II. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Báo cáo tài chính theo phơng pháp kiểm toán AS/2 tại Công ty Kiểm toán
2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
2.2. Tìm hiểu môi trờng kiểm soát
• Đối với khách hàng mới, để có thể có đợc sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát chủ nhiệm kiểm toán sẽ tiến hành những buổi gặp gỡ trực tiếp với ban giám đốc khách hàng, qua đó ban giám đốc khách hàng sẽ cung cấp cho chủ nhiệm kiểm toán những thông tin về cơ cấu tổ chức và quản lý điều hành trong nội bộ đơn vị mình. Đồng thời, qua việc tiếp xúc này, chủ nhiệm kiểm toán cũng hiểu biết đợc phần nào về đặc điểm, phong cách làm việc của bộ phận lãnh đạo - một yếu tố cấu thành quan trọng trong môi trờng kiểm soát của công ty khách hàng. Qua đó KTV có thể đánh giá tổng thể về thái độ, nhận thức hoạt động của nhà lãnh đạo khách hàng nhằm khẳng định tính hợp lý của độ tin cậy và hệ thống KSNB trong toàn bộ độ tin cậy kiểm toán.
• Đối với khách hàng thờng niên, các thông tin về môi trờng kiểm soát thờng ít khi thay đổi qua các năm, vì vậy nhóm kiểm toán của VACO sẽ cập nhật các thông tin này trong hồ sơ kiểm toán năm trớc để dùng cho việc kiểm toán năm nay.
Với Văn phòng Công ty Bảo hiểm Tiến Thành - là một khách hàng thờng niên của VACO, các thông tin về cơ cấu tổ chức và điều hành của công ty đợc cập nhật từ hồ sơ kiểm toán năm trớc (Tham chiếu 1410) nh sau: ( Xem sơ đồ 8).
Hiện tại, Hội đồng quản trị (HĐQT) của công ty đã xây dựng đợc hệ thống văn bản quy định rõ chức năng và quyền hạn của các cấp quản lý trong công ty nh Tổng Giám đốc (TGĐ), Phó TGĐ, Kế toán trởng và các trởng phòng. Các văn bản này góp phần tăng cờng tính hiệu quả và trách nhiệm trong việc thực hiện công việc của mỗi cá nhân. Theo đó, Kế toán trởng đồng thời là trởng phòng hành chính chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự và kế toán t rong đơn vị, có trách nhiệm báo cáo trực tiếp tình hình công việc với TGĐ. Phó TGĐ chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý các phòng trong công ty. Hiện tại, Công ty đang áp dụng phơng pháp quản lý trực tiếp trong điều hành công việc. Theo đó hàng quí, HĐQT của công ty sẽ họp và quyết định về những vấn đề quan trọng nhất có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty và thông qua các kế hoạch nh kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính... Trên cơ sở những vấn đề đã đợc HĐQT thông qua, ban giám đốc công ty sẽ cụ thể hoá chúng bằng những quyết định kinh doanh cụ thể và chuyển các quyết định này tới cho các phòng trong công ty. Các trởng phòng chịu trách nhiệm phổ biến quyết định này cho toàn bộ nhân viên trong phòng của mình và giám sát việc thực hiện của họ.
Hàng tháng, ban giám đốc và các trởng phòng tiến hành họp để đánh giá kết quả kinh doanh trong tháng, đối chiếu với các kế hoạch đã đợc HĐQT thông qua và phát
hiện những vấn đề bất thờng xảy ra. Trên cơ sở đó, ban giám đốc và các trởng phòng sẽ tìm hiểu nguyên nhân và tìm cách xử lý thích hợp.
Sơ đồ 8 - Cơ cấu tổ chức và điều hành Văn phòng Công ty Tiến Thành.