gửi trả kết quả cấp mã số thuế cho tổ chức trả thu nhập dưới dạng bảng kê hồ sơ đăng ký thuế đã có mã số thuế; đồng thời thông báo cụ thể những trường hợp không đủ điều kiện cấp mã số thuế theo thời hạn quy định tại Thông tư số 85/2007/TT-BTC ngày 18/7/2007 của Bộ Tài chính.
+ Đối với những cá nhân bổ sung vào làm việc sau đợt đăng ký
Người nộp thuế chỉ cần nộp bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài) để đăng ký mã số thuế. Nếu thu nhập từ tiền công, tiền lương thì người khai thuế lấy tờ khai đăng ký mã số thuế tại cơ quan chi trả thu nhập. Sau khi điền đầy đủ thông tin vào mẫu đăng ký, người khai thuế sẽ nộp tờ đăng ký đó cho cơ quan mình. Theo quy định, cơ quan chi trả thu nhập sẽ có trách nhiệm tổng hợp tờ khai đăng ký thuế của các cá nhân và nộp cho cơ quan thuế để cấp mã số thuế.
Đối với cá nhân kinh doanh, để được cấp mã số thuế thì người nộp thuế có thể lấy mẫu đăng ký tại chi cục thuế nơi quản lý hoạt động kinh doanh hoặc cơ quan thuế gần nhất. Riêng cá nhân có các khoản thu nhập khác thì có thể tới chi cục thuế nơi mình đang thường trú, tạm trú để lấy tờ khai và nộp để được cấp mã số thuế.
Cơ quan Thuế sẽ cấp mã số thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân làm công, hưởng lương dần theo từng đợt trong năm 2009, việc này sẽ không ảnh hưởng đến việc kê